〔摘要〕從實踐經驗出發(fā)，將外刊業(yè)務流程歸納為6個環(huán)節(jié):分析需求、委托訂購、訂單結算、驗收登記、閱覽管理、裝訂典藏，并分析各環(huán)節(jié)的工作經驗及存在的一些問題。而后總結其5個特點為:存在動與靜的數據流、多個環(huán)節(jié)維護MARC、“重”采訪咨詢“輕”加工、個別內容可相對獨立、要處理局部與整體的關系。認為業(yè)務流程梳理對招標、效率的提高均有重要作用。
　　〔關鍵詞〕高校圖書館 期刊管理 業(yè)務流程
　　〔分類號〕G255.2
　　
　　Rethink the Process of Foreign Journals Management
　　Tang Ganghui
　　Sun Yat-sen University Library, Guangzhou 510275
　　〔Abstract〕Starting from the practical experience, the author reduces the process of foreign journals management into six steps: needs analysis, commissioned ordering, clearing orders, checkingand registering, access management, binding and collecting. Then he expounds upon the work experiences and problems of every step and summarizes the process of foreign journals management into five characteristics as follows: ①there exists dynamic and static data flow. ②maintaining MARC is required in many steps. ③should attach importance to the acquisition and consultation. ④some individual step can be deal with independently. ⑤the relationship between the part and the whole should be right considered. At last, the author thinks that rearranging the business processes have important roles in inviting public bidding and improving the efficiency.
　　〔Keywords〕college library university library periodical management journal management business process
　　
　　1935年，蓋博爾(J. H. Gable)主張將關于連續(xù)出版物的職能集中在一個部門，得到了大多數人的認同，使國內外圖書館都出現(xiàn)了專設期刊部的管理模式。20世紀80年代末、90年代初，在期刊品種劇增、載體多樣化、讀者需求個性化的環(huán)境下，有人認為應將期刊業(yè)務進行重組，打破一體化模式，這種觀點也得到了一部分人認同[1]。筆者在經歷了本館期刊部被撤銷、業(yè)務職能被劃分到不同部門的變革后，對兩種模式下的管理利弊都有了感性認識:可以說，不論期刊管理采用何種模式，只有將期刊的業(yè)務流程剖析清楚，才能使工作上的人事及任務安排得到合理配置，業(yè)績考核得到科學測評，使期刊的需求者繼續(xù)得到高效服務。在招標環(huán)境下梳理流程，也有利于招標管理機構找到與圖書館合作的切入點。
　　
　　1分析需求
　　
　　全面分析需求是為經費投入尋找最佳保障線。期刊的連續(xù)性特點，讓人質疑重復分析的必要性，尤其是其工作量不��；但這種形似重復的分析卻蘊涵著不斷跟蹤需求、及時調整保障策略的重要意義。
　　1.1分析工具
