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人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)

發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感恩親情 點擊:


  摘要:隨著信息時代的來臨,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正在悄然之間改變著社會生活的方方面面,對于高校人事檔案管理來說,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在著許多弊端,無論是保存還是管理方面都非常不方便。在人力資源管理視角下,進(jìn)行高校人事檔案信息化建設(shè),能夠?qū)崿F(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的管理,顯著地提高了工作效率和精確性,是符合現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。本文主要針對當(dāng)前高校人事檔案管理上存在的問題,提出針對性的解決措施,并給予合理化的改進(jìn)建議。
  關(guān)鍵詞:高校       人事檔案       人力資源管理       信息化
  中圖分類號:G 275.9   文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
  當(dāng)前,我們已逐漸步入信息時代,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展,讓高校人事檔案管理也開啟了一個全新的模式,利用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù),將資源優(yōu)化整合,能夠顯著地提高管理效率,因此實現(xiàn)信息化建設(shè)是高校人事檔案管理的必然趨勢。高校人事檔案記錄的是全體教職工的人事活動,以個人為單位而留存下來供以查閱的重要資料,客觀地展現(xiàn)了每個個體在不同階段的思想形態(tài)、工作表現(xiàn)、取得的成績等詳細(xì)情況,是組織在選拔人才過程中的主要參考依據(jù),具有重要的價值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,高校在很多領(lǐng)域都逐步實現(xiàn)了信息化建設(shè),然而在人事檔案管理上卻進(jìn)展緩慢,應(yīng)該加大對其的重視程度[1]。在人力資源管理的視角下,大力推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè),能夠顯著地提高績效考核的實效性、公平性,讓崗位和人員能夠更加契合,做到精準(zhǔn)定位。同時還有利于人事管理部門設(shè)計出符合實際,具有針對性的培訓(xùn)方案,激發(fā)人才的潛力;出臺合理化的激勵政策,做好人力資源的規(guī)劃,優(yōu)化現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu),并吸引更多的優(yōu)秀人才。因此,高校人事檔案管理應(yīng)該抓住發(fā)展機(jī)遇,全面落實信息化建設(shè),構(gòu)建起一個高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的管理體系,充分發(fā)揮其職能和效益。
  1人事檔案信息化建設(shè)存在的問題
  1.1對人事檔案信息化建設(shè)不夠重視,缺少標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
  人事檔案管理系統(tǒng)不單單具有信息查詢的功能,其實際效用更多體現(xiàn)在數(shù)字化服務(wù)的高效性和準(zhǔn)確性上,然而很多高校負(fù)責(zé)人對這項工作并不重視,將其定位在一個輔助性質(zhì)的工作。因為缺少足夠的重視,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展極為遲緩,相應(yīng)的資金投入也為之甚少,嚴(yán)重制約了其正常發(fā)展?梢哉f,檔案信息化建設(shè)并不是一個績效顯著的工作,可能在一段時間內(nèi)都看不到什么具體的成績,正是如此才更加受到冷落。實際上,人事檔案具有極高的保密性,并且應(yīng)用范圍有限,使用頻率也不高,這些原因都使得這項工作得不到重視。雖然我國于2008年就出臺了關(guān)于檔案信息化管理的具體辦法,但是由于這屬于新興領(lǐng)域,相關(guān)的管理經(jīng)驗并不足,所指定的規(guī)定并沒有具有實施細(xì)則,只有大致的方向和框架,更多地是起到導(dǎo)向作用。所以,各個單位只能在這一規(guī)定的指導(dǎo)下,結(jié)合自身實際情況指定本單位的管理規(guī)范,并沒有形成統(tǒng)一的模式,由于沒有標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)很難形成通用性,在后期數(shù)據(jù)交換、資源共享等方面都會產(chǎn)生不小的阻力,進(jìn)而對信息化建設(shè)造成了一定的阻礙。
  1.2人事檔案管理隊伍相對落后,科學(xué)管理程度差
