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淺析人事檔案的查閱管理工作

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 感恩親情 點(diǎn)擊:


  摘要:在干部人事管理過(guò)程中,人事檔案是十分重要的,它是組織、人事、勞資的重要依據(jù),也是人力資源部門(mén)在人事管理活動(dòng)中所形成的能夠反映人事管理活動(dòng)的真實(shí)憑證,因而,人事檔案能夠在一定程度上真實(shí)、準(zhǔn)確地記載和反映人事管理部門(mén)的人員經(jīng)歷、干部的德能勤績(jī)和個(gè)人以往的歷史表現(xiàn)。人事檔案是干部管理、使用、選拔和考核的真實(shí)記錄與參考依據(jù)。對(duì)此,本文分析研究了人事檔案管理的基本情況,尤其是對(duì)于人事檔案的查閱管理工作進(jìn)行了相關(guān)的分析研究。
  關(guān)鍵詞:人事檔案管理 人事管理活動(dòng) 人事檔案查閱 檔案管理
  人事管理是組織人事部門(mén)一項(xiàng)十分重要的工作,在人事管理活動(dòng)中,如何更好地對(duì)人事檔案進(jìn)行必要的管理,使之能夠地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)是值得研究的。檔案是歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄,也是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)有效證明。人事檔案是對(duì)于人才的使用、管理與提拔都具有特別重要的意義,因此,我們從人事檔案管理工作的查閱入手,對(duì)于人事檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析研究。
  一、人事檔案管理情況的概述
  人事檔案是人事管理活動(dòng)中必不可少的工作內(nèi)容,人事檔案管理主要來(lái)源于一定單位的人事管理活動(dòng)。我們所說(shuō)的人事,并不是指我們?nèi)粘9ぷ骱蜕钪兴f(shuō)的人和事,而主要是指我們?cè)诟刹咳耸鹿芾砘顒?dòng)中用人以治事,用人以管事,使人財(cái)物得到合理的搭配和組合。人事檔案就是國(guó)家在治理社會(huì)過(guò)程中,如何用人治事,通過(guò)檔案的利用為用人提供真實(shí)憑據(jù)。比如說(shuō),為了解干部職工的基本工作和生活情況,便于組織人事部門(mén)對(duì)干部進(jìn)行管理和選拔任用,有時(shí)會(huì)特別布置干部職工填寫(xiě)履歷表、登記表以及自傳等等。人事檔案同時(shí)也是對(duì)干部職工進(jìn)行鑒定、考核和民主評(píng)議,形成鑒定證書(shū)的考核材料;在用人過(guò)程中,形成錄用、定級(jí)、調(diào)資、任免、升遷、獎(jiǎng)勵(lì)等方面的各種文字、表格、聲像和電子文件材料等。
  二、人事檔案的查閱和管理活動(dòng)
  人事檔案的內(nèi)容涉及到黨和國(guó)家的機(jī)密,也涉及到干部職工個(gè)人的隱私,在日常人事管理活動(dòng)中,我們?cè)诓殚喓徒栌萌耸聶n案的過(guò)程中,要對(duì)檔案進(jìn)行管理,這樣一來(lái),既要滿(mǎn)足組織、人事、勞動(dòng)工作和其他方面的利用需求,又要充分發(fā)揮人事檔案在人事管理活動(dòng)中的地位的作用。使人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用,又要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家和省市縣人事檔案的保密法則,遵守國(guó)家的法律法規(guī)以及規(guī)章制度,保證人事檔案的完整和安全,防止人事檔案失密和泄密。
 。ㄒ唬┤耸聶n案查閱的原則和范圍。加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理,在查閱人事檔案時(shí),要堅(jiān)持寬嚴(yán)適度,內(nèi)外有別,靈活掌握,便于利用的原則,使人事檔案服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。就人事檔案的利用者來(lái)講,由于人事檔案在人事管理活動(dòng)中處于十分重要的地位,但是因?yàn)闄n案就是為組織、人事、勞動(dòng)部門(mén)等服務(wù)的,因而在其利用檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)從寬,面反之對(duì)于其他部門(mén)在利用人事檔案時(shí)則應(yīng)當(dāng)相對(duì)從嚴(yán)一些。從目前人事檔案的利用范圍來(lái)說(shuō),在利用的時(shí)候?qū)τ谛枰母刹炕蛘呤窍嚓P(guān)的專(zhuān)家學(xué)者以及有影響的知名人士可以提供方便。對(duì)于機(jī)要人員的人事檔案使用情況,根據(jù)具體情況需要從嚴(yán),審批手續(xù)要嚴(yán)格,相反對(duì)于其他的人事檔案,利用范圍可以適當(dāng)從寬。
