知識(shí)管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性研究
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 感恩親情 點(diǎn)擊:
摘 要:目前,我們正處于一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。要面對(duì)變化莫測(cè)的市場(chǎng)環(huán)境,企業(yè)就必須利用知識(shí)來為自己創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)。因此,知識(shí)管理變得越來越重要。本文研究了知識(shí)管理在企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用的必要性。
關(guān)鍵詞:知識(shí)管理;企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);知識(shí)經(jīng)濟(jì)
1 背景介紹
1.1知識(shí)管理簡(jiǎn)介
企業(yè)中的知識(shí)管理,簡(jiǎn)單來說,就是這個(gè)企業(yè)整體關(guān)于知識(shí)方面的一個(gè)管理過程。這主要包括企業(yè)中的員工對(duì)知識(shí)的獲取、吸收、化為己用以及共享的過程,將知識(shí)真正落實(shí)到具體工作中。采用知識(shí)管理,可以幫助企業(yè)中的員工提高自身的工作效率、培養(yǎng)突破傳統(tǒng)自主創(chuàng)新的能力從而為企業(yè)帶來更大的效益。
1.2企業(yè)的檔案管理信息化
先了解一下傳統(tǒng)的企業(yè)檔案的管理:傳統(tǒng)模式下,企業(yè)的檔案對(duì)于企業(yè)來說并不是很重要,只是作為企業(yè)歷史的一種記錄,可能檔案從建立開始,就不會(huì)去動(dòng)用,檔案的內(nèi)容對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也沒有起到很大的作用。并且,檔案的保存也有很多弊端,從前以文字形式保存的檔案很容易受到外部環(huán)境因素的影響而損壞,如潮濕、火種等,而這種紙質(zhì)檔案又很難進(jìn)行復(fù)原,因此對(duì)企業(yè)來說,也是一種損失。隨著全球經(jīng)濟(jì)以及信息化時(shí)代的發(fā)展,企業(yè)的檔案管理模式也發(fā)生了改變。企業(yè)檔案的管理漸漸趨于信息化管理。企業(yè)檔案管理的信息化,其實(shí)就是在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上,保留原有的檔案,但是轉(zhuǎn)換了另一種存在形式,更好的實(shí)現(xiàn)資源共享,F(xiàn)在企業(yè)的檔案包含著大量企業(yè)的機(jī)密文件以及重要數(shù)據(jù),且檔案的數(shù)量比以前大很多,用文字形式保存不便于文件的查看以及管理。因此,不同于傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理,現(xiàn)在的大部分企業(yè)為了方便管理企業(yè)的檔案并且提升檔案的價(jià)值,都選擇采用了電子企業(yè)檔案,并利用現(xiàn)代化信息設(shè)備來管理企業(yè)的檔案,管理人員也要求具備熟練掌握信息設(shè)備知識(shí)的基本素質(zhì)。但是,在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)中,在存儲(chǔ)方面實(shí)現(xiàn)信息化知識(shí)一部分,更重要的還是實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的信息化。也就是說,將檔案中的內(nèi)容重新進(jìn)行整合,并深入挖掘、分析、總結(jié),將舊的知識(shí)轉(zhuǎn)化為新的東西,并且是有效用的東西。由此可見,企業(yè)檔案管理的信息化是對(duì)企業(yè)的工作人員也是有很大的要求的,他們除了要具備計(jì)算機(jī)等方面的操作技術(shù)外,還要具有敏銳的文字捕捉能力,能抓住檔案信息中的重點(diǎn)。
2 目前企業(yè)檔案信息化管理存在的問題
要明確知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用的必要性,首先我們要知道當(dāng)下建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化存在的一些問題。主要有以下幾點(diǎn):
2.1技術(shù)水平落后
實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,當(dāng)然是需要一定的技術(shù)支持的,技術(shù)方面主要是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面。用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案固然方便,可是目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益復(fù)雜,各種病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等的存在很難完全保證檔案存儲(chǔ)的安全性,這將對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成很大的威脅。因此,需要更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來支持檔案信息化管理的建設(shè)。
2.2知識(shí)管理意識(shí)的薄弱
知識(shí)管理雖然對(duì)企業(yè)的檔案管理很有幫助,但是,事實(shí)上,企業(yè)對(duì)于知識(shí)管理的意識(shí)還是相對(duì)薄弱的。因此,他們還是停留在改變形式,而沒有從根本下手的層面。也就是說,企業(yè)對(duì)于檔案的管理,還只是停留在管理的層面,并沒有達(dá)到應(yīng)用的高度。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)這一方面的學(xué)習(xí),普及知識(shí)管理的方法。由此可見,知識(shí)管理意識(shí)的薄弱,阻礙了企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。
2.3缺乏有效的信息庫(kù)
