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楊陵區(qū)精準扶貧歸檔文件整理方法

發(fā)布時間:2020-11-07 來源: 工作總結 點擊:

 楊陵區(qū)精準扶貧歸檔文件整理方法 一、分類

  根據《陜西省精準扶貧歸檔文件整理辦法》,結合示范區(qū)實際,示范區(qū)和楊陵區(qū)扶貧部門和脫貧攻堅工作機構、鎮(zhèn)(街道),精準扶貧檔案可分為綜合管理類、精準識別類、精準施策類、精準脫貧類、特殊載體類;村(社區(qū))精準扶貧檔案可分為綜合類、低收入戶類、特殊載體類。

  二、編制檔號

  “六辦兩組”區(qū)級牽頭單位、相關職能部門形成的精準扶貧檔案作為精準扶貧聯合辦和鎮(zhèn)(街道)檔案的組成部分,可沿用精準扶貧聯合辦和鎮(zhèn)(街道)檔案的全宗號。分類編號如下:

。ㄒ唬┦痉秴^(qū)(楊陵區(qū))精準扶貧聯合辦、鎮(zhèn)(街道)精準扶貧分類編號

 全宗號—JF·年度—保管期限(永久、30年、10年)·問題全宗號 精準扶貧 類目及代碼 備注 XXXX JF 綜合管理類 (ZH)

 精準識別類 (SB)

 精準施策類 (SC)

 精準脫貧類 (TP)

 特殊載體類 (TZ)

。ㄋ念悾—件號 示例:

 XXXX—JF·2015- Y ·ZH -1

  件號

 綜合管理類代碼

 保管期限

 精準扶貧檔案.年度

 全宗號 (二)村(社區(qū))精準扶貧檔案可分為綜合類、低收入戶類、特殊載體類。

 1.村(社區(qū))綜合類扶貧檔案編號 全宗號—年度—保管期限·問題(四類)—件號

  2.村(社區(qū))低收入戶類檔案編號 全宗-JF·年度-鎮(zhèn)·村(社區(qū))·組·戶(識別代碼)-件序號 示例:

 XXXX—JF·年度- XX·XX - 1

 件號(第一個低收入戶)

 XX 村(社區(qū))代碼.Xx 組代碼子碼

  年度

  精準扶貧檔案代碼

  全宗號(XX 鎮(zhèn)(街道)代碼)

  (三)精準施策類涉及扶貧項目產生的項目文件按科技檔案分類編號。檔號結構為:

 全宗號-分類號(類別代號·項目代號)-案卷號

 分類號的類別號為“精準施策類 JFSC”,項目代號為“精準扶貧項目號”,可用“XM+序號”。

  示例:

 XXXX—JF03·XM01- 1

  案卷順序號

 精準扶貧項目類代碼

 全宗號(示范區(qū)、區(qū)、鎮(zhèn)(街道))

  如立檔單位已設有項目檔案類的,且二級類目能涵蓋本單位全部類型扶貧開發(fā)項目檔案的,則按原分類編號規(guī)則編制檔號。也可在項目檔案類下,將精準扶貧項目作為二級類目,精準扶貧項目下以項目為單位分類編號。

  示例:

 XXXX—XX·JFXX- 1

 案卷號

 精準扶貧項目代碼 (JF+序號)

 項目檔案類代碼

 全宗號(示范區(qū)、區(qū)、鎮(zhèn)(街道))

。ㄋ模┢渌d體、類型檔案檔號編制

  1.照片檔案檔號編制按《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2016)要求編制。

 2.電子檔案檔號編制按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)和《數碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014)要求編制。

 3.精準扶貧資金會計檔案按《會計檔案管理辦法》要求編制。

  三、整理 精準扶貧檔案應分門別類整理。文書類材料按《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)進行整理,項目文件按《科學技術檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822 -2008)進行整理,照片和電子檔案等特殊載體檔案,分別按《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2016)《數碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)等進行整理,精準扶貧資金會計檔案按《會計檔案管理辦法》整理。具體如下。

  (一)文書類材料整理 精準扶貧綜合管理類,精準識別類、精準施策類、精準脫貧類及村(社區(qū))的綜合類文書類材料以“件”為單位進行整理。

 1.件的確立 正本與定稿為一件(定稿過厚的,也可單獨為一件);正文與附件為一件(附件數量較多或者太厚不易裝訂為一件的,也可各為一件);原件與復印件為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;各種精準扶貧統計報表、名冊、圖冊等以鎮(zhèn)、

 村(社區(qū))為單位一個事由為一件;來文與復文(指聯系密切的來往性質的文件材料,如請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等)可作為一件。

  2.件的排列

  按照“年度-期限-問題(四大類)-件序號”順序排列。

  3.件內材料排列與裝訂 正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后。按件裝訂。應移交檔案館保存的,用不銹鋼釘、棉線在文件材料左上角直角或文件左側三孔一線裝訂。已裝訂成冊的保持原狀。

