陜西省精準(zhǔn)扶貧歸檔文件整理方法
發(fā)布時間:2020-11-07 來源: 工作計劃 點擊:
陜西省精準(zhǔn)扶貧歸檔文件整理方法
一、分類
根據(jù)國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》,結(jié)合我省實際,縣級及以上扶貧部門和脫貧攻堅工作機構(gòu)、鄉(xiāng)鎮(zhèn),精準(zhǔn)扶貧檔案可分為綜合管理類、精準(zhǔn)識別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類、特殊載體類;村級精準(zhǔn)扶貧檔案可分為綜合類、貧困戶類、特殊載體類。
二、編制檔號
縣級及以上扶貧部門、精準(zhǔn)脫貧工作機構(gòu)形成的精準(zhǔn)扶貧檔案作為扶貧辦和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的組成部分,可沿用扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全宗號。分類編號如下:
(一)
各級扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧分類編號
全宗號 精準(zhǔn)扶貧 類目及代碼 備注 XXXX JF 綜合管理類(01)
精準(zhǔn)識別類(02)
精準(zhǔn)施策類(03)
精準(zhǔn)脫貧類(04)
特殊載體類(05)
全宗號—JF·年度—保管期限·問題(四類)—件號 示例:
XXXX—JF·2015- Y ·01 -1
件號
綜合管理類代碼
保管期限
精準(zhǔn)扶貧檔案.年度
全宗號
(二)村級精準(zhǔn)扶貧檔案可分為綜合類、貧困戶類、特殊載體類。
1.村級綜合類扶貧檔案編號
全宗號—年度—保管期限·問題(四類)—件號
2.村級貧困戶類檔案編號
全宗-JF·年度-鎮(zhèn)·村·組·戶(識別代碼)-件序號
示例:
XXXX—JF·年度- XX·XX - 1
件號(第一個貧困戶)
XX 村代碼. Xx 組代碼
年度
精準(zhǔn)扶貧檔案代碼
全宗號(XX 鄉(xiāng)代碼)
(三)精準(zhǔn)施策類涉及扶貧項目產(chǎn)生的項目文件按科技檔案分類編號。檔號結(jié)構(gòu)為:
全宗號-分類號(類別代號·項目代號)-案卷號 分類號的類別號為“精準(zhǔn)施策類 JF03”,項目代號為“精準(zhǔn)扶貧項目號”,可用“XM+序號”。
示例:
XXXX—JF03·XM01- 1
案卷順序號
精準(zhǔn)扶貧項目類代碼
全宗號(市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn))
如立檔單位已設(shè)有項目檔案類的,且二級類目能涵蓋本單位全部類型扶貧開發(fā)項目檔案的,則按原分類編號規(guī)則編制檔號。也可在項目檔案類下,將精準(zhǔn)扶貧項目作為二級類目,精準(zhǔn)扶貧項目下以項目為單位分類編號。
示例:
XXXX—XX·JFXX- 1
案卷號
精準(zhǔn)扶貧項目代碼 (JF+序號)
項目檔案類代碼
全宗號(市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn))
。ㄋ模┢渌d體、類型檔案檔號編制
1.照片檔案檔號編制按《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2016)要求編制。
2.電子檔案檔號編制按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)和《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014)要求編制。
3.精準(zhǔn)扶貧資金會計檔案按《會計檔案管理辦法》要求編制。
三、整理 精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)分門別類整理。文書類材料按《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)進(jìn)行整理,項目文件按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(GB/T11822 -2008)進(jìn)行整理,照片和電子檔案等特殊載體檔案,分別按《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2016)《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)等進(jìn)行整理,精準(zhǔn)扶貧資金會計檔案按《會計檔案管理辦法》整理。具體如下。
(一)文書類材料整理 精準(zhǔn)扶貧綜合管理類,精準(zhǔn)識別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類及村級的綜合類文書類材料以“件”為單位進(jìn)行整理。
1.件的確立 正本與定稿為一件(定稿過厚的,也可單獨為一件);正文與附件為一件(附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂為一件的,也可各為一件);原件與復(fù)印件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;各種精準(zhǔn)扶貧統(tǒng)計報表、名冊、圖冊等以鎮(zhèn)、村為單位一個事由為一件;來文與復(fù)文(指聯(lián)系密切的來往
性質(zhì)的文件材料,如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等)可作為一件。
2.件的排列
