提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略
發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 感恩親情 點擊:
【摘要】本文主要結(jié)合實際情況,首先分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題,然后論述了提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略,希望通過研究對同行有所幫助。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對策
信息化時代,信息資源更新?lián)Q代速度更加快速,每天會產(chǎn)生海量信息資源。而我國事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了全新變化,檔案數(shù)據(jù)、檔案數(shù)量也在明顯激增。事業(yè)單位的檔案作為個人信息的重要載體,在組織機構(gòu)中扮演著十分重要的角色,發(fā)揮著十分重要的影響作用。檔案管理工作已經(jīng)成為檢驗一個單位工作效率是否高超的重要標(biāo)志。而實現(xiàn)檔案管理信息化,不僅能夠提高檔案資源的利用效率,對有巨大價值的檔案材料進行有效保存保管,而且也是實現(xiàn)檔案管理部門現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn),因此要求檔案管理部門高度重視信息化建設(shè),針對現(xiàn)階段信息化建設(shè)存在的問題,采取有效措施,不斷提高檔案管理質(zhì)量和信息化水平,使事業(yè)單位的檔案管理工作向著現(xiàn)代化信息化方向發(fā)展。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
。ㄒ唬⿲I(yè)信息化人才缺乏。事業(yè)單位檔案管理人員作為檔案管理的主體,其整體工作素質(zhì)和信息化水平對確保整體管理質(zhì)量發(fā)揮著不可替代的作用。但從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素質(zhì)來看,工作人員多數(shù)不是從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才,缺乏一定的專業(yè)化能力,而且檔案管理隊伍老齡化嚴(yán)重,信息化意識不強。由于對工作隊伍技能培訓(xùn)力度不足,使得整個工作隊伍缺乏專業(yè)水平,知識結(jié)構(gòu)不完善,與現(xiàn)代檔案管理工作要求越來越不適應(yīng),更不能滿足經(jīng)濟社會發(fā)展的需求。此外,很多工作人員對工作認識不足,具體表現(xiàn)在工作中,檔案材料收集不科學(xué),工作不積極,不能做到精益求精,檔案管理工作敷衍了事,只是檔案資料的收集整理,沒有盡職盡責(zé),不能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處,嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和工作秩序。
。ǘ┦聵I(yè)單位檔案管理改革機制缺乏時代性。目前,事業(yè)單位在改革過程中,對檔案管理改革研究較少,相應(yīng)改革機制與現(xiàn)階段對事業(yè)單位檔案管理要求極不相適應(yīng)。新時期,隨著我國經(jīng)濟不斷向著深水區(qū)和常態(tài)化方向發(fā)展,未來國家在經(jīng)濟建設(shè),各項事業(yè)發(fā)展過程中,面臨很多不確定性,面對這些不確定性,做好事業(yè)單位檔案管理工作,能夠確保相關(guān)部門利用有價值的信息材料,分析當(dāng)前形勢,從而更好地攻克難題,向前發(fā)展。目前我國教育領(lǐng)域企業(yè)和社會發(fā)展動態(tài),革新了人才培養(yǎng)模式,確保人才培養(yǎng)更好,與社會相貼合,培養(yǎng)一大批專業(yè)優(yōu)秀的人才,以適應(yīng)不同領(lǐng)域的專業(yè)需求,整個人才市場向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化方向發(fā)展。而事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部還沒有建立與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理機制,不能夠很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟改革發(fā)展要求,與社會發(fā)展存在一定差距。事業(yè)單位檔案管理部門對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還存在一定認知差距,不能夠積極應(yīng)用先進的技術(shù)設(shè)備,工作效率低下。由于工作意識不強,改革機制和時代不相適應(yīng),給檔案管理信息化建設(shè)帶來了巨大負面影響。
。ㄈ┦聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范,F(xiàn)階段,各個事業(yè)單位高度重視檔案管理信息化建設(shè),但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中,多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一,系統(tǒng)兼容性、適應(yīng)性較差,難以利用同一個部門的檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容越來越多,工作流程越來越復(fù)雜,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題,制約了檔案信息化電子化進程,使得檔案資源難以實現(xiàn)共享,降低了檔案的利用效率,不能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
