硬件 項目 管理規(guī)定

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　目

　錄

　1 簡介 ................................................................................................................................................... 4 1.1 目的 ................................................................................................................................... 4 1.2 適用范圍 ........................................................................................................................... 4 1.3 術語說明 ........................................................................................................................... 4 1.4 職責說明 ........................................................................................................................... 5 2 詳述 ............................................................................................................................................... 5 2.1 項目啟動 ........................................................................................................................... 5 2.2 物料采購 ........................................................................................................................... 5 2.2.1 外購 ....................................................................................................................... 6 2.2.2 外協(xié) ....................................................................................................................... 6 2.2.3 外加工 ................................................................................................................... 6 2.2.4 現(xiàn)場采購 ............................................................................................................... 7 2.2.5 消化庫存 ............................................................................................................... 7 2.2.6 付款 ....................................................................................................................... 7 2.3 庫管物流 ........................................................................................................................... 7 2.3.1 入庫 ....................................................................................................................... 7 2.3.2 出庫 ....................................................................................................................... 8 2.3.3 物流 ....................................................................................................................... 8 2.3.4 運險費 ................................................................................................................... 9 2.4 安裝調試 ........................................................................................................................... 9 2.5 項目驗收 ........................................................................................................................... 9 2.6 售后 ................................................................................................................................. 10 3 激勵 ............................................................................................................................................. 10 4 附錄 ................................................................................................................ 錯誤! 未定義書簽。

　1 1

　簡 簡介 介

　1 1. .1 1

　目 目的 的

　為了更好的理順公司硬件項目的管理流程，在硬件項目上對客戶負責，使硬件項目管理更加規(guī)范有序，以便更好的開展公司項目管理工作，特制定本規(guī)定。

　1 1. .2 2

　適 適 用 范圍 圍

　本規(guī)范適用范圍：XXX 有限公司所有包含硬件的對外項目。

　1 1. .3 3

　術 術 語 說明 明

　名稱 說明 硬件項目 包含有外購、外加工物料或者外協(xié)工程的所有對外市場項目 主導組織 硬件項目運行中階段性的組織機構，負責主導當前階段的項目工作，以及作為本階段的閘口部門與下階段的主導組織進行銜接 協(xié)助組織 在主導組織的引導下，配合其進行當前階段的項目工作，相關文檔及資料應及時提交至主導組織

　1 1. .4 4

　職 職 責 說明 明

　2 2

　詳 詳述 述

　項目啟動開始項目組組建會計管理報表項目計劃 配置庫項目啟動 物料采購 庫管物流 安裝實施 驗收售后硬件采購審批外購 外協(xié) 外加工采購合同簽訂供應商備貨 供應商送貨物料入庫物料出庫物流運輸 物料入場安裝調試上線運行培訓交接 項目完工項目驗收項目售后結束項目啟動會 圖表 1 硬件項目管理流程圖 2 2. .1 1

　項 項 目 啟動 動

　主導組織：

　采購部 2 2. .2 2

　物 物 料 采購 購

　主導組織：

　采購部 《物料采購審批單》審批通過后，由采購部對各類型物料進行匯總，并確認采購方式，原則上，自《物料采購審批單》接收至采購合同簽訂，不應超過 14 個工作日。

　采購合同簽訂前，需按照《合同會簽單》要求，依次經(jīng)相關閘口人員簽字確認后，方能交由運營部蓋章生效。

　采購合同簽訂后，合同文本一式兩份，分別在市場部和采購部留存。

　2 2. .2 2. .1 1

　外 外 購 購

　關于大單外購，單次同類物料預算金額在 20 萬元以上的定義為大單外購。針對此類采購需求，必須通過招標或比價的方式確認供應商。如確實無法組織招標或比價的，則必須與供應商進行競爭性談判，競爭性談判參與人員包括但不限于財務經(jīng)理、運營部經(jīng)理、分管副總等，且談判結果需經(jīng)總經(jīng)理確認。

　關于小單外購，單次同類物料預算金額在 20 萬元以下的定義為小單采購。針對此類采購需求，如果公司前期采購過且該物料的價格還在有效期內的，可直接向供應商下單采購；如果前期沒有采購過或該物料價格已過有效期的，需重新向供應商發(fā)出《物料詢價單》，再次進行詢定價工作。

