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探究學校成人教育學員檔案管理工作的重要意義和作用

發(fā)布時間:2019-08-05 來源: 短文摘抄 點擊:


  摘 要:成人教育檔案管理水平是衡量一個學校教育質(zhì)量和管理效果的標準,也是成人教育發(fā)展過程的真實記錄和歷史見證。檔案信息是開展成人教育教學的主要信息來源,建立完善的檔案管理體系對教學研究起到積極的作用。本文主要就成人教育檔案管理工作的意義和作用進行探討。
  關(guān)鍵詞:成人教育;檔案管理;意義;作用
  成人教育檔案是高校管理活動中具有保存價值的重要文件,做好檔案管理工作對于提高成人教育管理質(zhì)量,促進成人教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。近幾年來,隨著成人教育的不斷發(fā)展,檔案管理的的需求也在不斷的增長,對檔案管理的要求也在不斷提高,信息化、系統(tǒng)化的管理方式被廣泛使用,更能適應高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。
  1 成人教育檔案管理的意義
  1.1 強化檔案管理能有效確保檔案材料的完整度
  成人檔案的內(nèi)容相對豐富,涵蓋了學生從入校到畢業(yè)以及畢業(yè)之前的各種信息和具體表現(xiàn),而且檔案形成的周期較長,材料形成時間分散,在此過程中稍有疏忽就會造成材料的損失,從而使得材料的完整度受到破壞,一些材料的存放比較分散,例如有的存放于教育管理處,有的存放于院系教學部門,導致材料不集中。除此之外,一些材料中含有學生的身份證號和出生信息等,屬于個人隱私,需要對其進行保密。檔案管理工作的有效實施可以使得一些重要材料更好的保存,隨著信息化水平的不斷提高,檔案管理過程中使用數(shù)據(jù)庫管理相對廣泛,可以利用數(shù)據(jù)庫的自動閉鎖功能對一些存在的隱私情況進行保密,避免了隱私泄漏給學生帶來的麻煩。
  1.2 強化檔案管理能提高檔案的利用效率
  根據(jù)統(tǒng)計顯示,在所有的高校學生檔案使用中,利用率最高的就是成人教育學生的檔案,學生需要專升本或是考研、去國外學習、補辦畢業(yè)證等都需要用到教育檔案。除此之外,隨著技術(shù)的發(fā)展,學歷造假越來越多,用人單位為了能夠招聘到基礎(chǔ)能力較強的技術(shù)性人才,需要對證書進行鑒定,在鑒定中自然就會用到學生檔案,但是一些檔案由于管理不善就會造成丟失,或是在檔案移交過程中出現(xiàn)一些錯誤,阻礙了人事部門的查詢。做好教育檔案的管理工作可以從根本上避免這些問題的發(fā)生,利用計算機管理檔案可以對檔案信息加以備份,避免紙質(zhì)檔案的撕毀現(xiàn)象發(fā)生,也可以對丟失的檔案信息在其備份中查詢,方便用人單位的查詢,一定程度上提高了檔案的利用效率。
  除此之外,成人教育檔案管理的不斷加強有利于用人單位擇優(yōu)選聘人才,現(xiàn)代企業(yè)的競爭一定程度上是人才的競爭,用人單位選用人才的標準是德才兼?zhèn)、高素質(zhì)的全面發(fā)展的人才,他們在人才選用的過程中希望通過學校對應聘學生的真實表現(xiàn)和實際水平進行了解,這樣可以幫助他們在眾多學生中選擇較為優(yōu)秀的人才。學生檔案可以滿足用人單位的要求,查閱檔案可以讓用人單位更加快捷的了解學生的知識、能力和素養(yǎng),確保他們錄用到思想品德好、政治覺悟高又具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬拧?br>  1.3 強化檔案管理能提高教學質(zhì)量
  學生檔案可以幫助教師了解學生的具體情況,包括他們的政治思想、學習能力和家庭情況等,只有對學生進行全面了解,才能消除教師和學生之間的隔閡,拉近師生之間的距離,使得教師更具有親和力,激發(fā)學生學習的興趣,更好的促進教學發(fā)展。除此之外,教師通過學生檔案可以了解學生的學習成績以及愛好等,在教學的過程中可以因人而異,因材施教,提高學生整體水平和知識,全面提高學生的素質(zhì),還可以根據(jù)學生的能力對教學過程進行全面的分析和改革,使得教學內(nèi)容能夠反映學生的實際情況,進而提高學校整體教學質(zhì)量。
