淺談中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案服務(wù)功能
發(fā)布時(shí)間:2018-07-09 來源: 短文摘抄 點(diǎn)擊:
【摘要】學(xué)籍檔案管理是中職學(xué)校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案,加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理,要從完善學(xué)籍檔案管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)三個(gè)方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理,從而提高中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理水平。
【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案;檔案管理;管理信息化
我校是一所以普通醫(yī)學(xué)教育為基礎(chǔ)的中等職業(yè)學(xué)校,目前學(xué)校處于高速發(fā)展的時(shí)期,辦學(xué)規(guī)模不斷壯大,辦學(xué)層次不斷提高,辦學(xué)形式多元化,在這樣的形勢(shì)下,學(xué)籍檔案的內(nèi)容復(fù)雜,數(shù)量繁多,檔案管理人員工作量大,任務(wù)繁重。完善學(xué)籍檔案管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化管理,更好管理和利用學(xué)籍檔案,是學(xué)校檔案管理工作者的重要任務(wù)。
一、學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容
。ㄒ唬⿲W(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)期間在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄。材料主要來自教務(wù)處、學(xué)生科、校團(tuán)委、實(shí)習(xí)醫(yī)院;是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的,結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況,進(jìn)檔材料主要包括:1.入學(xué)通知書、考生登記表、入學(xué)成績、健康體檢表。2.畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、實(shí)習(xí)手冊(cè)。3.學(xué)生在校期間獎(jiǎng)懲材料(獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分)、加入黨團(tuán)組織的材料等。
。ǘ┟糠輰W(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況。如姓名、照片、出生日期、成績記錄、家庭主要成員及主要社會(huì)關(guān)系、學(xué)生在校期間的鑒定及政審意見等。
二、學(xué)籍檔案的作用
(一)學(xué)生畢業(yè)后招聘、就業(yè)等,均需利用其在校期間的學(xué)籍檔案,是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)。招聘單位來函了解該生的在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況;畢業(yè)再深造,需要學(xué)歷證明、學(xué)習(xí)成績等相關(guān)資料,只有檔案人員通過查閱學(xué)生學(xué)籍檔案才能予以證明,因此學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響學(xué)生的就業(yè)。
。ǘ⿲W(xué)籍檔案記載的內(nèi)容都屬于個(gè)人隱私,具有一定的保密性、利用率高。所以更加要求檔案管理人員采取措施,加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理,要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理,以免出現(xiàn)不必要的麻煩。
三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn),提高管理意識(shí)
。ㄒ唬楸WC學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行,首先要強(qiáng)化檔案意識(shí),這是做好學(xué)籍檔案工作的根本。要真正認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性,從而對(duì)日常學(xué)籍檔案材料及時(shí)加以收集、整理、保管。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)政策法規(guī),在工作實(shí)踐中加強(qiáng)自身的修養(yǎng),積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),不斷積累經(jīng)驗(yàn),全面提高自身素質(zhì)和工作效率。
。ǘ┰谔峁├脮r(shí)一定要注意相關(guān)的法律問題,利用要嚴(yán)、要細(xì)。利用者有時(shí)出于自身利益考慮,常常會(huì)提出各種各樣的不正當(dāng)要求,希望按照自己的要求出具相關(guān)的證明,比如,有的要求改成績、出具假證明等。這就要求檔案工作者堅(jiān)持原則,嚴(yán)格把關(guān),維護(hù)檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù),不徇私情,堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事。
四、運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理學(xué)籍檔案
(一)采用計(jì)算機(jī)管理,根據(jù)學(xué)籍檔案查找的要求,錄入檢索條件。學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多,要能提供準(zhǔn)確的服務(wù),僅憑手工操作、個(gè)人記憶的傳統(tǒng)方法不能適應(yīng)廣大中職學(xué)校學(xué)生人數(shù)多、工作量大的現(xiàn)狀,查找檢索會(huì)很困難且效率低下。采用計(jì)算機(jī)管理,根據(jù)學(xué)籍檔案查找的要求,應(yīng)錄入姓名、班級(jí)、性別、籍貫、身份證號(hào)、家庭住址、學(xué)號(hào)、畢業(yè)證號(hào)等檢索條件。
。ǘ⿲W(xué)籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢(shì),可大大提高學(xué)籍檔案管理的效率。存儲(chǔ)信息量大,檢索迅速、查閱方便、保存時(shí)間和空間幾乎不受限制。
(三)由于學(xué)籍檔案利用頻繁,大量的翻閱及復(fù)印,會(huì)影響其壽命。解決這一問題除了靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護(hù)方法外,更重要的是要充分利用現(xiàn)代化的電子技術(shù),盡量用電子文件提供利用,因?yàn)殡娮游募氖褂么螖?shù)再多也不會(huì)對(duì)其壽命產(chǎn)生任何影響。
五、存在的問題和幾點(diǎn)建議
(一)強(qiáng)化意識(shí),明確職責(zé)。為保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行,首先要強(qiáng)化檔案意識(shí),這是做好學(xué)籍檔案工作的根本。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)政策法規(guī),真正認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性,從而對(duì)日常學(xué)籍檔案材料及時(shí)加以收集、整理、保管。
。ǘ⿲W(xué)校要重視對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作,具有極強(qiáng)的程序性和專業(yè)性,建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是提高檔案管理工作水平的關(guān)鍵。學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質(zhì),還應(yīng)具有較高的文化素質(zhì),應(yīng)在工作實(shí)踐中加強(qiáng)自身的修養(yǎng),積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),全面提高自身素質(zhì)和工作效率;學(xué)校還應(yīng)經(jīng)常組織管理工作人員進(jìn)行學(xué)籍檔案的建立、管理、開發(fā)與利用的研究,使他們的專業(yè)知識(shí)在深度和廣度上都有較大提高;建立學(xué)籍檔案管理的激勵(lì)機(jī)制,保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。
綜上所述,檔案的管理工作是起點(diǎn)、是基礎(chǔ),而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。無論是學(xué)籍檔案的管理,還是學(xué)籍檔案的利用,都要從學(xué)籍檔案自身的特點(diǎn)出發(fā)去開展工作。
【參考文獻(xiàn)】
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[2]江慧.當(dāng)前形勢(shì)下中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的思考[J].科協(xié)論壇(下半月),2009(03).
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