　關于價格有效期，不能超過 3 個月 。

　2 2. .2 2. .2 2

　外 外 協(xié) 協(xié)

　關于大單外協(xié)，單次工程預算金額在 20 萬元以上的定義為大單外協(xié)。承包商確認方式同大單外購。

　關于小單外協(xié)，單次工程預算金額在 20 萬元以下的定義為小單外協(xié)。如果在工程所在地沒有合作過的承包商的，或前期合作過的承包商達不到項目要求的，需通過招標重新確定承包商；如果前期合作過的承包商可以滿足項目要求，且相關物料、人工的價格在有效期內的，可以直接通過商務談判的方式確認外協(xié)合同。

　關于價格有效期，不能超過 6 個月 。

　2 2. .2 2. .3 3

　外 外 加 工 工

　為縮短磨合期和降低采購成本，并保證外加工件質量的均一性，外加工廠不應頻換更換，每年 1 月份和 7 月份通過招標或比價方式確認，在價格有效期內，直接通過商務談判的方式確認外加工合同。

　關于價格有效期，不能超過 6 個月 。

　關于圖紙的設計和下發(fā)。在項目組組建后的后 10 個工作日內，機械設計人員需根據(jù)用戶

　需求和現(xiàn)場情況完成圖紙設計，并將圖紙和《圖紙圖樣目錄》各打印兩份，分別經(jīng)由項目經(jīng)理、采購部經(jīng)理審核后，一份下發(fā)至外加工廠，另一份由項目經(jīng)理保存，電子版則由項目經(jīng)理負責上傳至項目配置庫。

　2 2. .2 2. .4 4

　現(xiàn) 現(xiàn) 場 采 購 購

　項目組在項目實施過程中，如果發(fā)現(xiàn)物料缺失，滿足如下條件之一的，可以進行現(xiàn)場采購：

　● 需采購的物料主要是耗材、輔料類的，預計長途運輸費用將超過物料本身價格的； ● 現(xiàn)場采購價格遠遠低于公司采購價格的； ● 缺失物料公司采購周期較長，不能及時滿足項目需求的； 單個項目現(xiàn)場采購物料的總值不得超過 5000 元； 現(xiàn)場采購前，項目經(jīng)理應填寫《物料采購審批單》，提交相關人員審批通過后方可進行采購，如有特殊情況，確實不能及時完成審批的，也必須預先通過微信、短信或郵件等方式與采購部經(jīng)理確認后，方可現(xiàn)場采購。

　對于在項目中不能消化的現(xiàn)場采購物料應通過退回廠家、運回公司等方式進行處理，因沒有進行詳細需求調研而造成物料過剩，給公司造成較大損失的，將按照公司相關規(guī)定進行考核。

　無論現(xiàn)場采購物料的金額大小，必須貨比多家，并要求開具增值稅專用發(fā)票（17%）。現(xiàn)場采購的物料報銷時，必須提供《物料采購審批單》、增值稅專用發(fā)票（17%），經(jīng)財務部審核后方能報銷。

　2 2. .2 2. .5 5

　消 消 化 庫 存 存

　相關物料有庫存積壓的，必須優(yōu)先消化庫存，不得再行采購。

　2 2. .2 2. .6 6

　付 付 款 款

　在采購合同約定的付款周期到達后，由采購部填寫付款單，經(jīng)相關人員簽字確認后，交由財務部進行款項的支付。

　2 2. .3 3

　庫 庫 管 物流 流

　主導組織：

　采購部 2 2. .3 3. .1 1

　入 入 庫 庫

　在接到供應商的物料到貨通知后，由其打印《物料入庫單》一式兩份，隨同貨物發(fā)送至公

　司，計劃管理員在清點檢驗確認無誤后，簽收《物料入庫單》，并留存一份存檔，然后辦理入庫手續(xù)。

　2 2. .3 3. .2 2

　出 出 庫 庫

　項目發(fā)貨前，由項目經(jīng)理填寫《物料發(fā)貨申請單》，經(jīng)由相關人員審批后，原件由項目經(jīng)理存檔，復印件交由計劃管理員。計劃管理員在接收到《硬件發(fā)貨申請單》后，應將相關物料分類確認物流和運輸方式，整理出《物料托運單》，包裝妥當后，安排相關物流公司上門取發(fā)貨，此部分工作應在 5 個工作日內完成，項目組需派人協(xié)助。

