交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案管理的信息化建設(shè)研究
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 感悟愛(ài)情 點(diǎn)擊:
摘 要:人事檔案是交通運(yùn)輸部門(mén)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ),在人力資源管理工作中發(fā)揮著重要的作用。認(rèn)清人事檔案對(duì)交通運(yùn)輸部門(mén)的重要性,了解和分析交通運(yùn)輸管理部門(mén)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題,采用有效的措施推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè),對(duì)新時(shí)期交通運(yùn)輸部門(mén)的管理具有重要的價(jià)值。
關(guān)鍵詞:交通運(yùn)輸部門(mén);人事檔案管理;信息化建設(shè)
1 引言
人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,是記錄人生軌跡的重要依據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,交通運(yùn)輸部門(mén)越來(lái)越重視人事管理工作,而作為人事管理工作基礎(chǔ)的人事檔案管理,亦成為交通運(yùn)輸部門(mén)工作創(chuàng)新和改革的重要組成部分。信息化建設(shè)是當(dāng)前完善人事檔案管理的創(chuàng)新路徑,不僅可以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率,保證人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性,而且對(duì)推動(dòng)交通運(yùn)輸部門(mén)的可持續(xù)健康發(fā)展具有十分重要的意義。
但是,從當(dāng)前交通運(yùn)輸部門(mén)的整體管理發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看,其人事檔案管理信息化建設(shè)依然受到多種因素的制約,進(jìn)程緩慢,并且存在一些問(wèn)題,因此,為了提高人事檔案管理信息化水平,就必須不斷探究加強(qiáng)信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑。
2 交通運(yùn)輸業(yè)人事檔案的重要性分析
2.1 人事檔案是員工身份的重要憑證
人事檔案收存員工的履歷、自傳、考評(píng)、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料,因此,它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史,能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容,總之,人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù),能概括地反映員工個(gè)人全貌。
2.2 人事檔案是員工變動(dòng)的信息依據(jù)
對(duì)于交通運(yùn)輸部門(mén)來(lái)說(shuō),人事檔案是其辦理招工、提干、調(diào)動(dòng)、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考,同時(shí)也是組織人事工作的有機(jī)組成部分,在交通運(yùn)輸部門(mén)組織人事管理體系中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位。交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案是對(duì)認(rèn)識(shí)各方面信息資源的收錄管理,將內(nèi)部員工的詳細(xì)信息提供給部門(mén)管理者,能夠讓他們對(duì)全體員工的基本情況有一個(gè)更直觀的了解,同時(shí)對(duì)員工的專長(zhǎng)和能力有一個(gè)全面的了解,能夠根據(jù)員工的能力安排其適合的崗位,充分發(fā)揮員工的專業(yè)能力,進(jìn)而提高人事管理工作的效率。
2.3 人事檔案是重要決策制定的依據(jù)
通常情況下,交通運(yùn)輸部門(mén)中存在績(jī)效考核、員工考核等多方面的考核內(nèi)容,這些都是與員工切身利益有關(guān)的工作。員工的業(yè)績(jī)和工作成果都會(huì)被記錄在認(rèn)識(shí)檔案中,交通運(yùn)輸部門(mén)通過(guò)查閱人事檔案就能夠?qū)T工的工作作出客觀、合理的評(píng)價(jià),從而增強(qiáng)決策制定的科學(xué)性。同時(shí),人事檔案對(duì)員工在不同工作時(shí)期的情況進(jìn)行全面的記錄,交通運(yùn)輸部門(mén)在制定或者調(diào)整相關(guān)政策時(shí),以人事檔案為憑證,獲取更真實(shí)、準(zhǔn)確的參考,進(jìn)而提高決策的合理性。
3 交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案管理工作存在的問(wèn)題
3.1 人事檔案管理工作效率不高
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作都是以管理檔案為主,對(duì)于檔案資料的收集、整理、分類、保管等都是通過(guò)檔案管理工作人員人工完成的,流程復(fù)雜而且效率較低,工作人員無(wú)法形成全面的綜合材料。每一次員工流轉(zhuǎn)都要逐一查閱人事檔案才能掌握員工的基本情況和工作業(yè)績(jī)等方面的信息,加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。人工查閱人事檔案資料僅能在信息量少的情況下才適用,一旦出現(xiàn)信息量較大的情況,經(jīng)過(guò)人工檢索、檔案提取、查閱檔案等多道流程,就會(huì)暴露出嚴(yán)重的不足,大大降低了工作效率。
3.2 人事檔案開(kāi)發(fā)利用程度低
一直以來(lái),交通運(yùn)輸部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū),將工作中心放在運(yùn)營(yíng)上,對(duì)人事管理的重視程度較低,甚至有些管理者認(rèn)為人事檔案對(duì)交通運(yùn)輸部門(mén)的發(fā)展作用不大。在人員流動(dòng)上,有些部門(mén)在錄用人員時(shí)只需要學(xué)歷證明,應(yīng)聘者只需要填一份個(gè)人履歷表即可確定是否被錄用,將人事檔案看成是可有可無(wú)的。同時(shí),人事檔案管理工作人員大多數(shù)是被動(dòng)服務(wù),認(rèn)為管理檔案的目的只是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)查閱,在工作上缺乏主動(dòng)精神,而且需要用到人事檔案的情況大多是在落實(shí)政策或者工資調(diào)整等方面,真正用于選拔人才、人才培養(yǎng)和開(kāi)發(fā)、成本預(yù)算等工作的情況較少,沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。