(四)事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待進一步提高。目前,很多部門在開展檔案管理的過程中,并不能將信息化技術(shù)應(yīng)用其中,重大檔案信息材料、信息資源在收集、登錄、登記過程中很難實現(xiàn)信息化操作和信息化記錄,依然采用人工手段利用紙質(zhì)方式來收藏。這種工作模式,增加了工作人員工作量的同時增加了收藏難度,也給檔案查詢利用帶來很大難度。因此,為了進一步提高檔案利用效率和管理水平,就要求事業(yè)單位高度重視檔案信息化建設(shè),逐步完善信息化系統(tǒng)和平臺。
二、提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略
(一)強化檔案管理培訓(xùn),實現(xiàn)檔案信息化和傳統(tǒng)檔案管理有效結(jié)合,F(xiàn)階段,我國事業(yè)單位檔案管理工作依然采用人工模式操作,檔案管理水平和管理效率一直難以提升。面對這種情況,要求提高事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新能力,重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用,逐步將檔案管理工作向著信息化方向推進。為了加速信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,檔案管理部門應(yīng)該重視對管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)教育。但由于現(xiàn)階段檔案管理部門管理人員專業(yè)知識較為落后,專業(yè)技能較低,知識更新速度較慢,對計算機信息化操作掌握程度不足,只有少數(shù)一部分檔案管理人員懂得更高級的電腦知識和操作技能。為了有效解決上述問題,提高檔案工作效率,降低人為差錯產(chǎn)生,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視對現(xiàn)有工作隊伍進行定期培訓(xùn),逐步完善檔案管理工作,提高工作效率。
。ǘ淞F(xiàn)代化檔案管理意識。進入新世紀(jì)以來,我們逐漸步入信息社會,各種新思想、新觀念不斷涌現(xiàn),各種高新技術(shù)的出現(xiàn),改變了我們傳統(tǒng)的工作模式和生活模式。隨著以計算機、互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展,檔案管理工作也需要及時轉(zhuǎn)變工作意識,與時俱進,尋找各種有效的途徑來不斷優(yōu)化檔案管理工作。為了有效促進現(xiàn)代檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展,更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息社會對檔案管理工作提出的要求,必須要求檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展意識,積極開展事業(yè)單位檔案工作的電子化一體化建設(shè),改變過去傳統(tǒng)的人工檔案管理模式,推動事業(yè)單位檔案管理工作向著信息化和現(xiàn)代化方向發(fā)展,促使事業(yè)單位檔案管理人員更加注重運用新技術(shù)、新手段、新方法來管理檔案。
(三)提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變工作意識,結(jié)合單位實際情況,從實際出發(fā),注重提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺,構(gòu)建完善的信息平臺,能夠方便檔案信息的檢索,實現(xiàn)檔案檢索的高效化,便捷化,從而提高檔案管理工作效率。在信息化建設(shè)進程中,相關(guān)部門應(yīng)該增加宣傳力度,不斷擴大影響力,強化學(xué)習(xí),積累工作經(jīng)驗,把提高信息化平臺的適用率、推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作去抓。同時,在事業(yè)單位檔案管理信息化平臺建設(shè)過程中,還需要構(gòu)建統(tǒng)一的、實用性的軟件和硬件設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理工作的重點在于儲存好檔案,利用好檔案,使檔案的受損程度降低到最小程度,保留最大的真實性。為此就需要我們完善軟件和硬件系統(tǒng),確保系統(tǒng)的兼容性,信息傳輸過程中,保證信息識別、數(shù)據(jù)傳輸不存在故障,能夠?qū)崿F(xiàn)自動檢索。各個事業(yè)單位應(yīng)該進一步加強溝通,盡快使用統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化辦公設(shè)備和工作系統(tǒng),并加強與國內(nèi)外軟件硬件企業(yè)的有效溝通聯(lián)系,打造屬于事業(yè)單位的檔案管理信息化操作系統(tǒng),高效處理信息數(shù)據(jù)。
。ㄋ模(gòu)建完善的檔案管理制度。通過構(gòu)建完善的檔案管理制度對檔案管理行為、管理工作流程作出約束,促進檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。事業(yè)單位管理部門應(yīng)該結(jié)合本單位檔案管理實際,制定具有可操作性的檔案管理制度,并將檔案信息化建設(shè)納入考核指標(biāo),通過制定完善的獎懲措施,激勵檔案管理人員積極應(yīng)用信息化技術(shù)。通過構(gòu)建完善的檔案管理制度,有利于提高檔案信息化管理的質(zhì)量,提高工作人員的工作熱情和積極性。
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