摘 要：隨著創(chuàng)新科技發(fā)展，人們迎來(lái)了新一輪的信息化建設(shè)改革潮流。同時(shí)，由于高等教育體制改革深化，學(xué)籍檔案利用率日益提高，傳統(tǒng)管理模式已難以滿足教育發(fā)展需求。為此，高職院校紛紛投身學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，不斷優(yōu)化管理路徑，并取得了良好成績(jī)，但其中受多重因素影響，亦存在些許不足之處。本文基于對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化價(jià)值的簡(jiǎn)述，分析了其現(xiàn)狀，并著重就其建設(shè)策略進(jìn)行了探究。
　　關(guān)鍵詞：高職院校 學(xué)籍檔案管理 信息化建設(shè)
　　中圖分類號(hào)：G203 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）06（b）-0122-02
　　在當(dāng)今人類所處的信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，為人們的工作生活帶來(lái)了諸多便捷性體驗(yàn)，并對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理產(chǎn)生了巨大沖擊力。新時(shí)期，高職院校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容及手段發(fā)生了翻天覆地的變化，信息化建設(shè)趨勢(shì)毋庸置疑。
　　1 高職院校學(xué)籍檔案管理信息化價(jià)值
　　學(xué)籍檔案作為高職院校教育管理的基本，具有數(shù)量多、涉面廣以及利用率高等特性，尤其是隨著高等院校擴(kuò)招態(tài)勢(shì)增長(zhǎng)，其管理工作難度日益增大。高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展主流的必然趨勢(shì)，有利于進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案利用率，并緩解職工一定程度的工作壓力。因此，基于信息化科技裝備應(yīng)用，高職院校學(xué)籍檔案管理部門對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行編號(hào)和分類，并按照不同方式對(duì)上下級(jí)行文進(jìn)行鏈接，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)快速查詢、智能檢索等功能，其對(duì)電子信息的處理，避免了手動(dòng)操作的弊端，更新速率更快，確保了相關(guān)錄入信息的準(zhǔn)確性、即時(shí)性。據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，在高職院校所有檔案類型中，學(xué)籍檔案的利用占據(jù)人次的85%以上。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式下，查詢手續(xù)繁瑣，方法落后，嚴(yán)重影響了師生服務(wù)體驗(yàn)。而學(xué)籍檔案管理信息化的建設(shè)，更加符合現(xiàn)代人文特性，以主動(dòng)服務(wù)的方式，為需求者提供了諸多使用便利，其價(jià)值得到了最大程度的發(fā)揮。尤其是，通過(guò)發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案優(yōu)點(diǎn)，可以迅速方便地共享數(shù)據(jù)、簡(jiǎn)化工作流程、節(jié)約各項(xiàng)成本、提高工作效能，可以通過(guò)對(duì)大量關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的信息，更深層次推動(dòng)檔案服務(wù)多樣化、智能化[1]。
　　2 高職院校學(xué)籍檔案管理信息化現(xiàn)狀
　　在社會(huì)信息化發(fā)展的宏觀環(huán)境下，高職院校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)也逐步邁上了正軌，并取得了一定成效。但客觀維度上講，受多重因素影響，高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)中還存有些許問(wèn)題。部分高職院校面對(duì)擴(kuò)招的緊迫形勢(shì)，將大部分時(shí)間和精力集中于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)學(xué)籍檔案管理信息化的重視不足，相關(guān)資金資源投入減少，軟硬件配備乏力，某種程度上制約了學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，同時(shí)還影響了使用體驗(yàn)。還有些高職院校對(duì)學(xué)籍檔案管理信息化的認(rèn)知深度不足，簡(jiǎn)單地將之歸結(jié)為收集、整理和歸檔，尚未建成一套完整的管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)共享鏈接沒(méi)有發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。由此導(dǎo)致的學(xué)籍檔案填寫內(nèi)容有遺漏，學(xué)籍檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生[2]。面對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)環(huán)境，高職院校學(xué)籍檔案管理還未真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，可能會(huì)出現(xiàn)病毒侵襲等安全問(wèn)題，危害學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。此外，高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，時(shí)間緊、任務(wù)重，對(duì)相關(guān)人員提出了更多更高要求。然而事實(shí)上，很多高職院校學(xué)籍管理者未經(jīng)科學(xué)、系統(tǒng)、專門的培訓(xùn)，加之其日常工作事務(wù)繁忙，其綜合素質(zhì)素養(yǎng)表現(xiàn)難以支持學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)需求。
　　3 高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略
　　3.1 改善配套環(huán)境