3.3 人事檔案管理工作方式落后
當(dāng)前在交通運(yùn)輸部門(mén)中,人事檔案管理工作主要是由人事部門(mén)負(fù)責(zé),沒(méi)有專門(mén)的檔案管理專業(yè)人才,更沒(méi)有信息技術(shù)水平高的人才,人事檔案長(zhǎng)期得不到有效的管理,有時(shí)候人事檔案管理人員將檔案隨意放到紙盒子力,沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的分類、整理和存儲(chǔ),檔案信息的真實(shí)性、完整性和可靠性無(wú)從探究,造成檔案信息失真的現(xiàn)象嚴(yán)重。
4 加強(qiáng)交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
4.1 建立電子人事檔案
交通運(yùn)輸部門(mén)要想加強(qiáng)人事檔案管理信息化,首先就要具體到員工個(gè)人的電子檔案系統(tǒng),實(shí)行人事檔案自動(dòng)化管理。交通運(yùn)輸部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專門(mén)的人事檔案管理人員將員工個(gè)人的基本信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),形成電子人事檔案,這樣方便對(duì)基本人事信息的查詢和流轉(zhuǎn);其次,交通運(yùn)輸部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立專門(mén)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)和無(wú)紙化管理。具體來(lái)說(shuō),人事檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備將人事檔案資料、表格等文件制成方便計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的文件格式,實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化和信息化,這樣不僅可以避免紙質(zhì)檔案的磨損,利于檔案的長(zhǎng)期保存,而且也能夠提高認(rèn)識(shí)檔案管理的效率。再次,交通運(yùn)輸部門(mén)還可以建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系,采用逐級(jí)的形式建立人事檔案網(wǎng)絡(luò),實(shí)施人事檔案的分級(jí)管理和網(wǎng)絡(luò)化管理,方便交通運(yùn)輸部門(mén)開(kāi)展員工的考評(píng)、任免、調(diào)動(dòng)等工作。
4.2 完善人事檔案管理信息化制度
在信息化建設(shè)的背景下,要想避免人事檔案管理工作的隨意性和盲目性,交通運(yùn)輸部門(mén)就必須制定完善的人事檔案管理信息化制度,健全人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系,以保證人事檔案管理工作流程規(guī)范化,在人事檔案電子信息的收集、分類和存儲(chǔ)等工作等方面要嚴(yán)格遵循制度規(guī)定的流程,明確工作人員的職責(zé),保證人事檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。另外,為了保證人事檔案信息的安全,就必須制定相關(guān)的安全保密制度,在嚴(yán)格界定保密范圍的基礎(chǔ)上,正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能,并且處理好人事檔案信息保密和管理之間的關(guān)系。
4.3 提高人事檔案管理人員信息素質(zhì)
人事檔案管理工作人員信息素質(zhì)的提高和信息意識(shí)的培養(yǎng),是交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在,因此培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才是很有必要的。隨著信息技術(shù)的不斷更新和發(fā)展,對(duì)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求越來(lái)越高。因此,人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),拓寬自己的信息知識(shí)層面,提高信息化管理能力和信息分析能力,同時(shí)還要學(xué)會(huì)信息化管理軟件的運(yùn)用,只有掌握了信息化管理技術(shù),才能為推動(dòng)交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案管理信息化建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。另外,人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心,不斷培養(yǎng)自身的職業(yè)道德,形成較高的思想政治覺(jué)悟,在工作過(guò)程中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。
5 結(jié)語(yǔ)
總而言之,加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè),是交通運(yùn)輸部門(mén)適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展潮流的重要體現(xiàn)。交通運(yùn)輸管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)清信息化管理的重要價(jià)值,通過(guò)建立電子人事檔案、健全信息化建設(shè)制度、提高檔案管理人員信息素質(zhì)等有效措施,切實(shí)推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
[1]呂儉男.淺談交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].黑龍江史志,2015(09):152.
[2]邢振婷.探究交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(09):67.
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