　　在工具上可選擇各類辦公輔助軟件或期刊專用的評估產品，既減輕負擔，又讓讀者的需求分析建立在翔實的數據之上。圖書館自動化集成系統(tǒng)主要是基于典藏、流通的，對采訪決策起不到重要作用，且外刊涉及語種較多，一般會使用不同的MARC格式，不便數據集中處理。這就需要館員熟練掌握一、兩種常用數據庫軟件，并結合實際挖掘深層次的應用。至于一些公司推出的烏利希期刊分析系統(tǒng)、Journal Use Reports(JUR)等館藏評估和管理工具，若圖書館經費充裕，也不失為一種好的選擇。
　　1.2相關案例
　　例如，清華大學圖書館于1997年對其所藏外刊進行較大規(guī)模調研分析的方法很值得借鑒：①將期刊按重要性排等級；②按復印次數篩選高頻用刊；③分析被檢索工具收錄情況；④比對周邊館的館藏[2]。此外，有的單位使用EXCEL軟件來輔助管理[3]，或使用學位論文進行引文分析，測評核心需求刊[4]。
　　1.3存在的難點
　　包括：①要讓讀者積極參與調研；②要在經費與需求之間尋找平衡；③要與周邊館共建共享外刊；④要綜合考慮影響因子、被檢索工具收錄、核心刊、高價刊、集團采購指定捆綁、一校多館、紙本與電子版重復等因素；⑤需了解期刊銷售特點(見圖1)；⑥刊價年年上漲，而各學科學術刊物在世界范圍內的出版數量各不相同，平均年價也差別很大，按學科進行種數、經費均衡、配置時也有一定困難。
　　只有在全面收集、整理有關數據后，才能合理地預算出盡可能滿足需求的各種采購方案，協(xié)助館領導進行科學的決策。
　　
　　圖1 2002年EBSCO公司的紙本與電子刊銷售類型、比例
　　
　　2委托訂購
　　
　　預算方案確定后，則由圖書館或招標中心委托代理商訂購(見圖2)。
　　
　　圖2 目前圖書館購買外刊的基本渠道
　　
　　2.1訂購方式
　　訂購方式可分為6種：①會員價刊。入世(WTO)后國內銀行放寬了個人購外匯的政策，允許個人直接購買國外科技期刊。對閱讀人數少的特需刊，可鼓勵讀者以會員價購買，使用后轉讓給圖書館;以減輕經費支出壓力。②機構價刊。一般通過招標方式委托國內代理商訂購。有的非贏利學會還會按使用人數劃分定價等級。③影印價刊。國內授權影印公司不多，可選刊也不多，且來源單一。④集團優(yōu)惠價刊。通過集團聯(lián)盟形式可爭取更多的優(yōu)惠，例如英國皇家化學學會、美國土木工程協(xié)會學會等都提供折扣銷售方案。⑤套訂價刊。例如Physical Review，Physical Review Letters，一共需US$21 310，套訂價為US$20 255，并多贈一種電子刊($2 740)，從而節(jié)省1 055美元。⑥多載體價刊。有些刊要求紙本與電子版捆綁銷售(見圖1)，而且電子版的閱讀年限又分為兩種:閱讀歷年紙本訂購年限、閱讀所有已回溯數字化紙本的年限。用戶數可分為單一或多個并發(fā)兩類。
　　2.2價位分析
　　預訂刊可依價位劃分等級，并由業(yè)務領導慎重決策是否購買高價刊。例如文摘、索引，價高卻需經常檢索，如何選擇這類期刊的載體？筆者調研時發(fā)現(xiàn)，年過70的化工學院老院士都認為使用網絡版查檢更方便，讀者也紛紛贊同取消紙本。另外要考慮的是:與代理商合作時，是按高低價組合還是按其他方式組合提供訂單？以價格為中標決定因素的單位是否要對報價的合理性進行評估？
　　2.3代理商比較
　　為節(jié)省經費并保證期刊按時訂到、及時到館，要對代理商進行綜合考察，選擇服務高效者。比較的因素有結算匯率、手續(xù)費、期刊到館時差、訂到率、出錯率、業(yè)務員素質等，招標時還可將其列入合同款目內。例如:某些期刊附贈電子版后，個別商家會積極協(xié)助開通使用;有的業(yè)務員在提出催缺請求后，商家會及時反饋意見;有的商家能力有限，接受訂單后要轉出一部分給國際代理商(見圖2)，造成結算費用偏高。若圖書館不能完全自主地選擇合作伙伴，則更應對各代理商的服務情況進行分析，使招標機構能配合好圖書館的專業(yè)決策。
　　經以上步驟的分析后，才能制定出一份令人滿意的訂單。
　　
　　3訂單結算
　　
　　3.1結算單核對及統(tǒng)計
