國(guó)有企業(yè)境外檔案管理探索
發(fā)布時(shí)間:2018-07-09 來源: 感悟愛情 點(diǎn)擊:
【摘要】境外檔案是國(guó)有企業(yè)融入世界經(jīng)濟(jì)大潮最真實(shí)的歷史記錄,是企業(yè)政策研究和經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略實(shí)施的重要資源。目前國(guó)有企業(yè)的境外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)規(guī)模不斷擴(kuò)大,檔案資源管理的問題日益凸顯。本文就如何加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)境外檔案管理進(jìn)行探索。
【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè);境外檔案;管理;探索
隨著國(guó)家對(duì)外開放政策的深入和“一帶一路”建設(shè)的不斷推進(jìn),經(jīng)濟(jì)全球化、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程日益加劇,國(guó)有企業(yè)加快實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略,設(shè)立境外機(jī)構(gòu)拓展境外業(yè)務(wù),開展境外經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)并形成各種形式及載體的各類文件材料,這些文件材料是企業(yè)檔案資源體系的重要組成部分。本文通過分析當(dāng)前企業(yè)境外檔案工作特點(diǎn)與存在問題,對(duì)其管理方式方法進(jìn)行探索。
一、境外檔案工作特點(diǎn)
經(jīng)過對(duì)我國(guó)國(guó)有企業(yè)境外檔案工作進(jìn)行調(diào)研,發(fā)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)境外檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn):
。ㄒ唬n案分散性。國(guó)有企業(yè)境外機(jī)構(gòu)經(jīng)常是分散在多個(gè)國(guó)家和地區(qū),分布點(diǎn)多、涉及面廣,因此境外檔案的形成具有地域分散特征,給檔案的集中管理帶來難度。
。ǘ┱Z(yǔ)言多樣性。國(guó)有企業(yè)境外機(jī)構(gòu)地處不同國(guó)家和地區(qū),文化背景各異,文件材料的記錄載體和語(yǔ)言存在多樣化。
。ㄈ┕芾黼p重性。國(guó)有企業(yè)在境外從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng),其檔案管理一方面需要遵從所在國(guó)家的檔案法律和規(guī)章制度,另一方面要接受國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理,因此,其檔案管理具有雙重性。
。ㄋ模(biāo)準(zhǔn)不一致。由于駐外機(jī)構(gòu)的工作環(huán)境與規(guī)模不同,業(yè)務(wù)流程也不相同,有些企業(yè)按照國(guó)外有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理檔案,有些企業(yè)按國(guó)內(nèi)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)管理,還有些企業(yè)沒有任何標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要管理檔案,因此,檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一。
二、境外檔案工作的存在問題
。ㄒ唬┚惩鈾n案人員匱乏。由于國(guó)有企業(yè)的保密合規(guī)工作需要,境外檔案人員必須是中方正式員工,而駐外機(jī)構(gòu)總體人員少,多分布在境外業(yè)務(wù)與開發(fā)管理方面,而檔案人員少且身兼數(shù)職;基層人員國(guó)內(nèi)外輪崗頻繁,檔案人員的流動(dòng)性非常大,缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí),無(wú)法滿足檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和從業(yè)年限的要求。
(二)缺乏有效的管理制度。我國(guó)檔案法規(guī)中關(guān)于國(guó)有企業(yè)境外檔案管理?xiàng)l款較少,而且規(guī)定不明確,目前,企業(yè)各自為政,對(duì)境外檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求,管理水平參差不齊。
。ㄈ┚惩鈾n案收集難度大。境外機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作沒有形成系統(tǒng)、完整的認(rèn)識(shí),收集歸檔不及時(shí),給檔案的收集整理工作帶來很大的難度;大部分境外機(jī)構(gòu)的文件、資料由各部門分散保管,未整理成檔案,不符合檔案管理的基本要求。
(四)境外檔案保管條件差。隨著國(guó)家“一帶一路”戰(zhàn)略的實(shí)施,國(guó)有企業(yè)從事境外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的規(guī)模越來越大、周期越來越長(zhǎng)、精細(xì)化管理越來越高,形成的文件資料也越來越多。境外機(jī)構(gòu)因場(chǎng)地有限,在當(dāng)?shù)卣、歸檔、保存檔案有難度,大部分存放在集裝箱內(nèi),檔案裝具不滿足檔案保管條件,極易損毀丟失。