　　高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)多維度工程，以必要的軟硬件配套環(huán)境為基礎(chǔ)，其根本目的是提升工作效率及質(zhì)量。尤其是近年來(lái)，隨著高等教育普及化、大眾化發(fā)展，加之?dāng)U招政策實(shí)施，高職院校生源數(shù)量急劇增長(zhǎng)，對(duì)其辦學(xué)承載能力提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)一定程度上增加了學(xué)籍檔案管理工作難度，傳統(tǒng)手工操作顯然難以滿足現(xiàn)實(shí)教育發(fā)展需求。因此，新時(shí)期，高職院校應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值意義，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，宏觀調(diào)整規(guī)劃，逐步提高資金、資源支持，購(gòu)置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等，為學(xué)籍檔案管理信息化提供良好的環(huán)境。同時(shí)，在學(xué)籍檔案管理軟件建設(shè)方面，高職院校應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)之間的合作，不斷延展其功能配置，逐步朝著一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向努力，賦予各職能部門相應(yīng)的權(quán)利，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源共享共建，可對(duì)全文進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，加強(qiáng)內(nèi)部聯(lián)合，從而為科學(xué)決策提供依據(jù)。對(duì)于部分高職院校資金資源不充裕的情況，地方政府主管部門應(yīng)加大支持力度，可設(shè)立專項(xiàng)資金。
　　3.2 提升人員素養(yǎng)
　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才作為社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的核心，是高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的成功之本。高職院校應(yīng)充分發(fā)揮自身人才培育陣地優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格篩選標(biāo)準(zhǔn)，打造一支職業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)等綜合素質(zhì)高的工作隊(duì)伍，支持學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展。在具體的踐行過(guò)程中，高職院校應(yīng)隨著擴(kuò)招步伐，逐步增加各部門人員配置，廣泛吸納優(yōu)秀人才，明確其職責(zé)任務(wù)，客觀考察其行為實(shí)踐，以信息化管理的視角，發(fā)現(xiàn)其中不足，繼而有針對(duì)性地組織培訓(xùn)活動(dòng)�；�于此，高職院�？裳�請(qǐng)學(xué)術(shù)大家、業(yè)務(wù)能手廣泛參與，及時(shí)傳導(dǎo)先進(jìn)思想理念，樹立職工服務(wù)意識(shí)，關(guān)注信息化科技發(fā)展前沿，組織內(nèi)部討論學(xué)習(xí)，提高他們的信息素養(yǎng)及能力，并結(jié)合學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)，制定科學(xué)的實(shí)施方案，最大限度地提升工作效果。同時(shí)，高職院校還需培育職工終身學(xué)習(xí)意識(shí)，鼓勵(lì)他們自主學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，依托信息化技術(shù)應(yīng)用，開(kāi)拓其知識(shí)視界，積累豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，以適應(yīng)現(xiàn)代化教育發(fā)展需求。只有在高職院校與教師的雙向努力下，學(xué)籍管理信息化建設(shè)才能取得最佳效果。
　　3.3 加強(qiáng)過(guò)程控制
　　高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵和前提，是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，包括輸入格式、輸入項(xiàng)目以及輸入代碼等[3]。具體而言，根據(jù)國(guó)家相關(guān)文件規(guī)定，高職院校還需建立更加完備的學(xué)籍檔案信息化管理機(jī)制，明確各方權(quán)責(zé)及任務(wù)，量化實(shí)施細(xì)則，對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理，以便于為高職院校教育發(fā)展服務(wù)。高度開(kāi)放的信息化環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全顯得至關(guān)重要，尤其是對(duì)學(xué)籍檔案而言，其中涉及學(xué)生隱私，具有較強(qiáng)的保密性。因此，高職院校應(yīng)格外注意計(jì)算機(jī)軟硬件的安全管理，組織定期維護(hù)更新工作，減少人為因素造成的信息損失。而在軟件方面，高職院校則可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上加裝病毒檢測(cè)裝置，做好防火墻保護(hù)，及時(shí)查殺病毒。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)軟件更新升級(jí)時(shí)，亦或數(shù)據(jù)遷移時(shí)，著需做好學(xué)籍檔案信息備份工作，確保其中內(nèi)容原始性。與一般的檔案不同，學(xué)籍檔案具有極強(qiáng)的專業(yè)性、周期性和分散性，其管理是一個(gè)不斷更新的過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)過(guò)程的控制，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
　　4 結(jié)語(yǔ)
　　總而言之，高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值意義，是未來(lái)支撐教育發(fā)展的必要基礎(chǔ)。由于個(gè)人能力有限，加之高職院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜，本文作出的研究可能存在不完善之處。因此，作者希望學(xué)術(shù)界大家持續(xù)關(guān)注和參與此課題研究，結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性地提出更多高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略。
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