  由于檔案工作總是默默無聞的,沒有什么地位,長久以來都沒有得到重視,對從業(yè)人員是一個很大的考驗,使得這個工作流動性比較強(qiáng),大部分素質(zhì)高且能力強(qiáng)的人才都想辦法調(diào)離了原有崗位,去尋求更大的發(fā)展平臺,導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)人才流失嚴(yán)重,只能不斷補(bǔ)充新人,整體素質(zhì)始終提高不上去。當(dāng)前,行業(yè)內(nèi)很多資深的管理人員,他們專業(yè)素養(yǎng)好,工作謹(jǐn)慎細(xì)致,但是卻對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所帶來的管理方式的改變,沒有很高的接受度,并且對信息化管理的安全性和有效性提出了質(zhì)疑[2]。隨著高校信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),大量新鮮血液進(jìn)入到檔案管理事業(yè)中,他們往往在計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)信息管理方面具有很強(qiáng)的專業(yè)性,但是卻缺少檔案管理的實踐經(jīng)驗,例如立卷、材料的分類整理方面,是需要在實踐中不斷摸索來積累經(jīng)驗的?傊,單一型的人才結(jié)構(gòu)已經(jīng)很難滿足今后人事檔案信息化建設(shè)的需求,現(xiàn)在更需要的是復(fù)合型人才,所以在新老交替的階段,需要充足的時間去過渡與融合,在一定程度上滯緩了行業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。
  1.3信息化服務(wù)對象單一,檔案安全較難保證
  高校人事檔信息化建設(shè)不僅僅是建立基本的查詢功能,更重要的是實現(xiàn)數(shù)字化服務(wù),然而現(xiàn)在其主要的服務(wù)對象是人事部門和相關(guān)的機(jī)構(gòu),并沒有針對教職工開放權(quán)限,若個人想要調(diào)取檔案信息,也需要在人事部門登記后,由專人來負(fù)責(zé)為其查詢,需要經(jīng)過一系列非常繁瑣的流程,整個查詢流程依然需要花費(fèi)大量時間,數(shù)字化服務(wù)的意義并沒有得到充分地體現(xiàn)。此外,完成人事檔案信息化建設(shè)之后,所有的檔案信息在通過申請后都可以利用網(wǎng)絡(luò)來查閱,這樣的模式固然大幅度地提升了工作質(zhì)量,為大家提供了便捷的服務(wù),但是所隱含的信息安全問題也不容忽視。怎樣才能更好地保護(hù)好檔案信息,保證個人信息的安全性,這是在建設(shè)后期尤為突出的問題,必須給予充分的重視。當(dāng)前,在保障數(shù)據(jù)信息安全方面,主要是對系統(tǒng)持續(xù)更新,并設(shè)置防護(hù)墻給予保護(hù),主要是依靠一些技術(shù)手段。然而大部分管理人員并不是專業(yè)的技術(shù)人員,并且很多人都沒有形成信息保護(hù)意識,當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)病毒十分強(qiáng)大,若管理人員處理不當(dāng),很容易對管理系統(tǒng)造成致命的打擊,甚至導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓,若使得系統(tǒng)中的信息流出,將造成很嚴(yán)重的影響,形成巨大的安全風(fēng)險[3]
  2高校人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略
  2.1重視人事檔案信息化建設(shè),實現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化
  高校應(yīng)該把人事檔案信息化建設(shè)作為整體發(fā)展戰(zhàn)略中的一部分,并建立與之相適應(yīng)的監(jiān)管措施,檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程,不可能在短時間內(nèi)取得成效,并且檔案信息內(nèi)容也在實時更新,無論是技術(shù)的升級,還是軟件的開發(fā)都需要大量的資金,不僅在觀念上要給予充分重視,還應(yīng)該劃撥一部分專門的資金用來硬件和軟件的建設(shè)。由于人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性,外界對其了解甚少,大部分人對這項工作的了解僅限于查詢各種相關(guān)信息以及人事資料的籌備,沒有意識到檔案信息化在人力資源管理中的價值,相關(guān)部門應(yīng)該多宣傳,加強(qiáng)全校師生的認(rèn)識,在日后的學(xué)習(xí)和工作中,能夠合理地使用,同時給予充分的理解和支持,對有關(guān)工作的開展盡量積極配合,提高信息系統(tǒng)的使用效率。其中建立完善的管理制度是保證人事檔案信息化建設(shè)的首要基礎(chǔ),要做到職責(zé)清晰,將責(zé)任落實到專人,按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,對電子資料和數(shù)字化信息分類歸檔,嚴(yán)格執(zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn),將檢查工作常態(tài)化,逐級把關(guān),確保所有的電子文件的準(zhǔn)確性、完整性。人事檔案信息管理系統(tǒng)的首要服務(wù)對象就是人事部門,它不僅僅可以提供檔案查詢與管理服務(wù),還可以具有更多的功能性,通過優(yōu)化整合當(dāng)下的資源,實現(xiàn)資源共享,形成兩個部門的共建,促進(jìn)共同發(fā)展,為人事部門在制定各項規(guī)定和政策時提供第一手資料,使其更加科學(xué)合理,為廣大教職工創(chuàng)建一個公平、透明的平臺。此外,還可以將兩個部門的管理系統(tǒng)融合起來,實現(xiàn)信息的對接,讓其具有報表打印、人員分析等更為實用的功能,實現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)。

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