。ㄎ澹┚惩鈾n案運(yùn)送國(guó)內(nèi)難。境外檔案運(yùn)回國(guó)內(nèi)面臨所在國(guó)的法律法規(guī)、海關(guān)監(jiān)管、空運(yùn)的成本、包裝運(yùn)輸(海運(yùn)的時(shí)間周期長(zhǎng),對(duì)紙張的腐蝕)等難題,缺乏運(yùn)輸路徑,海外資料整體運(yùn)回國(guó)內(nèi)不符合工程建設(shè)的實(shí)際,僅靠境外項(xiàng)目或駐外機(jī)構(gòu)員工將重要文件原件帶回國(guó)內(nèi)存檔,大量文件留存境外。
。┚惩鈾n案利用共享難。一方面,海外檔案由于地域運(yùn)輸限制,而且海外檔案信息化尚未開展,無(wú)法提供國(guó)內(nèi)利用開發(fā);另一方面,由于海外文件資料大部分分散保管,未整理成檔案,造成檔案利用困難,無(wú)法實(shí)現(xiàn)海外信息資源共享,很難發(fā)揮海外檔案的作用。
總之,國(guó)際政治風(fēng)險(xiǎn)此起彼伏、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)風(fēng)云變幻,有些國(guó)家的政治、災(zāi)害等系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)日益增加給我國(guó)境外機(jī)構(gòu)的人員、資產(chǎn)及財(cái)務(wù)安全帶來隱患,而且境外機(jī)構(gòu)職能配置、軟硬件環(huán)境參差不齊,使檔案工作的集中統(tǒng)一規(guī)范管理難度陡增,因此,檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,在這種大環(huán)境下面臨嚴(yán)峻風(fēng)險(xiǎn),既有由于海外檔案人員缺乏、收集難、整理不規(guī)范、保管差、運(yùn)輸及利用難等引起的檔案損毀丟失的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn);也有海外檔案失傳的文化風(fēng)險(xiǎn);更有信息資源被非正常利用帶來的政治風(fēng)險(xiǎn)。
三、境外檔案管理策略
針對(duì)國(guó)有企業(yè)境外檔案工作中的管理問題,本文從我國(guó)對(duì)檔案工作提出的新要求,結(jié)合工作實(shí)際,提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、完善機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)管控、服務(wù)共享”的整體管理策略。
。ㄒ唬┰鰪(qiáng)檔案意識(shí),統(tǒng)籌規(guī)劃境外檔案工作。首先,要充分認(rèn)識(shí)境外檔案的意義和重要價(jià)值,增強(qiáng)做好境外檔案工作的責(zé)任感和使命感。隨著我國(guó)企業(yè)“走出去”步伐的不斷加快,國(guó)有企業(yè)的境外機(jī)構(gòu)與拓展領(lǐng)域及規(guī)模不斷擴(kuò)大,境外檔案作為企業(yè)在境外合法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄,不僅是企業(yè)重要的境外資產(chǎn),維護(hù)企業(yè)在境外的經(jīng)驗(yàn)權(quán)益,更是防范政治、經(jīng)濟(jì)、法律風(fēng)險(xiǎn)的重要憑證。第二,在境外機(jī)構(gòu)成立之初,對(duì)境外的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,明確檔案工作的基礎(chǔ)地位;在與境外公司或政府簽訂合作協(xié)議前,將檔案歸屬、使用和保管處置條款設(shè)立于合作章程、協(xié)議條款中,如:明確“中方有權(quán)獲得合同范圍內(nèi)的境外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的檔案業(yè)務(wù)信息,可在任何時(shí)候查閱、調(diào)取、復(fù)印或摘錄相關(guān)文件,由從事境外活動(dòng)的法人對(duì)檔案信息系統(tǒng)的真實(shí)可靠負(fù)責(zé)”的權(quán)益條款。通過將中方對(duì)檔案利用權(quán)益寫入境外法人章程,從公司的治理結(jié)構(gòu)上保障了中方對(duì)檔案利用的合法性,實(shí)現(xiàn)中方對(duì)檔案信息資源的利用,保障所需檔案的完整性、準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。
(二)開展實(shí)地調(diào)研,構(gòu)建境外檔案管理中心。制定調(diào)研方案并開展實(shí)地調(diào)研,選擇有代表性的境外機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察調(diào)研,了解境外機(jī)構(gòu)檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀、所在國(guó)環(huán)境、駐外機(jī)構(gòu)辦公條件及人員配備等情況;構(gòu)建以區(qū)域?yàn)楣芾韱挝坏木惩鈾n案管理中心,將境外檔案管理中心作為企業(yè)總部檔案管理在境外的延伸,承擔(dān)境外實(shí)體檔案資源集中管理、境外檔案信息化建設(shè)及利用、管理監(jiān)督指導(dǎo)等職能。首選企業(yè)在境外機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)分布較多、條件較成熟、較穩(wěn)定安全的國(guó)家,開展境外檔案中心試點(diǎn)建設(shè),條件成熟一個(gè),建設(shè)一個(gè)。建設(shè)方式可依托企業(yè)自建境外檔案中心,亦可依托管理成熟的子公司境外機(jī)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)。逐步建立覆蓋企業(yè)在境外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的檔案管理中心,實(shí)現(xiàn)境外檔案的集中統(tǒng)一規(guī)范管理。
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