　2 2. .3 3. .3 3

　物 物 流 流

　關于物流配送方式的選擇，大宗物料原則上選擇直發(fā)現(xiàn)場或物流配送方式，小宗物料或緊急使用的物料可選擇物流快遞方式。

　物流配送。在完成物料領用、清點、出庫、裝車后，計劃管理員需要與物流公司人員當面完成物料的交接，填寫《物料托運單》，一式三份，托運人、承運人、收貨人各一份。貨物發(fā)出后，計劃管理員需隨時跟蹤物料運輸情況，并負責聯(lián)系項目組人員現(xiàn)場收貨或委托客戶代為接貨，貨到現(xiàn)場后，由項目組人員和客戶共同對貨物外包裝完整程度、包裝箱數(shù)量等進行清點，確認無誤后，由客戶在《物料托運單》上簽字確認，項目組留存一份。

　物流快遞。在完成物料領用、清點、出庫后，計劃管理員需要與物流公司人員當面完成物料的交接，填寫《物料托運單》，一式兩份，托運人、收貨人各一份，同時計劃管理員需留存快遞單底聯(lián)。貨物發(fā)出后，計劃管理員需隨時跟蹤物料運輸情況，并負責聯(lián)系項目組人員現(xiàn)場收貨或委托客戶代為接貨，貨到現(xiàn)場后，由項目組人員和客戶共同對貨物外包裝完整程度、包裝箱數(shù)量等進行清點，確認無誤后，由客戶在《物料托運單》上簽字確認，項目組留存一份。

　直發(fā)現(xiàn)場。在物料到達公司之前，由計劃管理員整理《物料托運單》，打印一份留存，電子版發(fā)送供應商。供應商在接到電子版《物料托運單》后，打印一份，隨貨物發(fā)送給收貨人。貨物發(fā)出后，計劃管理員和供應商需隨時跟蹤物料運輸情況，計劃管理員負責聯(lián)系項目組人員現(xiàn)場收貨或委托客戶代為接貨。貨到現(xiàn)場后，由項目組人員和客戶共同對貨物外包裝完整程度、包裝箱數(shù)量等進行清點，確認無誤后，由客戶在《物料托運單》上簽字確認，項目組留存一份。計劃管理員在確認收貨人收到貨物后，聯(lián)系供應商辦理入庫手續(xù)。

　個人攜帶。在完成物料領用、清點、出庫后，計劃管理員需要與攜帶人員當面完成物料的

　交接，并填寫《物料托運單》，一式兩份，托運人、收貨人各一份。貨物及人員出發(fā)后，計劃管理員需隨時跟蹤物料運輸情況，并負責聯(lián)系項目組人員現(xiàn)場收貨或委托客戶代為接貨，貨到現(xiàn)場后，項目組人員和客戶共同對貨物外包裝完整程度、包裝箱數(shù)量等進行清點，確認無誤后，由客戶在《物料托運單》上簽字確認，項目組留存一份。

　2 2. .3 3. .4 4

　運 運 險 費 費

　對于價值較高或損壞機率較大的物料的運輸，計劃管理員可酌情進行保值處理。

　2 2. .4 4

　安 安 裝 調試 試

　主導組織：

　采購部 關于安全的管理。安全第一，具體請參考公司 EHS 相關文件。

　關于工藝的管理。質量第二，具體請參考采購部《工程施工標準》。

　關于物料的管理。項目啟動后，項目經(jīng)理需與客戶協(xié)商在現(xiàn)場設置物料暫存庫，并規(guī)定物料到廠后簽收、存放、領用的相關流程。每批次物料到達現(xiàn)場后，項目組均需抽檢相關物料的質量，并根據(jù)《物料托運單》將當批次的中的相關物料整理到《物料交接清單》中，《物料交接清單》包含但不限于 SN 號、部署位置、到廠時間、初檢合格等，其將作為后續(xù)項目交接和物料售后的憑證。

