檔案管理信息化建設(shè)的改進策略分析
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 短文摘抄 點擊:
摘要:檔案管理是確保檔案安全的必要工作,這正是我國檔案管理體系存在的原因。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的新趨勢下,信息技術(shù)進一步普及,這也給檔案管理工作帶來了新的契機與挑戰(zhàn),即是說做好信息化建設(shè)是檔案管理工作的首要任務(wù),為此文中將進一步分析改進策略。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);改進策略
我國的檔案管理體系,其存在的初衷是為確保檔案的安全,并且進一步提升檔案建檔、整理及分享的效率。這是重要且關(guān)鍵的任務(wù)。所以為提升管理效率與質(zhì)量,必須要從當(dāng)前的趨勢出發(fā)去思考,實現(xiàn)檔案管理體系的信息化建設(shè)。
1 提升檔案管理人員信息素養(yǎng)
檔案管理工作需要由檔案管理的專業(yè)人員隊伍去完成,這是眾所周知的,不可否認的事實。但是雖然我國多數(shù)檔案管理機構(gòu)當(dāng)前都已經(jīng)開始實施信息化的管理方式,但是檔案管理人員的信息素養(yǎng)卻依然不符合檔案管理專業(yè)人員的基準(zhǔn)。檔案管理工作是一項細致復(fù)雜的工作,包含了許多環(huán)節(jié),從建檔到檔案歸納、管理與調(diào)用,每個環(huán)節(jié),在信息平臺上進行操作,都需要管理人員首先做到嫻熟的運用相關(guān)軟件程序的不同功能。而且要具備檔案管理工作所必需的細心、謹慎、誠實等專業(yè)素養(yǎng)。所以為確保員工能夠具備這樣的素養(yǎng),企業(yè)必須要更積極的開展員工培訓(xùn),組織內(nèi)部檔案管理人員參與,并且要確保培訓(xùn)的系統(tǒng)性,對于培訓(xùn)課程要進行細化安排,而不是將老帶新當(dāng)成培訓(xùn),因為只有系統(tǒng)性的規(guī)劃培訓(xùn),才能真正將理論與實踐結(jié)合起來,讓員工真正向著專業(yè)化的方向發(fā)展,更加嫻熟的運用信息技術(shù)去完成檔案管理工作。除此以外,還應(yīng)當(dāng)將職業(yè)道德教育融入培訓(xùn)體系中,讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要意義,所以必須要以嚴謹認真,一絲不茍的態(tài)度去對待,不可有絲毫松懈怠慢,這才是檔案管理人員應(yīng)有的狀態(tài)。
2 引入創(chuàng)新性的管理技術(shù)
時代在不斷發(fā)展,趨勢在不斷變化,技術(shù)的發(fā)展與革新,也是時代更迭之下的必然走向。對于檔案管理工作來說亦是如此,為了達成信息化建設(shè)的目標(biāo),如果內(nèi)部所使用的管理程序版本陳舊,功能不健全,是無法適應(yīng)當(dāng)前管理工作的。因為隨著時代的不斷變化,檔案的類型越來越復(fù)雜,存儲量越來越多,管理難度便越來越高,工作量也會越來越大。所以只有不斷更新管理程序的版本,完善功能,才能確保管理工作效率更高,質(zhì)量更高。為此檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時引進新的管理軟件或是革新軟件版本。確保系統(tǒng)功能與當(dāng)前的管理需求相符合。例如為了確保檔案安全,當(dāng)前許多重要檔案的調(diào)取,都需要用到驗證技術(shù),并不是單純的密碼驗證,為避免出現(xiàn)密碼被破解的風(fēng)險,虹膜認證、面部認證等認證技術(shù)也都在不斷普及。所以檔案管理機構(gòu)也應(yīng)當(dāng)積極引入這類技術(shù),以保證檔案管理系統(tǒng)的可靠性。確保檔案管理工作更加順利的推進。
3 明確管理規(guī)章與權(quán)責(zé)
檔案管理工作并不是僅僅由一個人去完成的工作,每一份檔案,也都不能隨意的被任何人調(diào)取。特別是在信息化的趨勢下,檔案在信息化的平臺上,以信息形式存在,所以如果每個管理人員都有權(quán)限去調(diào)用檔案信息,而且無操作記錄可循,那么很容易導(dǎo)致檔案信息泄露的問題,或是在出現(xiàn)管理問題時將責(zé)任推給他人。所以要保證檔案管理工作的有序推進,就必須要明確管理的權(quán)責(zé),每天每個班次的管理人員,都應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)上有登錄信息,調(diào)取任何檔案檔案,都必須要首先進行身份認證,如指紋或是虹膜認證等,確保他人無法盜用本人身份,檔案傳輸也應(yīng)當(dāng)有壟斷的專門渠道,例如在管理程序中可內(nèi)置郵箱,限制外部程序傳輸檔案,并且留存檔案查詢、調(diào)取、傳輸?shù)挠涗,這樣才能夠保證檔案的管理流程,甚至每一步操作均有據(jù)可循。此外針對檔案管理規(guī)章責(zé)任制以及獎懲機制也要不斷完善,要確保責(zé)任落實到個人,獎懲合理,體現(xiàn)規(guī)章的公正性與威懾力,才能具備實際的管理意義。
4 提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全度
信息化的建設(shè)基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,最應(yīng)重視的一個問題,便是網(wǎng)絡(luò)安全問題。特別是隨著大數(shù)據(jù)理念的普及,云技術(shù)的推廣,網(wǎng)盤、網(wǎng)絡(luò)郵箱成為了信息傳輸與存儲的主要渠道。即便是檔案管理機構(gòu)內(nèi)部的專屬系統(tǒng),也都是要依靠個人數(shù)據(jù)信息去登錄的,而數(shù)據(jù)信息的加密方式如果缺乏可靠性,并且沒有可靠的安全檢測與病毒查殺程序去維護網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全,便很容易導(dǎo)致檔案信息泄露、被竊取或是被篡改等惡意行為的出現(xiàn),影響檔案安全。所以為保證管理可靠性,必須要首先提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全度。首先必須要引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安保軟件,同時要普通以上所述,不斷完善信息管理系統(tǒng)的認證功能,加入虹膜認證、芯片認證、人臉認證等更加可靠的認證方式,才能盡可能避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全風(fēng)險的出現(xiàn)。
5 結(jié)語
檔案管理工作有著責(zé)任重大,技術(shù)要求高與工作量大等特征,特別是許多涉密文件的管理,甚至關(guān)乎社會安全。而在信息時代下,信息化建設(shè)則是檔案管理工作的首要課題。為此文章針對性討論了檔案管理信息化建設(shè)的要點,望促進工作改革。
參考文獻
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