淺析醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實現(xiàn)途徑
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感悟愛情 點擊:
[摘 要]隨著科學技術(shù)的發(fā)展,各行業(yè)開始將計算機技術(shù)引入內(nèi)部人事管理,醫(yī)療行業(yè)也不例外,通過將信息化建設(shè)和信息化管理引入醫(yī)院檔案管理,不但能提升工作效率,還能推動醫(yī)院健康發(fā)展。本文首先分析了醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀,然后分析了人事檔案信息化的意義,最后總結(jié)了人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實現(xiàn)途徑。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;人事檔案;信息化建設(shè);信息化管理;實現(xiàn)途徑
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.075
[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2018)14-0-02
醫(yī)院作為服務(wù)性機構(gòu),建立時間越長人事檔案信息越多,管理問題也就越突出,因此需加強對人事制度改革。與此同時,醫(yī)院還要在人事檔案管理中合理使用信息化技術(shù),有利于提高人事檔案管理質(zhì)量和效率,促進醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 模式方法落后
在信息技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)階段,部分醫(yī)院在對人事檔案進行管理時仍使用傳統(tǒng)的管理模式,不但影響人事檔案的管理質(zhì)量,還無法滿足現(xiàn)代化的醫(yī)療環(huán)境需求。人事檔案管理多為靜態(tài)形式,未將信息技術(shù)引入其中,嚴重制約著人事檔案管理的發(fā)展。
1.2 更新緩慢,利用率低
隨著醫(yī)院建立時間的延長,工作人員和就診患者一般會越來越多,導致檔案資料持續(xù)增加,然而由于檔案管理中未使用信息技術(shù),會延緩檔案信息的更新速度。并且,由于部分管理者并不重視人事檔案管理,導致出現(xiàn)新情況后無法及時使用檔案信息,降低了人事檔案的利用率。
1.3 容易丟失
目前,在醫(yī)院的人事檔案管理中,內(nèi)容造假或缺失現(xiàn)象很多,從而會影響人事檔案資料的完整性和真實性。由于人事檔案管理中對檔案不夠重視,前期投入不足,導致無法采購新型設(shè)備和引進新技術(shù),進一步造成人事檔案收集不夠準確和完整,甚至部分管理者在使用檔案時還出現(xiàn)失真現(xiàn)象,降低了檔案的有效性。另外,人事檔案管理人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也有待提高,整理能力不足就會使檔案資料出現(xiàn)大量的虛假信息,會影響人事檔案的可信度。
2 醫(yī)院人事檔案信息化的意義
醫(yī)院人事檔案是一種原生的信息資源,對醫(yī)院內(nèi)部人員調(diào)動、管理決策有著重要影響。人事檔案信息化管理的實現(xiàn),是新形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求,隨著近年人力資源管理理念的深入,醫(yī)療體系得以改革,逐漸體現(xiàn)出人事檔案管理的作用。加快信息化建設(shè),不但能充分發(fā)揮人事檔案的作用,還能提高利用率。因此,加強人事檔案信息化管理非常重要。
借助醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的檔案工作平臺,不但能及時發(fā)布、傳遞和加工檔案資源,還能共享檔案資源,減少工作人員的工作量,提升檔案信息的時效性。與此同時,醫(yī)院還可使用一體化的系統(tǒng),借助有效的權(quán)限管理,構(gòu)建電子式的查詢系統(tǒng),能夠節(jié)約醫(yī)院的物力資源、人力資源,還可將人事檔案存儲于軟盤、優(yōu)盤中,減小了檔案所占據(jù)的空間。此外,醫(yī)院還可選用合理、高效的管理系統(tǒng),預防信息外泄,提高管理水平。
3 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實現(xiàn)途徑
轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式和手段,使用計算機對人事檔案進行管理,能高效地分析、存儲、查詢檔案信息,為管理人員提供全面、準確的信息資源,有利于構(gòu)建開放性的信息系統(tǒng),能夠充分發(fā)揮檔案資源的作用。
3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式
要想推動人事檔案信息化發(fā)展,管理者要在分析醫(yī)院現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式,提高檔案信息的利用率。首先,轉(zhuǎn)變以往的管理理念,樹立新的服務(wù)意識,提高工作主動性和積極性。在實際工作中,管理人員、相關(guān)工作人員都要重視檔案信息,提高檔案的利用率。信息化背景下,人事檔案信息化管理已成為主要的發(fā)展方向,要想實現(xiàn)該目標,就要在現(xiàn)代化的管理理念下管理人事檔案。無論是人事檔案的管理形式還是來源,都會在時代的發(fā)展中發(fā)生變化,要想加強人事檔案管理就要對管理模式進行創(chuàng)新。從當前的檔案管理來看,主要為電子資料載體、紙質(zhì)檔案,僅使用傳統(tǒng)的管理模式和手段已無法滿足需求,而新載體的出現(xiàn)從某種程度上推動了管理模式轉(zhuǎn)變。其次,服務(wù)是人事檔案管理的屬性之一,因此管理人員要增強自身的服務(wù)意識,保證檔案信息的真實性、完整性。醫(yī)院發(fā)展中出現(xiàn)異常時,管理人員要及時參考人事檔案進行處理,特別是現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下,更是要加強檔案管理,便于充分發(fā)揮檔案信息的價值,為開展日后工作提供保障。最后,在醫(yī)院的人事檔案管理中,檔案管理室、科室使用的是不同的模式,傳統(tǒng)的管理模式比較呆板,故而需創(chuàng)新管理模式,實現(xiàn)資源共享,提升人事檔案管理水平。
3.2 加大人才培養(yǎng)力度
人事檔案管理需要復合型、高素質(zhì)的人才,除要掌握專業(yè)的管理知識外,還要具備計算機知識、外語知識,更要在實際工作中遵守相關(guān)標準和法律。但是從當前的人事檔案管理工作來看,工作人員普遍存在學歷低、信息化素養(yǎng)低、管理知識缺乏等問題,因此需加大對管理人員的培訓力度,以此提升工作能力和知識水平。同時,醫(yī)院還要引進優(yōu)秀人才,適當提高工資報酬,讓他們能夠在自身崗位發(fā)揮價值。
3.3 細化信息化建設(shè)的分析框架和制度框架
在人事檔案信息化建設(shè)中,管理人員需要借助計算機的分析和處理功能,對人事檔案中的數(shù)據(jù)進行處理,便于提高檔案信息的處理效率,保證數(shù)據(jù)分析的精準度。在加強人事檔案信息化建設(shè)時,首先要滿足寬帶化需求,在原有的管理中心、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上,借助計算機辦公為信息化建設(shè)提供足夠的物質(zhì)支持。另外,還要基于自身情況開發(fā)數(shù)據(jù)庫軟件,明確分項的錄入和標注相關(guān)信息,盡可能提高存儲能力和相應軟件的可行性,利用行之有效的分析能力提升管理水平。
以往的人事檔案管理中,其模式多為人工管理,時間長、工作量大,再加上多反復性工作,降低了工作效率。此外,人工處理也無法及時傳遞和分享信息,導致運行流程缺失。而完善信息化管理機制,能在保證管理效率和質(zhì)量的同時,建立規(guī)范化的制度框架。由此可見,要想實現(xiàn)信息化管理,就要合理使用網(wǎng)絡(luò),根據(jù)醫(yī)院實際建立管理制度和條款,在充分發(fā)揮信息管理效能的情況下,優(yōu)化處理策略,強化信息化管理機制的約束性,以此實現(xiàn)最終的管理目標。
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