摘要：LY煙葉基地為一地市級(jí)煙草公司下屬的煙葉種植基地管理機(jī)構(gòu)，是煙葉配套物資、煙草物流配送物資收發(fā)存業(yè)務(wù)的主要發(fā)生地。目前，LY煙葉基地的煙用物資管理過(guò)程中存在三大問(wèn)題：一是缺乏適應(yīng)基地單元實(shí)踐的煙用物資內(nèi)部控制制度；二是約定俗成的業(yè)務(wù)程序中存在有人員分工不明確、驗(yàn)收流于形式以及簽字不完整；三是原始單據(jù)不統(tǒng)一、不完整、不規(guī)范；導(dǎo)致了煙用物資的差錯(cuò)率較高。為此，經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)期全面調(diào)查后提出了三大問(wèn)題的解決措施，按照不相容原則設(shè)置高效的煙用物資管理崗位；規(guī)范煙用物資流轉(zhuǎn)所需單據(jù)、填制辦法；以揚(yáng)棄原則制定煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務(wù)的SOP并形成看板。
　　關(guān)鍵詞：煙用物資；內(nèi)部控制制度；不相容職務(wù)；SOP
　　中圖分類號(hào)：F27
　　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.10.017
　　1引言
　　根據(jù)《國(guó)家煙草專賣局中國(guó)煙草總公司關(guān)于印發(fā)煙用物資采購(gòu)管理規(guī)定的通知》（2010年389號(hào)）第三條規(guī)定，煙用物資包括卷煙材料，煙葉配套物資，煙草物流配送物資。其中與煙葉基地有關(guān)的主要是后兩者。其中煙葉配套物資是指用于煙葉生產(chǎn)與加工的各種生產(chǎn)性物資，如育苗物資（種子、基質(zhì)、營(yíng)養(yǎng)液、漂浮盤(pán)、托盤(pán)、大中棚膜、池膜等）、化肥（專用基肥、專用追肥、提苗肥、鉀肥等）、農(nóng)藥（除草劑、殺蟲(chóng)劑、殺菌劑、病毒制劑、抑芽劑等）、農(nóng)膜、烤房物資（爐門(mén)、爐條、爐膛材料、散熱材料、風(fēng)機(jī)、自控設(shè)備等）、預(yù)檢物資等（預(yù)檢封簽、預(yù)檢封帶等）。煙草物流配送物資是指煙草制品儲(chǔ)藏運(yùn)輸過(guò)程中所需的各種物資，如煙葉包裝物資（麻片、打包繩、縫包線等）。作為基層煙葉基地，煙葉種植面積廣，煙農(nóng)分散，煙用物資流轉(zhuǎn)金額大，因此煙用物資的管理不可避免地面臨不少挑戰(zhàn)。
　　2目前煙葉基地?zé)熡梦镔Y收發(fā)（售）存內(nèi)控中存在的問(wèn)題
　　目前LY煙葉基地沒(méi)有煙用物資的采購(gòu)權(quán)，只有流轉(zhuǎn)過(guò)程收、發(fā)、存、售業(yè)務(wù)。流轉(zhuǎn)過(guò)程中牽涉的主體包括公司煙用物資中心總站、五大基地單元、煙農(nóng)、育苗棚以及育苗實(shí)驗(yàn)基地。在具體的流轉(zhuǎn)過(guò)程中暴露不少問(wèn)題。
　　2.1缺乏適應(yīng)基地單元實(shí)踐的煙用物資內(nèi)部控制制度
　　煙葉基地單元是煙用物資的最主要的管理部門(mén)，除采購(gòu)之外，煙用物資的簽收、保管、銷售、耗用都發(fā)生在基地單元。LY煙草公司每年幾千萬(wàn)的煙用物資在五個(gè)基地流轉(zhuǎn)，所以嚴(yán)格規(guī)范基地單元煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)部控制制度至關(guān)重要。
　　遺憾的是，目前還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)成文的基地單元煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)部控制制度。2012年湖南省煙草專賣局（公司）發(fā)布了市州局（公司）核算流程及其說(shuō)明，涵蓋物資采購(gòu)、物資銷售、無(wú)償耗用、物資盤(pán)底四個(gè)環(huán)節(jié)。這個(gè)試行的文件不是直接針對(duì)煙葉基地單元設(shè)計(jì)的，與煙葉基地的實(shí)際情況有較大的偏差，主要表現(xiàn)如下：（1）業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)與基地不一致，基地單元沒(méi)有煙用物資采購(gòu)權(quán)；除銷售、生產(chǎn)領(lǐng)用外，基地單元還有內(nèi)部調(diào)撥、銷售退回、生產(chǎn)領(lǐng)用再退回的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（2）規(guī)定的流轉(zhuǎn)單據(jù)不全而且與基地單元現(xiàn)用的不一致，也未提供文件建議的單據(jù)的參考格式及填制要求。