企業(yè)信息管理方案

　XX 公司

　文檔作者：王世紅

　 日期：2009/12/01 管 理 辦：______

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　XX 公司 文 檔 編 號 產(chǎn)品版本 密級 FA-2009-12-01

　V 1.0

　名稱：

　企業(yè)信息管理方案 共 7 頁

　 XX 公司

　版權(quán)所有

　不得復制

　 目錄

　前言 .................................................................................................................................................. 3 一、選擇適合企業(yè)的信息平臺 ...................................................................................................... 3 二、網(wǎng)站管理 .................................................................................................................................. 4 三、知識管理 .................................................................................................................................. 4 １．創(chuàng)新失敗寬容機制 ........................................................................................................... 4 ２．企業(yè)知識分類與標準化制度 ........................................................................................... 5 ３．企業(yè)文檔積累與更新制度 ............................................................................................... 5 ４．知識型項目管理機制 ....................................................................................................... 6 ５．外部知識內(nèi)化機制 ........................................................................................................... 6 6 ．知識寬松交流機制 ........................................................................................................... 6 四、知識共享 .................................................................................................................................. 7 1．知識檢索 ............................................................................................................................. 7 2. 工作流 ................................................................................................................................. 7 3. 遠程學習：獲取更多知識和共享知識 ............................................................................. 7 4. 交流平臺 ............................................................................................................................. 7 5. 上傳下載平臺 ..................................................................................................................... 7 6. 實時協(xié)作：實現(xiàn)知識共享 ................................................................................................. 7

　企業(yè)信息管理方案

　前言

　 知識管理是在 20 世紀末發(fā)展起來的管理理論，是管理領(lǐng)域的新生事物，它是以知識為中心的管理，包括知識的獲取、整理、保存、更新、應(yīng)用、測試、傳遞、分享和創(chuàng)新等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，并通過知識的生成、積累、交流和應(yīng)用管理，符合作用于組織的多個領(lǐng)域，以實現(xiàn)知識的資本化和產(chǎn)品化。人們通常把知識劃分為隱性知識和顯性知識兩大類，顯性知識是可以表達的、有物質(zhì)載體的、可確知的知識。隱性知識是個人或組織經(jīng)過長期積累而擁有卻不易用言語表達，不易傳播的知識。知識管理強調(diào)隱性知識的挖掘，強調(diào)隱性知識和顯性知識的轉(zhuǎn)化。

　 一、選擇適合企業(yè)的信息平臺

　首先要根據(jù)企業(yè)的工作分布區(qū)域來選擇網(wǎng)絡(luò)平臺； 第二要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模選擇支持知識管理的信息傳遞平臺； 第三要根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營管理目標選擇基于知識管理的應(yīng)用工作平臺。

　 二、網(wǎng)站管理

　信息類欄目可自由定制，為了保證發(fā)布的信息準確、及時、靈活。從采集到發(fā)布每個步驟都需要注冊，不同級別的用戶操作功能不同。采取四級采編制，可以做到信息“層層把關(guān)”。系統(tǒng)還為已發(fā)布到網(wǎng)上的信息提供了刪除或凍結(jié)功能。此外每條信息都設(shè)有密級。在信息瀏覽時，不同級別的人員可以看到不同級別的信息。

　三、知識管理

　 企業(yè)的知識管理有四個主要的流程：知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃流程、知識體系規(guī)劃流程、知識體系實施流程和知識管理績效評估流程。

　知識運行機制主要指促進知識創(chuàng)新、共享與應(yīng)用高效有序運轉(zhuǎn)的機制。包括：微弱市場信號收集機制、創(chuàng)新失敗寬容機制、企業(yè)知識分類與標準化制度、企業(yè)文檔積累與更新制度、知識型項目管理機制、外部知識內(nèi)化機制、知識寬松交流機制等。

　１．創(chuàng)新失敗寬容機制 創(chuàng)新是有風險的，不可能每一次創(chuàng)新都能成功。創(chuàng)新成功了有獎勵甚至是重獎，那么失敗了呢?是不聞不問，還是不予理睬，或者予以相應(yīng)處分??應(yīng)該講，大多數(shù)企業(yè)對于創(chuàng)新失敗并沒有一個比較好的處理機制。然而，要將創(chuàng)新作為企業(yè)競爭力來源的一個重要因素，就必須建立起鼓勵創(chuàng)新的激勵機制，要建立創(chuàng)新的激勵機制，除了有創(chuàng)新成功獎勵機制外，還應(yīng)該建立起創(chuàng)新失敗寬容機制。