 。ǘ┤耸聶n案查閱的基本要求。在進(jìn)行人事管理活動(dòng)中,查閱人事檔案必須符合查閱的相關(guān)規(guī)定:比如說(shuō)查閱黨委組織部門(mén)的人事檔案必須是中共黨員,查閱人事檔案必須有組織、人社或者是相關(guān)部門(mén)完備的信件;其他部門(mén)查閱人事檔案則要按照人事部門(mén)或者是相關(guān)管理部門(mén)的要求進(jìn)行查閱,不能隨便進(jìn)行查閱,必須持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的正式查檔介紹信,以及查閱人事檔案的相應(yīng)審批表;按照要求查閱人員不得自行隨便查閱本人及其親屬的檔案;沒(méi)有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),任何人不得查閱同級(jí)人員的相關(guān)檔案,在使用管理上要求下級(jí)人員不能查閱上級(jí)人員的人事檔案;本單位組織部門(mén)和人事部門(mén)沒(méi)有同意也不能夠查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)人的檔案;人事檔案要有查閱介紹信或者是審批表,并且要按照審批表中提到的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查閱,其他所要調(diào)閱的內(nèi)容拒絕提供。
  (三)人事檔案的查閱程序和手續(xù)。在審批表或者是介紹信中,應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明查何人檔案、理由、內(nèi)容以及查檔人姓名、單位、職務(wù)、政治面貌等。查閱時(shí),要摘抄或者復(fù)制檔案材料的,要說(shuō)明理由。人事部門(mén)在接到介紹信或者審批表時(shí),應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核并查看相關(guān)證件,看查檔理由是否充分,查閱內(nèi)容是否屬于利用范圍,手續(xù)是否完備齊全,然后決定該不該提供利用,提供哪一部分檔案,提出處理意見(jiàn)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。提供利用時(shí),將審批表或者介紹信留下,辦理好借閱手續(xù)后,才能把檔案交給借閱者閱覽。
 。ㄋ模┏鼍咦C明和復(fù)制檔案材料的手續(xù)。在人事檔案的查閱過(guò)程中,利用者須索取和出具人事檔案內(nèi)容的證明材料,同時(shí)也要按照人事部門(mén)的相關(guān)要求,履行必要的手續(xù)和證明。按照相應(yīng)的要求,凡是符合調(diào)查證明材料范圍的縣級(jí)組織和人事部門(mén),或者說(shuō)相當(dāng)于縣級(jí)以上黨委組織、人事、勞動(dòng)和公安等部門(mén)的時(shí)候,人事檔案管理部門(mén)就可以根據(jù)相關(guān)的需要,給予適當(dāng)?shù)那闆r下出具證明材料,經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后,加蓋公章,然后登記發(fā)出或者直接交給利用者。人事檔案材料不能隨便進(jìn)行復(fù)制,如果確實(shí)需要,先由利用者提出申請(qǐng),說(shuō)明復(fù)制的內(nèi)容和形式,手抄、復(fù)印以及攝影等,份數(shù)和用途,經(jīng)過(guò)人事部門(mén)審批核準(zhǔn)后,方可復(fù)制。復(fù)制品要按照人事檔案管理中的原件一樣,與原件內(nèi)容一致,在必要情況下可以對(duì)其注明檔案材料的出處,復(fù)制日期并加蓋公章,以示負(fù)責(zé)。查閱人事檔案要注意以下幾條:一是要了解員工的具體情況,適宜與本人見(jiàn)面的,可直接建議采訪(fǎng)本人,一般不得查閱人事檔案;二是跨單位、跨系統(tǒng)查閱人事檔案,除持完備手續(xù)的介紹信或者審批表以外,還必須經(jīng)過(guò)人事檔案部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);三是子女或者是直系親屬入黨、入團(tuán)、入學(xué)、參軍、提干、招干、招工或者出國(guó)等進(jìn)行審查,需要了解父母和親屬情況的,按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行,由員工所在單位的管理部門(mén)提供具體的情況,一般不必查閱本人檔案;四是查閱本人檔案,只許在指定的閱檔室進(jìn)行,不準(zhǔn)攜帶出室外。查閱檔案時(shí),不準(zhǔn)議論檔案內(nèi)容、泄露和向外公布檔案內(nèi)容。借出的檔案,要妥善保管,嚴(yán)格保密,不得讓無(wú)關(guān)人員翻看,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制。凡是違反規(guī)定者應(yīng)當(dāng)視情節(jié)輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按照違反《中華人民共和國(guó)檔案法》進(jìn)行處理。
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