摘 要：本文從大數(shù)據(jù)應(yīng)用特點(diǎn)出發(fā)，分析當(dāng)前人事代理制度下的人事檔案管理面臨觀念和認(rèn)識(shí)的挑戰(zhàn)、創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)、標(biāo)準(zhǔn)化法制化的挑戰(zhàn)、技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)四大問題，提出要從人事代理檔案管理的內(nèi)涵認(rèn)識(shí)其信息化建設(shè)的意義和作用，并從轉(zhuǎn)變觀念、隊(duì)伍建設(shè)、新技術(shù)應(yīng)用等角度，對(duì)加快推進(jìn)人事代理檔案信息化的對(duì)策和路徑作了深入探討。
　　關(guān)鍵詞：人事代理；檔案管理；信息化；策略
　　1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事代理檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
　　1.1 觀念和認(rèn)識(shí)的挑戰(zhàn)。由于人事代理檔案管理是我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型時(shí)期衍生出的一個(gè)新的人力資源檔案管理方式，目前社會(huì)上對(duì)這個(gè)新的管理方式還存在諸多認(rèn)識(shí)和實(shí)踐上的偏差：多數(shù)人知道人事代理檔案管理是一種新的檔案管理方式，但對(duì)人事代理檔案管理功能的內(nèi)涵和外延缺乏了解。近些年走向社會(huì)并流轉(zhuǎn)工作崗位的人雖然按照人事代理的管理方式，使用了人事代理檔案管理，但對(duì)人事代理檔案管理的很多功能和作用缺乏了解，也有部分人員將檔案進(jìn)行人事代理后就不聞不問，形成“死檔”，部分人員與人才管理中心簽訂人事代理協(xié)議后，僅把人事代理檔案管理視為自己申報(bào)職稱或開具證明的手段，一旦達(dá)到簡(jiǎn)單的目的，很少及時(shí)傳遞檔案，形成人才中心人事代理檔案管理出現(xiàn)許多“空白檔”。以上種種現(xiàn)象表明：人事代理檔案管理信息化建設(shè)滯后，使這項(xiàng)新的人力資源檔案管理方式，沒有充分發(fā)揮出它應(yīng)有的服務(wù)作用。
　　1.2 創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事代理檔案管理，是一種管理方法上的創(chuàng)新，但現(xiàn)代信息技術(shù)在信息利用快捷方便的同時(shí)，保障信息安全問題更加凸顯出來(lái)。一方面現(xiàn)代信息技術(shù)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在安全缺陷，計(jì)算機(jī)硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊，同時(shí)受到停電和自然災(zāi)害的影響會(huì)造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問題，遠(yuǎn)比傳統(tǒng)檔案管理模式下大得多，加之信息時(shí)代，由于人們逐利思想傾向的發(fā)展，人事檔案信息資源被盜賣的風(fēng)險(xiǎn)急劇加大，必須用技術(shù)創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新的辦法進(jìn)行排除。所以，信息化時(shí)代的人事代理檔案管理，創(chuàng)新和安全的挑戰(zhàn)是不可忽略的重要挑戰(zhàn)。
　　1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)。人事代理檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理能否達(dá)到方便快捷、高效利用和資源共享的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)人事檔案管理只是在管理環(huán)節(jié)有一定管理規(guī)范，在管理內(nèi)容中沒有系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化要求，現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案必須解決標(biāo)準(zhǔn)化問題。標(biāo)準(zhǔn)化必須緊密貼合各行業(yè)的人力資源管理工作。對(duì)人事檔案和各種人事管理事務(wù)制定系統(tǒng)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，比如有調(diào)動(dòng)管理、獎(jiǎng)懲記錄、合同管理等眾多的人事管理等，系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)還必須針對(duì)企事業(yè)不同的人事管理需求而設(shè)計(jì)，功能要簡(jiǎn)潔專業(yè)，有利于提高人事管理效率，同時(shí)還要安裝方便，系統(tǒng)易學(xué)易用，使人事管理更簡(jiǎn)單。