　要建立創(chuàng)新失敗寬容機制，就應(yīng)該對各個崗位和職位予以定級，根據(jù)不同的級別走出可以失敗的辭書、項目數(shù)、時間和經(jīng)費規(guī)模。在上述范圍內(nèi)允許失敗，超出范圍的失敗是不受支持的或者是要受到懲罰的。這樣，由于在一定范圍內(nèi)的失敗可以被寬容，企業(yè)員工創(chuàng)新的積極性就會非常高漲，創(chuàng)新意識就會非常強，顯然，創(chuàng)新成果也會隨之增多。除了限定寬容的范圍之外，創(chuàng)新失敗寬容機制還要求失敗者將失敗的原因進行分析，整理成相應(yīng)材料，供

　其他人參考。這樣，就將主觀上不愿意看到的失敗客觀上規(guī)范起來，納入有效管理的范疇，同時找尋失敗原因，為后續(xù)的成功奠定基礎(chǔ)，真正做到“失敗是成功之母”。

�。玻�企業(yè)知識分類與標準化制度 為了使企業(yè)的知識更好地共享和應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)該建立知識分類制度與知識標準化制度。企業(yè)知識的分類既要根據(jù)崗位、專業(yè)分類，更要按照局部知識和全局知識，例常知識和例外知識進行分類。

　局部知識指的是在企業(yè)的一個班組、一個部門應(yīng)共享的知識，而全局知識則是指企業(yè)所有部門都應(yīng)該共享的知識。企業(yè)應(yīng)該成為學習性組織，員工應(yīng)該成為一個終生學習的個體，然而由于受時間、經(jīng)費等資源的限制，又必須強調(diào)“適時學習”。這樣，對于局部知識和全局知識就可以根據(jù)不同的層次進行培訓。

　例常知識指的是經(jīng)過實踐的檢驗已經(jīng)很成熟的知識，可以進行編碼進行標準化處理，建成知識庫以利于計算機處理的知識。

　將例常知識標準化，既有利于計算機處理和員工共享，還有一點是企業(yè)對外發(fā)布的信息如果是例常知識的范圍，則不論何人、何時、何地都是一致的?除非有其他考慮?，而絕對不會出現(xiàn)高級經(jīng)理和一般經(jīng)理在就同一個問題比如企業(yè)的定位接受記者采訪時答案不一致或相矛盾的情況。

�。常�企業(yè)文檔積累與更新制度 企業(yè)文檔積累與更新每個企業(yè)都在作，然而大多數(shù)企業(yè)都沒有將其制度化、規(guī)范化。只有部分企業(yè)出年鑒或年度匯總材料，一般都比較厚，有的還一年比一年厚，這都是由于沒有將企業(yè)的文檔積累與更新形成制度的原因。

　建立文檔積累制度，就必須有具體的知識管理人員將企業(yè)的技術(shù)訣竅、最佳實踐整理成文字材料，將企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和優(yōu)秀的營銷方法與技術(shù)整理成材料，予以分類存檔，以便供企業(yè)員工共享。這一點在分支機構(gòu)比較多的企業(yè)尤為重要，因為一個部門的成功經(jīng)驗和最佳實踐整理成規(guī)范的文檔后，通過有效的知識分發(fā)機制可以快速為其他兄弟機構(gòu)所共享，而避免了由于知識共享不夠、信息交流不暢引起的不同分支機構(gòu)重復開發(fā)某項技術(shù)、重復摸索某種營銷方法造成的資源浪費。

　建立文檔定期更新制度，就會要求知識管理人員在規(guī)定的時間必須重新審視已經(jīng)存檔的

　文件之間是否有過時的內(nèi)容、失效的內(nèi)容、繁雜的內(nèi)容或互相沖突的內(nèi)容，這樣，就能確保存檔文件的有效性、精煉性和一致性。

�。矗�知識型項目管理機制 知識型項目與傳統(tǒng)項目不一樣，它更依賴于人的智慧和創(chuàng)新能力，對規(guī)定的時間和場地的依賴倒在其次。所以，對于知識型項目，更重要的是強調(diào)人本管理和目標管理，而不是過程管理。強調(diào)目標管理，就是要求在規(guī)定的成本和時間內(nèi)完成既定的目標，而不必要求在整個過程內(nèi)要嚴格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，比如打卡、座班等等。

　對知識型項目的參與人員還要強調(diào)柔性管理和彈性管理。因為，項目的目標還有可能隨著企業(yè)競爭環(huán)境的改變而作一些相應(yīng)調(diào)整。比如，別的企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了該項目的原定目標，那么，項目組就應(yīng)該能充分學習別的企業(yè)的經(jīng)驗或技術(shù)，并且將目標調(diào)整到高于原定目標的位置上。所以，知識型項目的管理強調(diào)人本管理、目標管理、彈性管理和柔性管理。