  2 成人教育檔案管理的作用
  檔案是學生各項信息的原始記錄,也是學生在學校學習中的歷史見證,一定程度上可以反映教育活動的發(fā)展情況。具有總結(jié)學習中的經(jīng)驗教訓,為管理人員提供數(shù)據(jù)和資料,提高管理工作效率的作用。在成人教育不斷發(fā)展的過程中,教育檔案的管理內(nèi)容逐漸從單一性向多樣性的綜合管理方式發(fā)展,在不斷發(fā)展中豐富了管理內(nèi)容,也使得管理部門更加齊全。隨著成人教育的繁榮發(fā)展,成人檔案管理也在發(fā)揮著自身存在的價值和作用。學校成人檔案管理范圍一般包括四個方面,首先是文書檔案材料,其次是招生工作材料,緊接著是學籍管理材料,最后一項是教學管理材料。
  1、文書檔案材料的主要內(nèi)容主要包括上級下達的關(guān)于成人教育工作的文件,教學改革方法的文件,學生培養(yǎng)的目標和培養(yǎng)層次的文件,每個學生的學制等,除此之外,還有成人教育的具體規(guī)劃和實施成人教育的計劃,在成人教育中應該遵守的規(guī)章制度,管理人員的會議記錄和課題研究報告,對成人教學的檢查和系通評估,對一些優(yōu)秀的教學質(zhì)量進行獎勵的材料等。
  2、招生工作材料的主要內(nèi)容包括成人教育招生具體計劃,與招生有關(guān)的工作文件,成人教育招生的簡章和宣傳單,所有新生的錄取名單,新生錄取通知書,還有招生工作情況的總結(jié)資料等。
  3、學籍管理材料的主要內(nèi)容包括新生詳細信息表,新生在注冊學籍時候填的表格,學籍變更材料,學位申報名單,授予學位的學生名單以及學位授予通知,畢業(yè)生的名單表,畢業(yè)班的集體照,所有畢業(yè)學生的聯(lián)系方式,畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊,學生在校期間的獎勵和處分材料,優(yōu)秀班干部評選以及優(yōu)秀畢業(yè)生評選名單。
  4、教學管理材料的具體內(nèi)容有不同層次不同專業(yè)的教學計劃和教學大綱,具體教學情況安排表,課程設(shè)置的目的及要求,教學進度表,課程表,考試的試題庫和各科考試試卷,考試中考場登記表,考試完成后的試卷分析表,學生成績單和整個學期的考勤表,畢業(yè)論文以及評審意見。
  在成人教育的過程中,管理者會根據(jù)工作需要制定和總結(jié)各種文件和材料,這些工作材料的制定體現(xiàn)了他們的工作意愿,工作目標和具體追求,通過材料可以反映出當時制作者的一種思想觀和工作方法。材料在成人教育工作中的使用對特定時期的教學開展起著指導作用,可以促進學校組織和開展教育活動和管理工作。雖然在后期的教學中這些資料不具有原先的教育效果,但是作為一種過時的材料也具有其保存的意義。管理者在管理的過程中可以對過去的檔案進行查閱,從中吸取經(jīng)驗和教訓,針對工作需要再次提出新的管理方法和意見,促進教學的合理化,使得教學制度更加完善,讓成人教育工作做得更好,促進成人教育的快速發(fā)展。此外,管理者可以通過分析大量的檔案材料,從中找出管理的具體規(guī)律性問題,從中得到新思路、新觀點,使得成人教育改革進一步得到深化,為教學管理的有效進行提供依據(jù),更好地提高教學質(zhì)量。
  3 結(jié)束語
  檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作,其管理程序相對復雜,對管理的質(zhì)量要求較高,對管理人員的責任意識要求嚴格,要想更好的發(fā)揮其作用,就要不斷提高其管理能力,培養(yǎng)管理人員的職業(yè)道德和責任意識,使得檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展,在服務(wù)的過程中變被動為主動,在管理的過程中吸取經(jīng)驗教訓,積極探索行之有效的管理方法,使成人檔案管理在教育和科研方面發(fā)揮起到關(guān)鍵作用,為社會發(fā)展提供更多的技術(shù)性和創(chuàng)新型人才。
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