如“錄入銷售出庫(kù)單”活動(dòng)描述成“會(huì)計(jì)根據(jù)物資領(lǐng)用單，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)煙用物資模塊中新增銷售出庫(kù)單”，基地銷售的實(shí)際情況是煙農(nóng)憑繳款書(shū)及提貨單提貨，委派會(huì)計(jì)匯總銷售單連同提貨單和繳款書(shū)報(bào)財(cái)務(wù)入賬。出庫(kù)單僅僅在育苗、試驗(yàn)、收煙領(lǐng)用時(shí)使用。（3）關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制措施缺乏可操作性，沒(méi)有利用不相容職務(wù)間的相互監(jiān)督、相互核對(duì)來(lái)保證原始單據(jù)的正確性�；�于此，該文件無(wú)法指導(dǎo)和規(guī)范基地單元的煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務(wù)。
　　2.2目前約定俗成的業(yè)務(wù)程序有漏洞
　　主要表現(xiàn)在如下方面：（1）人員分工不明確；目前基地單元的工作崗位主要有五種：基地單元負(fù)責(zé)人、委派會(huì)計(jì)、倉(cāng)庫(kù)保管、電腦操作和后勤（與煙用物資管理關(guān)系較小，下文不再闡述）。在煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務(wù)中，需要有三個(gè)不相容職務(wù)，分別是管賬的會(huì)計(jì)崗、管實(shí)物的倉(cāng)庫(kù)保管崗，還有驗(yàn)收崗。這三個(gè)崗位該做什么、不該做什么，目前沒(méi)有成文的崗位職責(zé)要求。目前五個(gè)基地單元，有的有電腦操作崗，有的沒(méi)有。電腦操作員該不該有，其職責(zé)是什么，在煙用物資管理中承擔(dān)什么責(zé)任，沒(méi)有明確。（2）無(wú)實(shí)質(zhì)上的驗(yàn)收；雖然目前有“煙用物資驗(yàn)收單”，由委派會(huì)計(jì)根據(jù)倉(cāng)管員的“煙用物資簽收單”編制，分別要求驗(yàn)收單位、驗(yàn)收人簽字，問(wèn)題有兩個(gè)：驗(yàn)收能否由委派會(huì)計(jì)擔(dān)當(dāng)？實(shí)際上有沒(méi)有驗(yàn)收？課題組實(shí)地調(diào)查的結(jié)果顯示，沒(méi)有真正的驗(yàn)收。原因有很多，關(guān)鍵是不知誰(shuí)驗(yàn)收，該在什么時(shí)候驗(yàn)收。（3）簽字不完整，如驗(yàn)收、提貨、復(fù)核等環(huán)節(jié)均存在簽字不完整的情況，有單據(jù)設(shè)計(jì)不合理的問(wèn)題、有職責(zé)未要求的問(wèn)題，也有疏忽的問(wèn)題。
　　2.3目前所采用的原始單據(jù)設(shè)計(jì)不合理
　　目前所使用的單據(jù)，包括自制的和外來(lái)的，一共有11種，分別是：貨運(yùn)單（外來(lái)原始憑證）、原煙科商品調(diào)撥單、原煙科商品結(jié)算單、煙用物資簽收單、煙用物資驗(yàn)收單、出庫(kù)單、入庫(kù)單、煙用物資耗用（損耗）報(bào)告單、煙用物資提貨單（一式四聯(lián)）、煙用物資提貨單（一式兩聯(lián)）、煙用物資實(shí)存表。這些單據(jù)存在如下問(wèn)題：
　　不統(tǒng)一，如提貨單有兩種，一式四聯(lián)和一式兩聯(lián)，而且表頭分別是煙需物資和煙用物資。有的基地單元使用“套餐肥料明細(xì)表”、有的基地單元?jiǎng)t使用“肥料提貨單”。
　　不規(guī)范，表現(xiàn)在兩方面。一是格式不規(guī)范，如提貨單沒(méi)有預(yù)留提貨人簽字處，簽收單沒(méi)有預(yù)留驗(yàn)收人簽字處，如入庫(kù)單設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)、記賬、倉(cāng)庫(kù)主管、采購(gòu)等設(shè)計(jì)簽章卻沒(méi)有相應(yīng)的崗位，物資耗用（損耗）報(bào)告單預(yù)留的監(jiān)盤(pán)沒(méi)有相應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；如煙用物資損耗應(yīng)該在盤(pán)點(diǎn)的基礎(chǔ)上確認(rèn)，所以應(yīng)該使用盤(pán)點(diǎn)表而不是損耗表。二是使用不規(guī)范，如出庫(kù)單、入庫(kù)單一般情況下配套使用，記錄適應(yīng)各種情況的材料物資的出入庫(kù)行為。但目前各基地單元的出庫(kù)單用于育苗、試驗(yàn)、收煙等生產(chǎn)環(huán)節(jié)領(lǐng)用的煙用物資以及無(wú)償調(diào)撥的煙用物資，入庫(kù)單卻僅用于銷售退回的實(shí)物入庫(kù)。那育苗多領(lǐng)用的退回倉(cāng)庫(kù)用填什么單據(jù)呢？如果要匯總育苗領(lǐng)用的煙用物資則還得先挑選出庫(kù)單，剔除其他用途的出庫(kù)。

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