監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定
發(fā)布時(shí)間:2020-10-12 來源: 工作計(jì)劃 點(diǎn)擊:
監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定
一、工程監(jiān)理檔案是在工程建設(shè)監(jiān)理活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。為了規(guī)范監(jiān)理資料的整編歸檔和移交工作,特制定本規(guī)定。
二、公司工程監(jiān)理部是監(jiān)理資料歸檔的歸口管理部門,負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理資料歸檔和移交工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收。
三、項(xiàng)目監(jiān)理資料歸檔和移交工作由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)組織,在在監(jiān)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后進(jìn)行,在項(xiàng)目監(jiān)理組結(jié)束現(xiàn)場監(jiān)理工作前完成。
四、監(jiān)理資料歸檔的范圍為:與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)監(jiān)理項(xiàng)目主要過程與現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,按本規(guī)定整理立卷后歸檔(具體歸檔范圍見附錄 A 和附錄 B)。
五、歸檔監(jiān)理資料的質(zhì)量要求:
1、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為原件(特殊情況需要采用復(fù)印件的,應(yīng)注明原件存放處); 2、歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容、深度,必須符合國家有關(guān)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的要求; 3、歸檔的監(jiān)理資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符; 4、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)采用碳素黑墨水書寫,字跡清楚,簽字蓋章手續(xù)完備;
5、歸檔監(jiān)理資料的文字材料幅面尺寸為 A4(297 mm×210mm),圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
六、歸檔監(jiān)理資料的立卷應(yīng)遵循工程監(jiān)理資料自然形成的規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用?砂磫挝还こ、專業(yè)、階段、文種等和管理過程組卷。案卷不宜過厚,一般不超過 40mm。
七、監(jiān)理檔案卷宗格式及要求 1、卷盒:由公司統(tǒng)一制發(fā)。
2、卷內(nèi)文件裝釘成冊(cè):裝釘線在左側(cè),打三孔線繩裝釘。
3、卷內(nèi)封面:見封面樣式附錄 C。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種,同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。保管期限分為永久、長期、短期三種,永久為永久保存,長期為等于工程的使用壽命,短期為 20 年以內(nèi)。
4、卷內(nèi)目錄。
5、卷內(nèi)備考表(見附錄 D)
6、卷內(nèi)文件正文。
7、卷內(nèi)頁碼從卷內(nèi)文件正文開始由“1”起編寫,頁碼編寫在右下方(如為雙面,背面頁碼編寫在左下方)
8、工程音像資料可以與其它文件混合組卷,也可單獨(dú)組卷。卷內(nèi)音像資料應(yīng)編制目錄;并附詳細(xì)說明;工程照片應(yīng)用 A4 幅面的紙粘貼,并說明時(shí)間、工程部位、工作內(nèi)容等。
八、監(jiān)理檔案移交:
1、監(jiān)理檔案組卷和移交一般為兩套(公司和城建檔案館各一套),除委托監(jiān)理合同另有約定的外,因在施工過程中已移交建設(shè)單位過程控制資料、監(jiān)理服務(wù)資料,則在工程監(jiān)理資料歸檔和移交時(shí),不再另行給建設(shè)單位編制和移交監(jiān)理檔案。
2、工程竣工驗(yàn)收合格后 40 天,項(xiàng)目監(jiān)理組將編制完成并經(jīng)公司工程監(jiān)理部審驗(yàn)后的監(jiān)理檔案移交給城建檔案館、公司檔案室。
3、監(jiān)理檔案進(jìn)行移交時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)(見附錄 E)。
4、同一建設(shè)工程項(xiàng)目中,不同的單位工程分期竣工時(shí),監(jiān)理資料也可以分期整編歸檔和移交。分期移交的監(jiān)理檔案應(yīng)保持其連貫性和一致性。
九、移交城建檔案館的監(jiān)理資料檔案,若城管檔案部門另有規(guī)定,按其具體規(guī)定編制和移交。
附:A、移交公司監(jiān)理資料一覽表 B、移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表 C、案卷封面 D、卷內(nèi)備考表 E、工程監(jiān)理檔案移交清單
附錄 A
移交公司監(jiān)理資料一覽表
序號(hào)
歸 檔 文 件 保存 期限
密級(jí) 1 委托監(jiān)理合同 短期 秘密 2 監(jiān)理規(guī)劃
① 監(jiān)理規(guī)劃 短期 秘密 ② 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 短期 秘密 3 監(jiān)理月報(bào) 長期 秘密 4 會(huì)議紀(jì)要(包括竣工預(yù)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要,其中必須有竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要)