這一點(diǎn)是從檔案的內(nèi)容來講的。企業(yè)存入的檔案的內(nèi)容,并沒有進(jìn)行硬性規(guī)定。但是,我們可以想象如果檔案中的內(nèi)容是已經(jīng)經(jīng)過嚴(yán)格篩選,都是很有用的信息,那么當(dāng)企業(yè)需要檔案中的信息的時(shí)候,便可以直接拿過來使用,這就減少了很多時(shí)間,能幫助企業(yè)更快的完成項(xiàng)目,盡快收回成本以及收益,保證企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)正常。因此,檔案的管理者在整合檔案的時(shí)候,應(yīng)該把重點(diǎn)放在對(duì)企業(yè)的發(fā)展有益的資料上,并進(jìn)行重點(diǎn)總結(jié)與分析,這樣便可以得到一份相對(duì)來說更加有效用的檔案?赡壳,很多企業(yè)仍然缺乏這種思想。
3 知識(shí)管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
從上述內(nèi)容我們可以得知目前的企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展存在很多問題,總結(jié)起來,其實(shí)和知識(shí)管理意識(shí)的缺乏有很大的關(guān)系。因此,在企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)過程中,知識(shí)管理是很有必要的。它的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
3.1企業(yè)檔案管理信息化就是知識(shí)管理
在信息時(shí)代,最重要的東西其實(shí)就是知識(shí)。企業(yè)要想在眾多企業(yè)中脫穎而出,就必須掌握重要的、具有創(chuàng)新性的知識(shí)訊息,而這些都需要從企業(yè)的檔案中提煉出來。因此,對(duì)檔案進(jìn)行管理已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ),更重要的就是對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行管理。同樣的建設(shè)企業(yè)管理的信息化,也不是停留在形式上的信息化,而是對(duì)內(nèi)容進(jìn)行管理。而這不正是知識(shí)管理的思想嗎?其實(shí),企業(yè)的檔案管理信息化就是知識(shí)管理。
3.2企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)需要知識(shí)管理的指導(dǎo)性
首先,我們了解到企業(yè)檔案管理的信息化的建設(shè)并不僅僅是字面意思地把企業(yè)的檔案信息存儲(chǔ)到信息化設(shè)備中就可以了,這里面涉及到企業(yè)檔案的整理、分析以及應(yīng)用等問題,這是涉及到一整個(gè)流程的問題。因此,其他野檔案的管理信息化的建設(shè)需要知識(shí)管理的指導(dǎo)。前面提到,知識(shí)管理最主要的思想就是將知識(shí)吸收消化,化為己用,并且在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新、升華,將知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)有用的資本。如果少了知識(shí)管理的指導(dǎo),企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)該是進(jìn)行不下去的,簡(jiǎn)單的借助信息化設(shè)備,將檔案存入電腦中,最終還是和傳統(tǒng)的管理方式一樣,只不過是換了一種存儲(chǔ)方式,并沒有在實(shí)質(zhì)上改變什么。
3.3知識(shí)管理能更好的實(shí)現(xiàn)資源共享
企業(yè)是一個(gè)整體,無論是制定企業(yè)的制度還是企業(yè)未來的規(guī)劃等重大決策時(shí),都需要將各個(gè)部門的檔案、文件結(jié)合起來考慮,各個(gè)部門也需要互相幫助,這就是所謂的資源共享。企業(yè)的檔案對(duì)于企業(yè)來說是一筆巨大的知識(shí)資產(chǎn),是很好的資源。通過知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理,對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析、整合,使原本的檔案內(nèi)容變得更加的有價(jià)值,這就在很大程度上縮短了資源共享的時(shí)間,加快了各個(gè)部門的工作進(jìn)度,從而提高企業(yè)整體的工作效率,為企業(yè)節(jié)省了很多成本,并且在最短的時(shí)間內(nèi)得到收益。
3.4知識(shí)管理幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新
知識(shí)管理很大的一個(gè)特點(diǎn)就是解放思想,強(qiáng)調(diào)自主創(chuàng)新,將知識(shí)不斷的提煉,不斷轉(zhuǎn)化,最終變成具有企業(yè)本身特質(zhì)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。事實(shí)上,每個(gè)企業(yè)的檔案管理大同小異,最重要的就是怎么去使用它,提升檔案本身的價(jià)值。檔案中可能隱藏著很多對(duì)企業(yè)很有幫助的信息,這同樣也是在考驗(yàn)檔案管理者的能力,如何在這些檔案中深入挖掘出有用的信息,不放過細(xì)節(jié)部分。如果能把一些有效的隱形的信息挖掘出來,那企業(yè)就實(shí)現(xiàn)了自主創(chuàng)新,這就是和其他企業(yè)不一樣的地方,和其他的企業(yè)拉開距離。知識(shí)管理同時(shí)也提高了檔案信息的利用率。
4 總結(jié)
自古以來,社會(huì)經(jīng)濟(jì)就是優(yōu)勝劣汰的,不好的總是要被淘汰的。在日益復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及激烈的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的背景下,企業(yè)要想取得優(yōu)勢(shì),就必須要有自己獨(dú)特的以免。在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中,知識(shí)管理的應(yīng)用可以在很大程度上幫助企業(yè)提高工作效率、節(jié)省項(xiàng)目成本、并提高自主創(chuàng)新的能力,將企業(yè)檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來,保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
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