摘要：檔案管理信息化已經(jīng)成為基本趨勢，高職院校應(yīng)當(dāng)從實際情況出發(fā)，建立信息化的檔案管理工作體系，創(chuàng)新高職檔案數(shù)據(jù)信息的管理方法，從而滿足高職院校師生的檔案應(yīng)用需求，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的實用價值。
　　關(guān)鍵詞：高職;檔案管理;信息化
　　大數(shù)據(jù)時代為高職院校檔案管理工作提供新契機(jī)，高職檔案管理正在向著信息化的方向快速發(fā)展，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)圍繞著高職檔案管理的特征與現(xiàn)狀，總結(jié)高職檔案管理工作的有效策略，從而滿足高職院校發(fā)展需要。
　　1.高職檔案數(shù)據(jù)信息的現(xiàn)狀
　　1.1增長迅速
　　隨著高職院校教育教學(xué)改革的加快進(jìn)行，高職院校的數(shù)據(jù)信息含量不斷增加，高職院校的文件、聲像、實物與數(shù)據(jù)信息的數(shù)量以幾何級數(shù)向上增長，這使得高職檔案管理工作的壓力加大，高職需要完善信息化的檔案管理體系。
　　1.2分布廣泛
　　高職數(shù)據(jù)信息分布廣泛，而且普遍的存在著多源異構(gòu)特征。特別是在國家大力發(fā)展高職教育的情況下，高職數(shù)據(jù)信息的來源日益呈現(xiàn)多樣化，高職數(shù)據(jù)信息的類型也較為豐富，這些包括教學(xué)、后勤、管理、行政、黨務(wù)、財務(wù)的數(shù)據(jù)信息使得高職數(shù)據(jù)信息管理工作更加復(fù)雜多樣。
　　1.3低價值性
　　高職院校的數(shù)據(jù)信息來源多樣，面對復(fù)雜多樣的信息化環(huán)境，高職數(shù)據(jù)信息的價值含量相對較低，為了保持高職檔案數(shù)據(jù)信息的全面性，還要下大力氣維護(hù)高職數(shù)據(jù)的歷史價值，并且在利用的過程中還要進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)檢索，因此存在著高職數(shù)據(jù)信息量與價值不成正比問題。
　　2.高職檔案信息化管理問題
　　2.1檔案工作被邊緣化
　　高職院校有限的教學(xué)資源主要用于革新教學(xué)設(shè)備，豐富高職教學(xué)資源，以及與企業(yè)進(jìn)行互動化的實踐教學(xué)條件配置上，這使得高職院校對檔案管理的重視不足，沒能從高職檔案信息化的趨勢出發(fā)為高職檔案管理工作配置必要的軟硬件設(shè)備。還有的高職院校的檔案管理人才不足，現(xiàn)有的檔案管理人員不懂得信息化檔案管理操作方法，因此影響高職檔案管理工作的效率，不利于達(dá)到信息化檔案管理工作的具體要求。
　　2.2檔案管理方式落后
　　還有的高職院校的檔案管理方式落后，不少高職院校的檔案管理還停留在紙制檔案管理的階段，高職檔案管理沒能充分的運用信息技術(shù)提高檔案管理的效率，不能運用大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)進(jìn)行高職檔案信息的充分挖掘，也沒能圍繞著高職師生的需要進(jìn)行針對性的檔案數(shù)據(jù)信息資源的供給，當(dāng)前高職檔案信息化水平還有待提高，還要更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作理念，全面提高信息化環(huán)境下檔案管理有效性。
　　2.3安全防護(hù)技術(shù)不足
　　安全防護(hù)技術(shù)不足，高職院校信息化檔案管理系統(tǒng)的安全性相對較低，高職檔案在網(wǎng)絡(luò)空間運行時存在較大安全隱患，或者因為高職信息檔案的安全技術(shù)級別低，以及因為操作人員不掌握正確的信息化檔案操作方法，造成了大量的高職檔案信息冗余，以及高職檔案信息的違規(guī)操作問題，使得高職信息化管理不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)共享需要。
　　3.高職檔案信息化管理策略
　　3.1完善管理機(jī)制
　　提高高職檔案管理信息化建設(shè)水平，需要在大數(shù)據(jù)的理念下創(chuàng)新高職檔案管理機(jī)制，構(gòu)建新型的檔案管理工作模式，依靠標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度促進(jìn)高職檔案管理有序運行。首先，在大數(shù)據(jù)的理念下樹立大檔案觀，改變過去以文書檔案管理為主的思路，全面加強(qiáng)高職日常運行數(shù)據(jù)信息的收集力度，形成完善的高職院校、科研、后勤等部門的健全數(shù)據(jù)信息收集機(jī)制。其次，樹立以用戶為中心的檔案管理工作理念，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的全面開發(fā)，科學(xué)的挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價值，從而符合更多用戶的需求。第三，還要完善身份編碼機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)使用者身份的識別，從而在身份驗證的基礎(chǔ)上分配檔案應(yīng)用權(quán)限，達(dá)到對檔案集中管理，以及達(dá)到合理劃分檔案信息使用權(quán)限的目標(biāo)。