按照“年度-期限-問題(四大類)-件序號”順序排列。
3.件內(nèi)材料排列與裝訂 正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。按件裝訂。應(yīng)移交市縣檔案館保存的,用不銹鋼釘、棉線在文件材料左上角直角或文件左側(cè)三孔一線裝訂。已裝訂成冊的保持原狀。
4.件內(nèi)頁碼編寫 件內(nèi)頁碼編寫在有效文字頁面正面的右上角、背面的左上角,每件從 1 開始順序編頁號。文件原編頁碼與實有頁數(shù)相符的,不另編頁碼。
5.件號編寫 每件文件首頁上端空白處加蓋歸檔章(見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2015),用碳素墨水填寫歸檔章內(nèi)容,件號填寫自然流水號。如“1、...9、10”
各級扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔章填寫示例
XXXX—JF·2015-Y-01-1
XXXX
2015
1 JF.精準(zhǔn)識別
永久
15
村級貧困戶類歸檔章填寫示例
全宗號-JF·年度-鎮(zhèn)·村·組·戶(識別代碼)-件序號
示例:
XXXX—JF·年度-XX·XX-1
6.歸檔文件目錄編制
歸檔文件目錄表格為 A4 幅面橫向表格,統(tǒng)一用 A4 紙打印裝訂成冊,并加裝 A4 幅面《歸檔文件目錄》封面。
XXXX·JF 2015 1 XX·XX
。ㄗR別代碼)
30 年 15
序號:文件的件順序號(件號)。
檔號:該件文件的檔號,即“全宗號-年度-保管期限-問題-件號”XXXX—2015- Y -01 -1 或 XXXX—JF·2015-Y-01-1 文號:文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號,無文號的可不填寫。
責(zé)任者:使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱,如“囗囗縣人民政府”“囗囗鄉(xiāng)人民政府”。黨的機關(guān)加“中共”,如“中共囗囗縣委員會”“中共囗囗鄉(xiāng)委員會”。
題名:即文件的標(biāo)題。沒有標(biāo)題或原標(biāo)題不能正確說明文件內(nèi)容的,應(yīng)自擬標(biāo)題,自擬標(biāo)題加“[ ]”符號。
日期:文件的形成時間。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如。
密級:填寫文件的秘密級別,如秘密、機密、絕密。
頁數(shù):填寫該件文件的總頁數(shù)。
備注:注釋盒內(nèi)文件需要說明的情況。
歸檔文件目錄封面:
(二)精準(zhǔn)施策類項目文件按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(GB/T11822 -2008)相關(guān)要求,按項目以“卷”為單位整理,按照項目申請立項、實施、驗收等階段,根據(jù)文件材料數(shù)量分別組卷,一個項目的案卷編一個流水號。
。ㄈ┴毨粑募磕暌砸粦舻娜课募牧蠟橐患“一戶一檔”)分別整理,以村組為單位順序排列。
貧困戶(一戶一檔)“件”包括:
封面(詳見封面示例)
目錄(借用卷內(nèi)目錄格式)
貧困戶文件材料(詳見歸檔范圍貧困戶類文件)
貧困戶“件”順序排列之后編制貧困戶歸檔文件目錄。
封面示例:尺寸 210×297 (單位:毫米)
貧困戶檔案
××縣××鄉(xiāng)(鎮(zhèn))××村××組
囗囗囗(貧困戶姓名)
整理人:
年
月
日
檢查人:
年
月
日
貧困戶歸檔文件目錄
序號
檔號
貧困戶檔案題名 備注
。ㄋ模┐寮壘珳(zhǔn)扶貧綜合類文件按件或卷整理,宜分年度按事由組件(卷),一個事由為一件,亦可組卷。
(五)照片檔案選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁,具有永久保存價值的數(shù)碼照片進(jìn)行洗印、整理。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片說明應(yīng)完整填寫題名、照片號、參見號、時間、攝影者、文字說明。照片題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容,包括人物、時間、地點、事由等要素。介紹人物時,應(yīng)準(zhǔn)確記錄主要人物、一至兩名次要人物的的職務(wù)、姓名。
電子文件指在精準(zhǔn)扶貧工作中,應(yīng)用計算機系統(tǒng)形成的電子文件和有關(guān)數(shù)據(jù),利用電子設(shè)備形成的有關(guān)資料、數(shù)碼照片、錄像和錄音文件、檔案軟件備份數(shù)據(jù)。整理方法按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)執(zhí)行。
精準(zhǔn)扶貧資金會計核算材料按《會計檔案管理辦法》整理。
四、檔案裝具及填寫格式 (一)精準(zhǔn)扶貧文書檔案檔案盒以《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)附錄格式和要求為準(zhǔn),結(jié)合精準(zhǔn)扶貧檔案實際填寫。
填寫格式:
檔案盒脊背格式及填寫:
(二)精準(zhǔn)扶貧項目檔案檔案盒用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(GB/T11822 -2008)附錄所示檔案盒及格式要求填寫。
(全宗號)
。甓龋
。ū9芷谙蓿
。▎栴})
起止件號
。ㄈ谔枺
(年度)
。ū9芷谙蓿
。▎栴})
起止件號
(村)
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