　　1.4 技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)。以往傳統(tǒng)的人事檔案管理習(xí)慣于收集整理、立卷歸檔、查閱轉(zhuǎn)檔的管理模式，轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化微機(jī)管理模式的過程中，往往還是采用以往的管理模式，先手工立卷歸檔，再手工錄入，編制檢索工具，再將檢索工具輸入微機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，結(jié)果事倍功半，這里原因是多方面的，但主要原因是電子歸檔缺乏一套實(shí)用便捷的電子軟件，檔案錄入信息技術(shù)支持的不全面是目前存在的突出問題，當(dāng)前一些單位采用電子平板掃描技術(shù)，雖然部分解決了原始檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化中的一些效率問題，但在準(zhǔn)確率、保密性能等方面仍然存在許多技術(shù)問題。
　　2 以時(shí)代眼光從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵認(rèn)識(shí)其信息化建設(shè)的意義和作用
　　人事代理檔案管理制度是人力資源管理方式的一種檔案管理制度創(chuàng)新，它的產(chǎn)生與存在是與我國(guó)在經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型時(shí)期的人力資源配置緊密相連的，可以說是與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的人事檔案管理方式。人事代理檔案管理制度不僅對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企事業(yè)單位合理勞動(dòng)力配置提供了便利和快捷，也是對(duì)我國(guó)勞動(dòng)用工制度改革的支持和優(yōu)化，對(duì)推進(jìn)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的有序穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以，加強(qiáng)人事代理檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵上，深刻認(rèn)識(shí)其信息化建設(shè)的意義和作用。
　　傳統(tǒng)人事檔案管理工作的外延和內(nèi)涵主要包括相關(guān)人員的檔案收集移交、整理分類、保存管理、查閱流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)背景下人事代理檔案管理工作的外延和內(nèi)涵擴(kuò)大了許多，其仍然保持著傳統(tǒng)檔案的保存、管理和傳遞等基本要素，仍然具有查閱個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄材料的基本內(nèi)涵；依然發(fā)揮著為個(gè)人入職、升學(xué)、流動(dòng)、晉職提供方便，為用人部門、組織人事部門考察某個(gè)人提供原始材料信息的雙重功能。但由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，使人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生較多的拓展，主要包括以下四個(gè)方面：
　　一是“信息數(shù)據(jù)量大”。為方便企事業(yè)單位選人用人工作的需要，人事代理檔案管理部門要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)現(xiàn)代化手段的采集信息量大優(yōu)勢(shì)，對(duì)被管理服務(wù)對(duì)象的個(gè)人相關(guān)數(shù)據(jù)做到充分搜集，不僅包括基本人事信息，而且包括社會(huì)關(guān)系、德能勤績(jī)、社會(huì)誠(chéng)信等信息。
　　二是“涉及范圍廣”。為方便被管理服務(wù)對(duì)象的使用，要圍繞新形勢(shì)下的社會(huì)保障做好人事代理工作，把勞動(dòng)力的醫(yī)保金、失業(yè)金、再就業(yè)狀況、住房公積金、養(yǎng)老金等信息準(zhǔn)確無(wú)誤地包括進(jìn)來(lái)。
　　三是“服務(wù)層次深”。 為方便被管理服務(wù)對(duì)象就業(yè)再就業(yè)需要，要圍繞不同學(xué)歷、不同年齡段、不同專業(yè)、不同層次的人力資源開發(fā)進(jìn)行深層次的服務(wù)，包括人事政策法規(guī)咨詢服務(wù)、職業(yè)培訓(xùn)信息咨詢、就業(yè)招應(yīng)聘信息服務(wù)等。
　　四是“適應(yīng)變化快”。為方便招聘、應(yīng)聘人事工作的需要，要發(fā)揮信息時(shí)代變化快的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，在廣泛采集信息的基礎(chǔ)上，盡量完善人力資源檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，及時(shí)跟蹤更新和修改變化了的個(gè)人檔案信息，保證其檔案信息的準(zhǔn)確性，添加數(shù)據(jù)庫(kù)的編輯功能，增加分類統(tǒng)計(jì)功能，便于分類集中查詢，添加組合查詢功能，使人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)在資源共享中發(fā)揮作用。

相關(guān)熱詞搜索：探析 信息化建設(shè) 檔案管理 人事代理 時(shí)代