企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)工作心得

　企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)是指企業(yè)檔案部門將檔案利用服務(wù)的著眼點(diǎn)從為用戶提供初級(jí)的檔案轉(zhuǎn)移到為用戶提供高級(jí)的知識(shí)，以滿足用戶的知識(shí)需求，幫助用戶解決問(wèn)題的創(chuàng)造性智力活動(dòng)。它對(duì)是傳統(tǒng)檔案服務(wù)的超越與提升，是未來(lái)企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

　? 一、實(shí)施企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)的必要性

�。ㄒ唬┦琼槕�(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的需要

　當(dāng)今世界，最重要的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景和時(shí)代發(fā)展潮流之一是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起。根據(jù)聯(lián)合國(guó)經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（oecd）的研究，目前 oecd 主要成員國(guó) gdp 增長(zhǎng)的50%以上是由知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)的。[1]近年來(lái)，我國(guó) it 產(chǎn)業(yè)、信息服務(wù)業(yè)、創(chuàng)意文化產(chǎn)業(yè)等知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)也在飛速發(fā)展。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，“知識(shí)已經(jīng)成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)資源和比較優(yōu)勢(shì)的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對(duì)應(yīng)。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)通過(guò)知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識(shí)在經(jīng)濟(jì)生活中的作用，順應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)這種“空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，因而成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，成為 21 世紀(jì)管理的必然趨勢(shì)。目前，中國(guó) 88%的企業(yè)認(rèn)為有必要實(shí)施知識(shí)管理戰(zhàn)略，而且越來(lái)越多的公司已經(jīng)實(shí)施知識(shí)管理。[3]實(shí)施知識(shí)管理就要求企業(yè)內(nèi)部包括檔案部門在內(nèi)的各種文獻(xiàn)部門，通過(guò)知識(shí)服務(wù)滿足企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)知識(shí)的需求，充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。

�。ǘ�）是應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力的需要

　當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)全球化使企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)進(jìn)一步加劇。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的環(huán)境下，企業(yè)為了提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，必須將絕大部分資源與精力集中于能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)管理、研究與開發(fā)（r&d）、市場(chǎng)營(yíng)銷等，以及少數(shù)關(guān)鍵的管理領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等；而盡量精簡(jiǎn)不重要的活動(dòng)與部門。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關(guān)注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅不能為企業(yè)當(dāng)前的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)做出明顯的、直接的貢獻(xiàn)；而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，自然就成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象。美國(guó)文檔組織有限公司（documentorganization）主席、紐約大學(xué)兼職教授瑪西?g?高德斯坦（marcyg.goldstein）早在____年就指出：“今天，沒有幾家企業(yè)愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史項(xiàng)目，更沒有哪家公司愿意投資建立一個(gè)只為文化目的服務(wù)的檔案館。”[4]于是，近年來(lái)，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)紛紛開始大幅地裁減檔案機(jī)構(gòu)和人員。例如，中國(guó)鐵路物資總公司有專職檔案人員 38人，到僅剩下兼職檔案人員 12 人。[5]鞍山鋼鐵集團(tuán)公司以前最多時(shí)曾設(shè)置了 246個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，配備了 589 名檔案人員，現(xiàn)在全公司專職檔案人員僅剩 91 人。[6]筆者的調(diào)研也表明，近年來(lái)國(guó)有企業(yè)檔案人員被裁員幅度為 25%以上。[7]

　而企業(yè)檔案部門應(yīng)對(duì)被裁員威脅的正確策略就是實(shí)施知識(shí)服務(wù)。通過(guò)知識(shí)服務(wù)滿足企業(yè)對(duì)知識(shí)的需求，支持企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，為企業(yè)直接創(chuàng)造價(jià)值，從而使公司領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到保留檔案部門的必要性。正如加拿大檔案學(xué)者高德·拉伯楚克（gordrabchuk）所言：“與所有精明的商業(yè)部門十分類似的是，企業(yè)檔案管理的成功主要依靠?jī)蓚�(gè)基本因素：(1)所提供的服務(wù)或產(chǎn)品確實(shí)有需求；(2)保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。”[8]國(guó)外一些企業(yè)檔案部門已經(jīng)在這一方面作出了成功的探索。例如，在廣州召開的企業(yè)檔案工作國(guó)際研討會(huì)上，法國(guó)圣戈班集團(tuán)檔案館館長(zhǎng)笛迭·邦杜說(shuō)：“企業(yè)檔案部門第一和首要任務(wù)，是為企業(yè)日常

