如何辦好黨政機(jī)關(guān)會(huì)議
發(fā)布時(shí)間:2020-07-25 來(lái)源: 工作總結(jié) 點(diǎn)擊:
如何辦好黨政機(jī)關(guān)會(huì)議
如何辦好會(huì)議 ?
。ㄌ峋V)
1、辦公室 3 件事:辦文、辦會(huì)、辦事,辦會(huì)當(dāng)中包括了辦文、辦事 ?
辦會(huì)屬于辦公室的 3 項(xiàng)基本功之 1,同時(shí)它對(duì)另外兩項(xiàng)工作聯(lián)系10 分緊密,但凡辦會(huì),1 般都會(huì)觸及到辦文、辦事,可以說(shuō),能夠辦好會(huì),也就可以辦好文、辦好事,或換過(guò)來(lái)講,只有做好了辦文、辦事兩項(xiàng)基本功,才能辦好會(huì)。
2、會(huì)議的作用與分類 ?
對(duì)我們黨政機(jī)關(guān)來(lái)講,會(huì)議的作用主要有 3 個(gè)方面:1 是統(tǒng) 1 思想(如學(xué)習(xí)貫徹中共 107 大精神和省、市、縣各種會(huì)議精神的會(huì)議、各種培訓(xùn)會(huì)等等);2 是做出決策(如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的黨政班子會(huì)、各單位的領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)等等);3 是布置工作(如各種工作推動(dòng)會(huì)、各單位每一年召開(kāi)的年度工作會(huì)議等等)。有的會(huì)議具有上面的 1 個(gè)功能,有的則具有兩個(gè)乃至 3 個(gè)功能。如我們每一年都要召開(kāi)的縣委全會(huì)、“兩會(huì)”等就同時(shí)具有統(tǒng) 1 思想、做出決策、安排工作 3 個(gè)方面的功能和作用。至于其他諸如辯論會(huì)、茶話會(huì)、慶功會(huì)、生日會(huì)等等就具有另外的 1 些功能,但與黨政機(jī)關(guān)工作聯(lián)系相對(duì)較小,就不納入今天的討論范圍。
會(huì)議的分類,從人數(shù)的范圍來(lái)說(shuō),大體上可以分為小型會(huì)議(100 人以下),中型會(huì)議(100 人到 1000 人),大型會(huì)議(1000 人到 10000 人),超大型會(huì)議(10000 人以上)。從會(huì)議召開(kāi)的情勢(shì)來(lái)說(shuō),大家平時(shí)接觸比較多的有這么幾種:1 是各系統(tǒng)內(nèi)或各鄉(xiāng)(鎮(zhèn))為推動(dòng)某 1 項(xiàng)或某幾項(xiàng)工作而召開(kāi)的會(huì)議;2 是各單位、各鄉(xiāng)(鎮(zhèn))為研
究某 1 項(xiàng)或某幾項(xiàng)工作的班子會(huì);3 是為某個(gè)主題召開(kāi)的記念會(huì)議、座談會(huì)議等等。
3、辦會(huì)要做到“3 個(gè)到位”,抓好“3 個(gè)步驟”,注意“兩個(gè)問(wèn)題” ?
下面我重點(diǎn)就具有 1 定范圍的系統(tǒng)性會(huì)議,如鄉(xiāng)鎮(zhèn)人代會(huì)、部門(mén)年度工作會(huì)議講 1 講如何弄好會(huì)務(wù)工作。概括起來(lái),就是要做到“3個(gè)到位”,抓好“3 個(gè)步驟”,注意“兩個(gè)問(wèn)題”。
做到“3 個(gè)到位”。首先,認(rèn)識(shí)要到位。辦公室工作無(wú)小事,辦會(huì)工作更是無(wú)小事,1 個(gè)細(xì)節(jié)沒(méi)有斟酌好,1 個(gè)該通知的人沒(méi)有通知到,都會(huì)影響會(huì)議的效果和質(zhì)量。會(huì)議辦得怎樣樣,體現(xiàn)了 1 個(gè)機(jī)關(guān),1 個(gè)地方的工作水平、管理水平和干部水平。辦會(huì)雖不是機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))全局性的工作,但影響著全局性工作的展開(kāi),辦會(huì)雖不是中心工作,但牽動(dòng)著中心工作的推動(dòng)。2 是調(diào)和要到位。辦好會(huì)務(wù),要與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)弄好調(diào)和,與開(kāi)會(huì)所觸及的各部門(mén)、各單位加強(qiáng)調(diào)和,還要調(diào)和好吃、住、行等有關(guān)方面的問(wèn)題。如果其中 1 個(gè)環(huán)節(jié)的信息掌握不準(zhǔn)確,調(diào)和不到位,都會(huì)影響辦會(huì)的質(zhì)量和效果。3 是服務(wù)要到位。辦會(huì)是辦公室服務(wù)工作的集中體現(xiàn),從會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備到食宿安排等各個(gè)方面,無(wú)不體現(xiàn)了服務(wù),越是級(jí)別高的會(huì)議,對(duì)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的要求也越高。