長期 秘密 5 進(jìn)度控制
① 工程開工/復(fù)工審批表 長期 秘密 ② 工程開工/復(fù)工暫停令 長期 秘密 ③ 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長期 秘密 6 質(zhì)量控制 長期
、 不合格項(xiàng)目通知 長期 秘密 ② 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見 長期 秘密 7 工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄
① 分部(子分部)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 長期 秘密 ② 單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄(具備條件時(shí),應(yīng)歸檔)
長期 秘密 8 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單 長期 秘密 9 合同與其他事項(xiàng)管理
① 工程延期報(bào)告及審批 長期 秘密 ② 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批 長期 秘密 ③ 合同爭議、違約報(bào)告及處理意見 長期 秘密 ④ 合同變更材料 長期 秘密
10 監(jiān)理工作總結(jié) 長期
① 專題總結(jié) 短期 秘密 ② 工程竣工總結(jié) 長期 秘密 ③ 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告(含階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告)
長期 秘密 ④ 工程竣工結(jié)算審核意見書 長期 秘密 11 旁站記錄、監(jiān)理日志 長期 秘密 12 工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)(項(xiàng)目監(jiān)理部)及負(fù)責(zé)人名單 長期 秘密 13 工程音像資料 長期 秘密 14 監(jiān)理工程項(xiàng)目獲得的建設(shè)行政主管部門的通報(bào)表揚(yáng)、文明工地、優(yōu)質(zhì)工程證書等監(jiān)理業(yè)績資料
長期
秘密 15 工程驗(yàn)收備案表 長期 秘密
錄 附錄 B
移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表
序號(hào) 歸檔文件 建設(shè)單位 政府檔案管理部門(室)
1 監(jiān)理規(guī)劃
① 監(jiān)理規(guī)劃 √ √ ② 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 √ √ ③ 監(jiān)理部總控制計(jì)劃等 √
2 監(jiān)理月報(bào)中有關(guān)質(zhì)量問題 √ √ 3 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題 √ √ 4 進(jìn)度控制
① 工程開工/復(fù)工審批表 √ √ ② 工程暫停令 √ √ 5 質(zhì)量控制
① 不合格項(xiàng)目通知 √ √ ② 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見 √ √ 6 造價(jià)控制
① 預(yù)付款報(bào)審與支付 √
、 月付款報(bào)審與支付 √
、 設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn) √
、 工程竣工決算審核意見書 √ √ 7 分包資質(zhì)
① 分包單位資質(zhì)材料 √
、 供貨單位資質(zhì)材料 √
③ 試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料 √
8 監(jiān)理通知
① 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知 √
、 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 √
、 有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知 √
9 合同與其他事項(xiàng)管理
① 工程延期報(bào)告及審批 √ √ ② 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批 √
③ 合同爭議、違約報(bào)告及處理意見 √ √ ④ 合同變更材料 √ √ 10 監(jiān)理工作總結(jié)
① 專題總結(jié) √
、 月報(bào)總結(jié) √
③ 工程竣工總結(jié) √ √ ④ 質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告 √ √ ⑤ 工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)(項(xiàng)目監(jiān)理部)及負(fù)責(zé)人名單 √ √ 1.“√”表示應(yīng)分別向建設(shè)單位或檔案館移交的有關(guān)文件。
附錄 C
案 卷 封 面
檔
號(hào)
項(xiàng)目名稱
案卷題名
立卷單位
起止日期
密
級(jí)
保管期限
共
卷
第
卷
附錄 D
卷 內(nèi) 備 考 表
本案卷共有文件、材料共
頁。其中:文字材料
頁, 圖樣材料
頁,照片
張。
說明:
立卷人:
年
月
日
審核人:
年
月
日
附錄 E:
工程監(jiān)理檔案移交清單
X X X 單位向 X X X 單位移交 X X X 工程監(jiān)理檔案共
卷,其中文字材料
卷,圖樣材料
卷,聲像材料
卷。
說明:
移交單位:
。ê炚拢
移交人:
日期:
接收單位:
。ê炚拢
接收人:
日期:
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