　　外刊結算時間一般比發(fā)訂時間晚，期間有些期刊的出版狀態(tài)會發(fā)生變更，結算時需再核對書目信息。此外，期刊的價格、到刊情況都要一一核對。核對完后使用輔助軟件作多角度的統(tǒng)計報表。統(tǒng)計時也可挖掘某些字段的潛在功能，如對于中國圖書進出口公司刊號，可以使用Excel軟件的“l(fā)eft()”、“mid()”函數抽取國別、學科分類代碼。
　　3.2統(tǒng)計中可發(fā)現(xiàn)的問題
　　3.2.1匯率、手續(xù)費及刊價漲幅情況例如2003年部分刊的刊價上漲幅度較大，原因是歐元和英鎊匯率上調，歐洲報刊的進口費用隨之大幅增加。有的刊通過集團訂購，年價上漲比例、付費手續(xù)都已寫入合同，則要核對是否嚴格執(zhí)行。例如AIP、APS、MAIK數據庫組團方案里明確表示:“出版社保證對集團成員的訂購費用增幅不超過8%，如出版社提價低于8%，則按較低的費率計算”。
　　3.2.2刊價上漲的理由例如某些刊兼并其他刊或轉國出版，成本增加，刊價劇增(如Library Hi Tech News，年上漲率曾高達256.5%);某些刊內容增加，頁數增多;某些出版商兼并了小的出版社，形成壟斷。這些變化都會引起刊價上漲，但只有統(tǒng)計分析后才能看出。另外也要使用出版行業(yè)的統(tǒng)計報告，如Scholarly Journal Prices: Selected Trends and Comparisons有很多翔實的統(tǒng)計案例�？捎贸霭嫔缰�間的競爭性比較來抵制一些不合理的漲價。
　　3.2.3存在不合理計價有的館因管理期刊的部門太多，沒及時協(xié)調好，導致一些期刊因受集團訂購影響，需打折計算，卻沒及時核對清楚，造成不必要的浪費。例如中山大學圖書館在2003-2005年訂購的英國皇家化學學會刊大部分享受2.5折，但國內代理商卻一直以全價結算，若不糾正則多付31 978.02美元;再如2003-2005年的John Wiley，集團訂購后若不糾正代理商的結算價，則不能節(jié)省21.4萬美元。有的刊一直延遲出版或到貨不全，都要重新審核結算價。
　　
　　4驗收登記
　　
　　4.1驗收方式
　　從驗收的操作方式上看，分為手工或機器作業(yè)。由于外刊涉及語種較多，其MARC著錄若不以實用為目的，則較難開展自動化登記驗收。從驗收地點來看，則分為統(tǒng)一登記驗收與異地實時驗收。高校的合并與擴建，致使“一校多館”現(xiàn)象變得非常普遍，有的館先統(tǒng)一驗收再內部二級驗收，常造成任務積壓;有的則充分利用網絡化的作業(yè)環(huán)境，率先開展了紙本刊物流的異地實時驗收。
　　4.2驗收中的常見問題
　　4.2.1查缺平時期刊的查缺應由驗收人員直接向供貨商跟蹤催缺，并充分利用各種通訊軟件來實現(xiàn)有效的溝通，盡快解決缺刊問題。由于所訂外刊基本為精品，價格昂貴，查缺是不容忽視的，但遇到的問題是:有的驗收員排斥現(xiàn)代辦公軟件，不能營造一種現(xiàn)代化的協(xié)同辦公方式;有的將查缺推給上游采購環(huán)節(jié)，造成內部協(xié)調過多，影響進展;有的沒有認識到查缺的重要性;還有的則是對外刊出版方式不甚了解，遇到延期出版的，容易登記出錯。筆者曾對華南地區(qū)2002-2005年Springer集團采購后指定存放于中山大學圖書館的全套期刊進行抽樣統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)415種刊里有273種全部到齊，剩余142種(占34.2%)則有不同程度的缺失，在一定程度上影響了期刊的后期裝訂及使用。這142種刊在冊數上缺了434冊，若按正常價(非優(yōu)惠價)計算，損失約￥82萬。此缺刊統(tǒng)計數據可使我們了解到外刊及時催缺的重要性。
　　4.2.2編目期刊出版狀態(tài)時常發(fā)生變化的，應由驗收人員驗收時直接在MARC上進行修改。期刊訂購品種比較穩(wěn)定，需維護的數量有限，可根據收到的實物進行即時編目，對于期刊的拆包、蓋章、貼防盜磁條等比較簡單的工作，則可由勤工儉學的學生協(xié)助完成。
　　
　　5閱覽管理
　　