抓好“3 個(gè)步驟”。就是要抓好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后 3 個(gè)步驟。
會(huì)前要做的工作:1 是制定方案。方案是辦好 1 個(gè)會(huì)議的基礎(chǔ),有了方案可以到達(dá)細(xì)化分工、細(xì)化責(zé)任的作用。方案必須明確的內(nèi)容大的方面就是 4 個(gè):時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程。這 4 個(gè)問(wèn)題肯定以后,重點(diǎn)斟酌好以下環(huán)節(jié):①會(huì)議文件起草(包括主題報(bào)告、會(huì)議須知、需要印發(fā)的文件、主持詞等);②會(huì)場(chǎng)布置(包括主席臺(tái)的設(shè)置、布
標(biāo)、音響、燈光的落實(shí)等);③會(huì)議通知(包括參會(huì)對(duì)象、新聞媒體等);④參會(huì)人員食宿安排(包括住宿安排、用餐食譜、車輛調(diào)度等);⑤會(huì)議日程(包括發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的銜接、主持人的銜接等)。制定方案 1定要有系統(tǒng)思考問(wèn)題的思惟和習(xí)慣,周到地斟酌每個(gè)環(huán)節(jié)。如果是較大的會(huì)議,還應(yīng)當(dāng)做立會(huì)議工作機(jī)構(gòu),分別負(fù)責(zé)文秘、會(huì)務(wù)、生活、保衛(wèi)等方面的工作。1 般來(lái)講,辦會(huì)要辦得好,應(yīng)當(dāng)有 1 個(gè)方案,不論是文字的還是沒(méi)有文字的方案,小型會(huì)議可以不寫(xiě)書(shū)面方案,但會(huì)務(wù)人員必須在頭腦里或在自己的筆記本上有 1 個(gè)方案。2 是請(qǐng)示報(bào)批。方案制定后要及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批,審批的進(jìn)程,也是領(lǐng)導(dǎo)和辦公室相互交換意見(jiàn) ?
、完善會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)的進(jìn)程,可以起到把關(guān)定向的作用。3 是摹擬預(yù)演。重要的會(huì)議有些內(nèi)容必須提早摹擬預(yù)演。如頒獎(jiǎng)儀式就必須應(yīng)當(dāng)提早走臺(tái),從哪上,從哪下,1 次上幾個(gè)人等,再如主席臺(tái)誰(shuí)牌的擺放,會(huì)務(wù)人員 1 定要提早到位檢查。
會(huì)中應(yīng)重點(diǎn)注意的環(huán)節(jié):①做好會(huì)議記錄(包括討論記錄),②會(huì)議期間突發(fā)事件的處理(如麥克風(fēng)、燈光、音響等),③茶水服務(wù),④參會(huì)人員的吃住行,⑤會(huì)議宣揚(yáng)報(bào)導(dǎo)等。
會(huì)后應(yīng)重點(diǎn)注意的環(huán)節(jié):①會(huì)議材料立卷歸檔,②財(cái)務(wù)結(jié)算,③會(huì)議精神的貫徹落實(shí)與督查等。
注意“兩個(gè)問(wèn)題”。1 是掌控重點(diǎn):如會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備、日程肯定后,與需在會(huì)上講話、發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的材料對(duì)接安排等都是辦會(huì)的重點(diǎn)。2 是重視細(xì)節(jié)。辦公室有 1 句話叫“細(xì)節(jié)決定成敗”,對(duì)辦會(huì)尤其如此。如主席臺(tái)坐次的擺放,我們國(guó)家開(kāi)會(huì),誰(shuí)坐哪一個(gè)位置是很講求的,再如站立式發(fā)言席的麥克風(fēng)高低,燈光的明暗等等。
4、辦好會(huì)議要求辦公室工作人員必須做到:對(duì)外要善于調(diào)和,
對(duì)內(nèi)要有系統(tǒng)處理問(wèn)題的能力。
對(duì)外要善于調(diào)和:要調(diào)和好上級(jí)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo),明確哪些人參會(huì),是不是需要接送,主席臺(tái)上的坐次,發(fā)言的前后順序等等;調(diào)和好本單位、本部門(mén)內(nèi)部參預(yù)會(huì)務(wù)服務(wù)人員關(guān)系,做到各司其責(zé),充分調(diào)動(dòng)大家的積極性,不然就會(huì)構(gòu)成 ?
“主將不力,累死 3 軍”;調(diào)和好參會(huì)人員吃住行等方面的關(guān)系。
對(duì)內(nèi)要有系統(tǒng)思考問(wèn)題的能力,概括起來(lái)就是要努力提高辦公室的顧問(wèn)助手能力、服務(wù)保障能力、機(jī)關(guān)內(nèi)部管理能力等。
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