  4.件內頁碼編寫 件內頁碼編寫在有效文字頁面正面的右上角、背面的左上角,每件從 1 開始順序編頁號。文件原編頁碼與實有頁數相符的,不另編頁碼。

  5.件號編寫 每件文件首頁上端空白處加蓋歸檔章(見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2015),用碳素墨水填寫歸檔章內容,件號填寫自然流水號。如“1、...9、10”

  各級扶貧辦、鎮(zhèn)(街道)歸檔章填寫示例

  XXXX—JF·2015-Y-01-1

 XXXX

  2015

  1 JF.精準識別 JF.SB

  永久

  15

 村(社區(qū))低收入戶類歸檔章填寫示例

  全宗號-JF·年度-鎮(zhèn)·村(社區(qū))·組·戶(識別代碼)-件序號

 示例:

 XXXX—JF·年度-XX·XX-1

 6.歸檔文件目錄編制 XXXX·JF 2017 1 XX·XX

。ㄗR別代碼)

 30 年 15

 歸檔文件目錄表格為 A4 幅面橫向表格,統一用 A4 紙打印裝訂成冊,并加裝 A4 幅面《歸檔文件目錄》封面。

 序號:文件的件順序號(件號)。

 檔號:該件文件的檔號,即“全宗號-年度-保管期限-問題-件號”XXXX—2015- Y -01 -1 或 XXXX—JF·2015-Y-01-1 文號:文件制發(fā)機關的發(fā)文字號,無文號的可不填寫。

 責任者:使用全稱或標準簡稱,如“囗囗鎮(zhèn)人民政府”。黨的機關加“中共”,如“中共囗囗縣委員會”“中共囗囗鎮(zhèn)委員會”。

 題名:即文件的標題。沒有標題或原標題不能正確說明文件內容的,應自擬標題,自擬標題加“[ ]”符號。

 日期:文件的形成時間。以 8 位阿拉伯數字標注年月日。如。

 密級:填寫文件的秘密級別,如秘密、機密、絕密。

 頁數:填寫該件文件的總頁數。

 備注:注釋盒內文件需要說明的情況。

 歸檔文件目錄封面:

  (二)精準施策類項目文件按《科學技術檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822 -2008)相關要求,按項目以“卷”為單位整理,按照項目申請立項、實施、驗收等階段,根據文件材料數量分別組卷,一個項目的案卷編一個流水號。

。ㄈ┑褪杖霊粑募磕暌砸粦舻娜课募牧蠟橐患“一戶一檔”)分別整理,以村(社區(qū))組為單位順序

 排列。

 低收入戶(一戶一檔)“件”包括:

 封面(詳見封面示例)

 目錄(借用卷內目錄格式)

 低收入戶文件材料(詳見歸檔范圍低收入戶類文件)

 低收入戶“件”順序排列之后編制低收入戶歸檔文件目錄。

 封面示例:尺寸 210×297 (單位:毫米)

  低收入戶檔案

 ××區(qū)××(鎮(zhèn))××村(社區(qū))××組

 囗囗囗(低收入戶姓名)

  整理人:

 年

 月

  日

 檢查人:

 年

 月

  日

 低收入戶歸檔文件目錄 序號

  檔號

  低收入戶檔案題名 備注

  (四)村(社區(qū))級精準扶貧綜合類文件按件或卷整理,宜分年度按事由組件(卷),一個事由為一件,亦可組卷。

  (五)照片檔案選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁,具有永久保存價值的數碼照片進行洗印、整理。照片檔案的整理應遵循有利于保持照片的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片說明應完整填寫題名、照片號、參見號、時間、攝影者、文字說明。照片題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容,包括人物、時間、地點、事由等要素。介紹人物時,應準確記錄主要人物、一至兩名次要人物的的職務、姓名。

 電子文件指在精準扶貧工作中,應用計算機系統形成的電子文件和有關數據,利用電子設備形成的有關資料、數碼照片、錄像和錄音文件、檔案軟件備份數據。整理方法按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)執(zhí)行。

 精準扶貧資金會計核算材料按《會計檔案管理辦法》整理。

  四、檔案裝具及填寫格式 (一)精準扶貧文書檔案檔案盒以《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)附錄格式和要求為準,結合精準扶貧檔案實際填寫。

  填寫格式:

  檔案盒脊背格式及填寫:

 (二)精準扶貧項目檔案檔案盒用《科學技術檔案案卷 (全宗號)

。甓龋

。ū9芷谙蓿

。 問題)

 起止件號

 (全宗號)

。甓龋

。ū9芷谙蓿

 (問題)

 起止件號

  村(社區(qū))

 構成一般要求》(GB/T11822 -2008)附錄所示檔案盒及格式要求填寫。

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