　　期刊從編輯部始發(fā)，歷經各級環(huán)節(jié)后來到圖書館，接著還要通過登記驗收、加工才能進入閱覽室，與讀者見面。中間的時差若能盡量縮短，則可讓期刊及時、快速報道科研動態(tài)的特性得到充分發(fā)揮。每年期刊裝訂成合訂本后，也需要及時返回閱讀室，讓期刊的連續(xù)性報道功能得以體現(xiàn)。但目前在電子刊的沖擊下，部分館員甚少考慮紙刊的及時到刊問題，也沒有重視過刊裝訂后及時上架的問題，除非該刊在網上不能見全文，或讀者不習慣使用網上數字資源，才會留意紙本現(xiàn)刊及過刊。
　　雖然期刊的閱覽常被劃分到流通部管理，似乎跟其他環(huán)節(jié)無關，但實際并非如此。期刊采訪回來的目的就是要利用，首先應讓期刊及時上架，要催驗收人員(或裝訂典藏人員)加快工作速度，急讀者所急，及時將期刊(現(xiàn)刊或過刊合訂本)在館內提供查閱使用，當期刊質量出現(xiàn)印刷問題或裝訂問題時，也需要及時解決。其次，閱覽管理過程中要思考期刊的利用率問題，使用傳統(tǒng)的復印統(tǒng)計、問卷調查或各種新改進的統(tǒng)計方法來分析紙本刊利用率，從而為外刊的續(xù)訂工作起到一種輔助決策的作用。
　　由于外刊多為電子與紙本并存，在紙本閱覽管理中不能因管理的實物是紙本刊，而不了解電子刊的館藏情況。讀者不會因為圖書館將電子刊引進劃分到數字資源部、紙本刊采訪分到采編部、現(xiàn)刊及過刊分到流通部而改變自己的咨詢問題，他們始終是在問:所需要的期刊有沒有？能否提供？怎么查找？對讀者導引時不是將讀者的需求進行踢皮球，讓讀者兜圈子。因此面對讀者時，閱覽管理的一線館員很自然地要擔當起重要的參考咨詢角色，對外刊的采訪渠道、出版狀態(tài)、各種載體的館藏情況、目前利用狀況都要非常熟悉。至于閱覽室里的其他一些簡單工作，可以讓學生助理協(xié)助完成，以使館員騰出時間為讀者作一些力所能及的咨詢工作。
　　
　　6裝訂典藏
　　
　　基本上每個館都會將外刊按年度集中裝訂，這一工作外包給圖書加工公司，或自設部門加工。在典藏裝訂中需注意的是:①確定好裝訂加工標準;②對裝訂成冊的合訂本要計算好費用;③能順利統(tǒng)計典藏數據。對于過刊的處理，工作人員也要使用期刊MARC，并在其中加注或修改館藏說明的概述字段，以便每年將館藏數據提交給有關的聯(lián)合目錄制作中心，滿足館際互借的外刊共享需求，也便于各學科館員統(tǒng)計學科刊物的收藏年限。
　　
　　7結論
　　
　　通過以上環(huán)節(jié)的闡述，我們可比較清晰地了解圖書館員圍繞期刊從館外到館內所進行的一系列準備工作、加工工作，對外刊的管理業(yè)務特點也會有深刻的認識。其特點表現(xiàn)在:
　　●存在“靜”與“動”兩種狀態(tài)的數據流。例如提交的訂購委托單為靜態(tài)數據，應不作修改，以備查核。而將所有委托單或結算單進行匯總后形成的委托期或結算期的動態(tài)數據，需動態(tài)修改，以便統(tǒng)計數據能及時更新。再如期刊的編目，基本是動態(tài)、不穩(wěn)定的，因為刊名、刊號、出版周期經常變化，直到�？�才處于靜止狀態(tài)，需長期維護。有的館員沒掌握這種特點，則容易造成忙閑不均，在大批量錄入外刊訂購記錄時，未能選擇批處理作業(yè)方式，影響下一環(huán)節(jié)的業(yè)務開展。
　　●期刊MARC的使用及維護涉及到幾個環(huán)節(jié)。分散化的處理方式讓各環(huán)節(jié)的館員都能充分、及時地利用MARC進行統(tǒng)計、應用。不過，CALIS管理中心曾要求42所高校館提交館藏數據制作西文期刊聯(lián)合目錄，結果僅有少數單位能及時提交，其余則有一定程度的欠缺。另外，各環(huán)節(jié)的數據本有不同的應用目的，但有的館理解不到位。例如有的管理中心使用預訂報刊數據制作聯(lián)合目錄，致使數據準確率不高，在一定程度上影響了館際互借滿足率。
　　●“重”采訪及參考咨詢，“輕”加工。外刊購進后的加工工作基本是為“財產登記”服務，并沒有對期刊這一知識產品添加附加值。而圖書館要在期刊原有功能上發(fā)揮更重要的知識管理作用，就要重視吸引讀者，充分利用館藏期刊資源，也就需要讓館員了解期刊的出版特點、收藏情況，跟蹤、了解利用情況的變化，充分起到參考、指引的作用。