　知識型項目的激勵機制不但要考慮即期激勵，還要考慮遠期激勵，并且根據(jù)項目風險的增加增大遠期激勵的比重。這是因為，有些項目的收益目前不一定能顯現(xiàn)出來，這時企業(yè)往往會低估項目的價值，而項目參與人員一般會高估項目的價值，如果采用遠期激勵比如股票期權(quán)和遠期分紅等手段，充分考慮委托人與代理人利益的相容性，則項目實施就會順利得多。

　５．外部知識內(nèi)化機制 企業(yè)的規(guī)模再大，實力再強，也不可能將與企業(yè)相關(guān)的所有專家和學者集于麾下，即使企業(yè)出得起代價，也不是所有的學者和專家愿意為某個企業(yè)終生效力，這就對企業(yè)提出了一個問題：企業(yè)如何將這些外部專家和學者的知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的知識呢?所以，我們提出，企業(yè)為了使外部知識內(nèi)部化，就應(yīng)該建立起相應(yīng)的外部知識內(nèi)化機制。

　6 ．知識寬松交流機制 知識運行機制的很重要一點就是要建立知識寬松交流的機制和寬松交流的環(huán)境。相比環(huán)境而言，機制的建立對于企業(yè)來講更為迫切。比如圓桌會議機制、午餐會議機制、周末企業(yè)發(fā)展沙龍機制等都是可以具體操作的制度。

　有些企業(yè)為每個部門每周定一個時間舉行圓桌會議，會上自由交流，沒有主賓之分，只需要指定的知識管理人員作記錄，并加以整理。有些企業(yè)特別是高科技企業(yè)比較重視午餐時間的開發(fā)，午餐時分，指定一個專門的人員交流其所擁有的知識和技術(shù)，而其他人則邊吃午

　餐邊聽演講，待大家吃完后，再給演講人提些問題，由演講人或知識管理者加以整理。有的企業(yè)定期搞周末企業(yè)發(fā)展沙龍，既有利于上下級的溝通，又有利于員工們獻計獻策。還有企業(yè)之間定期搞董秘沙龍。董事長沙龍等等。像這樣的只要制度化，并且給定一個寬松的情境，都會取得較好的效果。

　四 、知識共享

　 1．知識檢索 通常采取兩種方案：一是將文檔歸入一個有序的結(jié)構(gòu)，再按結(jié)構(gòu)規(guī)則提取文檔（檢索），這種方法也被稱為文本挖掘；另一種方案是不建立結(jié)構(gòu)，用戶在檢索時自由地輸入檢索詞或短語，由系統(tǒng)進行匹配，并將匹配到的文檔按檢索詞出現(xiàn)頻率的統(tǒng)計規(guī)則提供給用戶，即全文檢索。對國內(nèi)用戶來說，中文檢索技術(shù)與英文的檢索技術(shù)發(fā)展并不同步，還有許多工作要做。

　2. 工作流 快速傳遞信息 3. 遠程學習：獲取更多知識和共享知識 遠程學習，即電子學習（e-Learning）作為知識管理技術(shù)中的一個重要方面，承擔著組織內(nèi)人員獲取知識的作用，一般主要包括學習管理的技術(shù)、內(nèi)容分發(fā)、內(nèi)容創(chuàng)建等方面的技術(shù)。

　4. 交流平臺 例如博客、QQ、論壇、空間、Email、MSN、Wiki、BBS 等 用戶都可以注冊一個屬于自己的博客或者空間來記錄自己的經(jīng)驗等內(nèi)容。

　5. 上傳下載平臺 例如 ftp、知識共享平臺是建立在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)上，包括企業(yè)的局域網(wǎng)、基于 VPN 的廣域網(wǎng)，或者是其他的網(wǎng)絡(luò)，并且不同用戶的權(quán)限不同。

　6. 實時協(xié)作：實現(xiàn)知識共享 實時協(xié)作技術(shù)在知識管理技術(shù)中承擔著很重要的作用，討論區(qū)、共享工作空間、即時通訊工具、視頻會議等需要的技術(shù)都屬于知識管理技術(shù)中實時協(xié)作的技術(shù)范疇。知識共享是知

　識管理中最難實施的問題之一，而實時協(xié)作技術(shù)則為知識共享提供了強有力的工具。

　 尋一處清幽，覓一分杳然 孤獨，是沉淀心性的一劑良藥 孤獨時的寡言罕語更甚過侃侃而痛不言，笑不語，此時無聲勝有聲

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