文件收發(fā)管理規(guī)定

　為加強對文件公文收發(fā)和內(nèi)部擬文的管理，貴司制定了相關(guān)收發(fā)管理規(guī)定，下面我給大家介紹關(guān)于的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。

　 1、目的

　為進一步加強公司各類文件資料的收發(fā)管理工作，使公司文件資料的收發(fā)管理工作更加規(guī)范化、制度化，提高工作效率，并明確職責;結(jié)合公司實際情況，制定本管理規(guī)范。

　2、適用范圍

　公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內(nèi)外部文件、函件等。

　3、職責

　公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負責擬發(fā)、收集、整理后，統(tǒng)一交公司行政人事部檔案室歸檔保管，具體操作根據(jù)《檔案管理規(guī)定》標準執(zhí)行;

　4、發(fā)文管理規(guī)定及流程

　4.1 發(fā)文規(guī)定

　4.1.1 公司各類發(fā)文均由所屬部門負責擬稿排版及校對，分管部門領(lǐng)導審核，總經(jīng)理簽發(fā);

　4.1.2所發(fā)文件必須由發(fā)文部門留存書面底稿、電子文本以作存檔，并由部門專人建立文件收發(fā)登記臺帳;

　4.1.3所發(fā)文件必須履行文件呈批手續(xù)且要有相關(guān)擬稿人、審核人、

　簽發(fā)人的簽字方可發(fā)出，需加蓋公章的文件另加填蓋章申請單;由總經(jīng)理簽字后，財務部執(zhí)行蓋章;

　4.1.4 所有發(fā)文文件必須定期統(tǒng)一歸檔到公司檔案室保管存檔。

　4.2 發(fā)文字號編排

　4.2.1以公司名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為以下格式：

　公司簡稱的大寫英文縮寫(XDCJ)+發(fā)布年號(四位數(shù))+順序號(三位數(shù));

　公司名義發(fā)文，統(tǒng)一由行政部負責擬文及編號，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導審核，總經(jīng)理批準后發(fā)出;

　4.2.2以部門名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為以下格式：

　4.3 文件分類

　4.3.1 制度、規(guī)定：根據(jù)公司經(jīng)營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規(guī)章制度;

　4.3.2 決定：對重大事項做出的決定按排;

　4.3.3 通知：發(fā)布或公布公司各項制度，傳達相關(guān)部門、人員或單位需要周知的事項;

　4.3.4 通報：表彰先進，批評錯誤，借以教育員工;傳達重要精神或情況;

　4.3.5 通告：在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項;

　4.3.6 報告：下級向上級匯報工作，反映情況、提出建議意見或答復上級的詢問;

　4.3.7 請示：向上級部門請求請示、批準;

　4.3.8 批復：答復相關(guān)部門(單位)的請示;

　4.3.9 意見：對相關(guān)問題提出意見或處理辦法。

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