　　●有的內容相對獨立，可劃分到不同的部門，或不同部門都可處理。例如分析需求、預算經費的內容可劃分到經費預算管理部門，獨立使用輔助軟件為期刊的采訪做決策分析。有的期刊是整庫引進，在“閱覽管理”時，可方便不同部門的館員及讀者在線查看符合COUNTER標準的使用統(tǒng)計報告，因此分析使用統(tǒng)計報告的內容在不同部門都可順利完成。
　　●館員只有對期刊的前后環(huán)節(jié)有整體性認識，才能理解局部工作的重要性，并處理好局部功能與整體效應的關系。期刊不是一本書，而是一冊一冊不間斷、連續(xù)性發(fā)行，各處理環(huán)節(jié)系在一條線上，館員如沒有整體性認識，則難以理解所從事環(huán)節(jié)的重要性。另外，大部分期刊雖分成兩種載體來出版，但也需要加強整體化管理，發(fā)揮整體效應。有的館認為電子版外刊有別于紙本外刊(少了驗收、裝訂等細節(jié))，而將其歸入數字資源部，并且在網站上不設直接的期刊入口，而是設置時興的“電子資源”或“數字圖書館”;將期刊的檢索分割成幾大塊，查找時要入館藏書目、期刊聯(lián)合目錄、數據庫或數字圖書館中來回轉，似乎讓讀者優(yōu)先去認識圖書館的部門設置，而非方便其查檢期刊資源。
　　而當我們登陸一些國外出版社網站時，卻會發(fā)現(xiàn)“Journal”字眼清楚地展示在面前，查檢時無需再找所謂的“數字出版社”或“電子資源”。另外SWETS公司已提出新的期刊管理理念，即讓用戶在館藏期刊資源導航欄目下輸入檢索項，就可在檢索結果中清楚地列出該刊的可用層級(全文、文摘、目次或紙本)以及內容鏈接[5]。這些都在啟發(fā)我們:在電子與紙本外刊并存時代，要繼續(xù)重視期刊的整體化管理，使用先進的期刊管理軟件，對各類載體的期刊統(tǒng)一管理，統(tǒng)一導航，為讀者提供“一次到位”的檢索服務，不要讓讀者圍繞載體、部門來繞圈子檢索資源�？v使分部門處理，也要讓期刊資源最終統(tǒng)一呈現(xiàn)給讀者。
　　如果我們忽視外刊業(yè)務流程運作的規(guī)律，忽視各個環(huán)節(jié)的工作內容及意義，則會產生一些消極影響。例如有的館不區(qū)別對待期刊，不設相應崗位及職責，使外刊工作的重要性得不到體現(xiàn)，出版變化時則無法讓外刊環(huán)環(huán)相扣地維護，一個環(huán)節(jié)出問題會引發(fā)一連串反應，事后修補比較費力。有的館按載體來平行管理，當外刊需要結合各種合同(招標、集團訂購、�？顚Ｓ�)結算核對時，卻因出現(xiàn)多頭管理等于無人管理的局面，變?yōu)楣ぷ髅�區(qū)，造成一些不必要的資金浪費。
　　有的館沒有梳理新時期的外刊業(yè)務流程，卻照搬國外哈佛大學圖書館(90多個館)的做法，不考慮自身管理模式、特點及工作量，也不考慮外匯統(tǒng)一使用管理的國情，盲目學習，效率低下。有的館招標時未向招標中心反饋期刊管理的流程及特點，致使招標中心僅重視與國內代理商之間的結算價，忽略其他管理環(huán)節(jié)，例如到刊服務跟不上，影響讀者對期刊的使用;忽略外刊在集團訂購的優(yōu)越性，則阻礙圖書館與出版社、國外代理商之間的集團訂購談判，不能爭取更多節(jié)省外匯支出的途徑。
　　綜上所述，不論外刊工作是否設在同一部門，設置多少崗位，都要讓外刊的整個管理流程始終保持連貫，讓各環(huán)節(jié)能前后協(xié)調、流暢運轉，并重視各環(huán)節(jié)的工作意義，才能從本質上提高外刊工作的效率，為讀者提供高效服務。倘若業(yè)務重組之后，失去外刊工作的管理線索，則會影響外刊工作者的積極性，也最終影響利用率的提高。這也是筆者在大多數高校采用招標方式進口外刊，而一些圖書館又因取消期刊部并忽視期刊工作流程特點的背景下所要闡述的值得再思考的問題。
　　
　　參考文獻:
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　　[5] SwetsWise Title Bank Lanched. [2006-11-03]. http://www.省略/web/show/id=46021/langid=42/contentid=107.
　　〔作者簡介〕 湯罡輝,男,1978年生,助理館員,發(fā)表論文8篇。

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