　　3.2建立共享平臺
　　提高檔案數(shù)據(jù)信息運用的有效性，還要高職院校搭建一個標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)信息的運行平臺，借助智能化的平臺實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的全面共享，滿足高職院校教育教學(xué)與日常管理工作對檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用需要。首先，為了有效的消除信息孤島，要求對高職院校的辦公系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、后勤保障系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而形成統(tǒng)一的高職檔案數(shù)據(jù)信息的運行平臺，在共享數(shù)據(jù)信息中心的管理下實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一供給和管理。其次，對高職院校的所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸類整理，開發(fā)優(yōu)質(zhì)的高職數(shù)據(jù)庫，從而加強(qiáng)高職各部門之間的數(shù)據(jù)信息的有效流通。第三，還要建立一個統(tǒng)一的門戶平臺，將各部分管理系統(tǒng)的軟件、數(shù)據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)資源有機(jī)的結(jié)合起來，形成統(tǒng)一的檔案管理工作平臺，形成一個優(yōu)質(zhì)的檔案信息入口，達(dá)到消除技術(shù)難關(guān)的目標(biāo)。
　　3.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)
　　提高檔案管理工作水平，有效滿足高職院校檔案管理安全性的需要，還要全面加強(qiáng)高職院校檔案管理的防護(hù)體系，在高職校園數(shù)據(jù)信息、機(jī)密文件、師生個人隱私不被泄露的基礎(chǔ)上全面提高高職檔案信息管理的有效性。首先，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不會挨次，全面加網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)工程的建設(shè)，提出具體的防護(hù)目標(biāo)，運用當(dāng)前較為流行的防火墻與入侵檢測系統(tǒng)進(jìn)行安全防范。其次，圍繞著信息技術(shù)向著云計算與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)共享的發(fā)展趨勢，全面加強(qiáng)高職院校網(wǎng)絡(luò)防護(hù)中心建設(shè)，從而在專業(yè)的安全測試、應(yīng)用交付控制器與數(shù)據(jù)庫實時監(jiān)控系統(tǒng)的輔助下完成檔案數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控工作，有效的提高高職院校檔案信息在網(wǎng)絡(luò)運行的安全級別。
　　3.4加強(qiáng)信息宣傳
　　提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職數(shù)據(jù)信息管理安全有效性，還要全面高職院校師生的信息化意識，注重通過信息技術(shù)有效的轉(zhuǎn)變高職院校師生應(yīng)用信息化檔案的意識。首先，加強(qiáng)高職院校師生參與高職檔案信息建設(shè)工作的力度，形成良好的宣傳教育氛圍，促進(jìn)高職院校師生積極配合相關(guān)檔案信息化的建設(shè)工作。其次，圍繞著高職院校師生對高職院校檔案使用的實際需求，明確智能化的管理模式和服務(wù)模式，以便達(dá)到信息資源配置合理化的目標(biāo)。第三，還要針對部分師生的信息化水平不高的問題進(jìn)行專門培訓(xùn)，提高高職院校師生對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效檢索的能力，從而解決高職院校檔案管理系統(tǒng)運行不暢和使用不足的問題。
　　結(jié)論：
　　大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理的主要問題在于信息化設(shè)備與運行體系的不足。因此應(yīng)當(dāng)完善高職檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制，創(chuàng)新高職檔案管理工作方法，著力加強(qiáng)高職檔案資源配置能力，從而滿足高職檔案管理現(xiàn)實需要。
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