　運(yùn)營(yíng)和處理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題服務(wù)，對(duì)歷史的貢獻(xiàn)則是額外的收益，因此目前圣戈班集團(tuán)檔案館是作為企業(yè)一個(gè)盈利和服務(wù)中心來(lái)運(yùn)營(yíng)。”[9]

�。ㄈ�）是解決當(dāng)前企業(yè)檔案工作問(wèn)題的需要

　近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案部門將主要的工作精力放在檔案信息化建設(shè)上。相當(dāng)一大批企業(yè)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，推出了數(shù)字檔案館。但是，檔案信息化建設(shè)實(shí)際效果如何呢？下一步該怎樣發(fā)展呢？

　湖南某企業(yè)檔案館投入巨資采購(gòu)檔案信息管理軟件，添置大量的儀器設(shè)備。筆者問(wèn)該館工作人員為什么要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。他們的回答竟然是：“我們看別的單位都在搞信息化，我們也跟著搞唄。”我說(shuō)：“檔案信息化建設(shè)的最終目的在于，如何利用信息技術(shù)更好地為用戶提供檔案信息服務(wù)。”他們這才恍然大悟。工作缺乏目的性，其實(shí)際效果可想而自知。南方某家大型醫(yī)院信息中心，已經(jīng)存儲(chǔ)了超過(guò) 5gb 的電子病歷檔案，每天還有來(lái)自各醫(yī)療科室數(shù)以千計(jì)的電子病歷檔案。這些電子病歷檔案如果被充分利用，可以提高診斷水平與治療效果、開發(fā)新的藥物，利于醫(yī)患雙方。但是非�？上У氖�，這些已經(jīng)良好歸類、可靠存儲(chǔ)的醫(yī)療信息竟然無(wú)人問(wèn)津。[10]重建設(shè)輕

　利用，這是一種重要的資源浪費(fèi)。廣東某通訊公司檔案館館長(zhǎng)對(duì)筆者說(shuō)：“檔案系統(tǒng)也上了，達(dá)標(biāo)升級(jí)也實(shí)現(xiàn)了，下一步我們?cè)撟鍪裁矗?rdquo;他們面臨著未來(lái)之路在何方的困惑。

　解決上述問(wèn)題的答案在于實(shí)施知識(shí)服務(wù)。通過(guò)知識(shí)服務(wù)，使人們認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的目的在于更好地提供知識(shí)服務(wù)，滿足企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中對(duì)知識(shí)的需求；通過(guò)知識(shí)服務(wù)，真正發(fā)揮檔案的作用，充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果。通知知識(shí)服務(wù)，指明未來(lái)檔案工作的發(fā)展之路：實(shí)現(xiàn)以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理，從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)過(guò)渡。

　? 二、企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)的理論依據(jù)

�。ㄒ唬┲�識(shí)管理

　知識(shí)管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)知識(shí)進(jìn)行積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是知識(shí)是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理根本目的是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的基本活動(dòng)是知識(shí)的積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新等，知識(shí)管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，知識(shí)管理必然為包括檔案管理在內(nèi)的企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)提供創(chuàng)新的思路和視角。

　知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)可以促使人們重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的價(jià)值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識(shí)載體，應(yīng)該是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡(jiǎn)單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”；應(yīng)該是企業(yè)展望未來(lái)的窗口，而不僅僅是回顧過(guò)去的鏡子。知識(shí)管理的根本目的可以促使人們重視定義企業(yè)檔案管理的根本目的：企業(yè)檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理不能停留于被動(dòng)的、單一的、滯后的服務(wù)，而必須融入企業(yè)的核心活動(dòng)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化服務(wù)，為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)。知識(shí)管理的基本內(nèi)容可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容：企業(yè)檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)的管理。知識(shí)管理的技術(shù)支撐可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法：企業(yè)檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進(jìn)的信息技術(shù)。

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