　關于進度的管控。項目整體進度需嚴格按照《項目計劃》執(zhí)行，項目經(jīng)理每周整理《項目周報》，于每周五發(fā)送采購部經(jīng)理。如遇重大變更，項目組應及時調整《項目計劃》，并分別通報客戶、采購部和產(chǎn)品部，產(chǎn)品部負責監(jiān)督各個關鍵節(jié)點的完成質量和完成時間； 關于文檔的管理。項目實施過程中，項目組需及時整理和完善《設備配置手冊》，記錄設備安裝調試的相關技術參數(shù)和過程，作為后續(xù)客戶檢修和維護的指導性文件。項目經(jīng)理需每雙周整理《項目管理會計報表》，相關數(shù)據(jù)的獲取由財務部協(xié)助，于每周五發(fā)送采購部經(jīng)理。

　關于培訓的管理。項目實施過程中，項目組應隨時組織客戶相關人員進行崗前培訓，并填寫《培訓記錄表》；在設備正式上線使用前，項目組應組織進行相關的故障演練，提升客戶的應急處理能力。

　2 2. .5 5

　項 項 目 驗收 收

　主導組織：

　采購部

　在《銷售合同》或《技術協(xié)議》中規(guī)定的設備完全到廠，且安裝調試完成并穩(wěn)定運行 7 個自然日后，項目組應向客戶提交《項目工程完工單》。

　項目完工前，項目組應將《物料交接清單》與《銷售合同》或《技術協(xié)議》中的硬件清單進行比對，整理《物料差異清單》，作為后續(xù)項目結算的依據(jù)。

　項目完工前，項目組應檢查確認項目資料的歸檔工作，包括但不限于《項目計劃》、《項目管理會計報表》、《物料采購審批單》、《圖紙圖樣目錄》、《物料入庫單》、《物料發(fā)貨申請單》、《物料托運單》、《物料交接清單》、《設備配置清單》、《物料差異清單》、《項目工程完工單》等等，并酌情選擇相關文檔移交給客戶。

　項目完工后，項目經(jīng)理可根據(jù)項目實際情況，逐漸減少駐場人員，并及時通知大客戶經(jīng)理，盡快組織項目驗收。

　項目驗收后，項目經(jīng)理應及時將《項目工程驗收單》反饋財務部，并通知大客戶經(jīng)理回款。

　2 2. .6 6

　項 項 目 售后 后

　主導組織：

　運營部 在接收到相關售后服務需求后，采購部售后服務人員將廠家信息、廠家聯(lián)系人、廠家有無備件、項目信息、設備信息（序列號）、故障現(xiàn)象、緊急程度等整理到《售后服務記錄表》，處理完成后，再將處理建議、處理結果等反饋在《售后服務記錄表》中，交由公司售后服務專員存檔，相關費用通知財務部記錄到項目成本中。

　采購部在處理相關售后問題時，需根據(jù)項目驗收日期、質保期限綜合考慮，具體如下：

　質保范圍內的設備售后。首先通過電話、郵件、網(wǎng)絡聯(lián)機進行遠程技術指導，爭取解決問題。如遠程支持無法解決，根據(jù)實際情況，若此故障影響客戶生產(chǎn)，則由采購部協(xié)調備件替換；若此故障不影響客戶生產(chǎn)，可要求客戶將相關硬件發(fā)送回公司（原則上不建議客戶將設備直接發(fā)送供應商進行處理），由采購部負責組織人員進行維修，如仍無法解決，則直接發(fā)送給供應商進行維修，采購部需對維修過程進行跟蹤，對維修周期進行控制。

　質保范外的設備售后。如通過遠程技術支持可以解決，原則上均為客戶免費解決，對于遠程無法解決的問題，根據(jù)實際情況，將收取服務費用，保外售后服務產(chǎn)生的費用原則上由客戶全額承擔。激勵 要求公司各職能組織和個人嚴格按照流程執(zhí)行，如有違反規(guī)定造成損失的，將嚴格參照公

　司相關管理制度執(zhí)行激勵。

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