人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性
發(fā)布時(shí)間:2019-08-16 來源: 歷史回眸 點(diǎn)擊:
摘要:隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)階段的人事管理逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案數(shù)字化是一種創(chuàng)新,它將檔案的收集與管理和數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合,并實(shí)現(xiàn)了對于檔案的多維度管理,本文將針對人事檔案數(shù)字化為人事管理工作所到來的作用進(jìn)行探究。
關(guān)鍵詞:人事檔案;數(shù)字化;人事管理;重要性
引言
人事檔案中所包含的內(nèi)容非常廣泛,不僅包括個(gè)人經(jīng)歷,同時(shí)也是組織對個(gè)人進(jìn)行全面評估的參考。目前,我國人事檔案信息管理還存在著一定的滯后性,需要對這些影響人事檔案管理效率的因素進(jìn)行總結(jié),并對人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)進(jìn)行探討,以促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。
1、人事檔案管理簡述
作為企業(yè)選拔與錄用人才重要依據(jù)的人事檔案管理,是人事工作的重要組成部分,他貫穿于整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行當(dāng)中,不僅對于員工過去的技術(shù)與能力,人品與性格進(jìn)行詳細(xì)記錄,而且對現(xiàn)實(shí)中員工的當(dāng)前表現(xiàn)進(jìn)行匯總。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴于紙質(zhì)的載體進(jìn)行記錄,由于工作量巨大而且需要手工整體,容易出現(xiàn)管理不及時(shí)以及延后的問題,導(dǎo)致許多環(huán)節(jié)無法達(dá)到預(yù)期要求。而新型的數(shù)字化人事管理模式則依賴于信息技術(shù)的發(fā)展,對人事檔案的工作全過程進(jìn)程動(dòng)態(tài)化的監(jiān)控,并及時(shí)記錄與控制,真正實(shí)現(xiàn)了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發(fā)展中完善,有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到如今的數(shù)字化系統(tǒng),這是人事檔案管理的創(chuàng)新,人事管理數(shù)字化的提出簡化了對于檔案收集整理、統(tǒng)計(jì)傳遞以及保存共享等工作內(nèi)容,通過網(wǎng)絡(luò)的便捷性,告別了傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱的復(fù)雜工作,對于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數(shù)字化管理是中組部提出并在全國范圍內(nèi)推廣的,目的在于整治不正之風(fēng),打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正,解決大難管理過程中的不足之處。
2、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
2.1技術(shù)更新?lián)Q代較快
人事檔案的數(shù)字化管理對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)以及軟件的依賴性是較大的。在實(shí)際情況中,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級速度非?、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新?lián)Q代也較快,使得計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)之間很可能會出現(xiàn)不匹配的情況,使得部分文件無法有效讀取,當(dāng)人們需要調(diào)取相關(guān)資料的時(shí)候,則會導(dǎo)致資料不全,無法獲得精準(zhǔn)數(shù)據(jù),影響了人事檔案管理的效率。
2.2檔案管理數(shù)字化專業(yè)素質(zhì)的缺乏
在實(shí)際工作中,檔案管理往往處于企業(yè)或者部門的邊緣化,這種狀態(tài)已經(jīng)成為了檔案管理工作的常態(tài)。每個(gè)需要用到檔案的人都認(rèn)為檔案很重要,但是用過就會忘。因此許多單位的領(lǐng)導(dǎo)階層不重視檔案工作。人事檔案是我國重要的信息資源,但是相應(yīng)的從業(yè)人員由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視,也對自身的數(shù)字化素質(zhì)的提升不重視,檔案管理工作人員不能良好的應(yīng)用數(shù)字化管理設(shè)備軟件,就導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推動(dòng)受到了較大的阻礙。在這種領(lǐng)導(dǎo)不重視,員工不積極的背景下,我國檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)程也就變得十分的緩慢。因此相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該積極的充實(shí)自身的業(yè)務(wù)能力,立足于未來發(fā)展,全面適應(yīng)檔案管理數(shù)字化的到來。
2.3檔案信息管理安全問題
在信息化時(shí)代,數(shù)字化管理方式為管理工作帶來很大方便,但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網(wǎng)絡(luò)背景下,大量的電腦病毒已經(jīng)對數(shù)據(jù)安全造成威脅。雖然電腦中都會安裝殺毒軟件,但是并不能夠完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外,電腦黑客惡意攻擊也會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的缺失和丟失,導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性受到了非常大的考驗(yàn)。
2.4數(shù)字化建設(shè)成本高,電子原件標(biāo)準(zhǔn)不一致
在進(jìn)行管理的過程中,檔案管理人員需要進(jìn)行仔細(xì)的辨別,去除虛假檔案,保留真實(shí)檔案,要在日常工作中做到取之有章,拒之有理,確保人事檔案管理工作的正常運(yùn)行,確保每份檔案都是真實(shí)有效的。但是由于現(xiàn)階段大量的檔案管理工作,例如年度考核表、學(xué)籍檔案等等材料的入檔,都需要進(jìn)行相應(yīng)的鑒別,這就讓人事檔案管理工作量變得很大,并且由于需要確保相應(yīng)檔案內(nèi)容的完整性,還需要進(jìn)行編號、加頁碼等,這就讓工作變得更加繁瑣。其次,在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中,一些電子原件的標(biāo)準(zhǔn)不一致,很難保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量,因此需要相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范。
3、人事檔案數(shù)字化管理工作措施
3.1遵守紀(jì)律,強(qiáng)化保障
人事檔案數(shù)字化管理能夠保障檔案管理的安全問題,由于檔案管理的復(fù)雜性以及較高的安全要求,對于檔案的受力、查閱等管理過程,都應(yīng)該采取相應(yīng)的措施,避免可能出現(xiàn)的問題,如檔案遺失等,這將對檔案管理系統(tǒng)造成很大的影響,應(yīng)根據(jù)國家的相關(guān)政策與要求,對檔案管理過程中的安全隱患進(jìn)行排查,并建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)機(jī)制,才能有效保證人事檔案信息的安全性。
3.2領(lǐng)導(dǎo)重視檔案數(shù)字化,加大投入完善建設(shè)
就目前而言,我國檔案管理工作在各個(gè)部門依舊處于邊緣化的趨勢,因此想要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化,就應(yīng)該從上至下的進(jìn)行積極的改變。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化,才能夠?qū)⑾鄳?yīng)的檔案信息逐漸的轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息進(jìn)行儲存,但是由于我國檔案工作量比較大,這種信息轉(zhuǎn)化很顯然不是一次工作就能進(jìn)行的,因此在數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中,應(yīng)該加大投入力度,將精力放在軟件開發(fā)、檔案管理平臺搭建等方面進(jìn)行。這些都是需要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重視并且推動(dòng)的。將檔案管理工作有計(jì)劃、有重點(diǎn)的進(jìn)行逐步實(shí)施,就能夠逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和信息化,讓整個(gè)檔案管理信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享化,極大的提升檔案管理工作的效率。
3.3健全機(jī)制,自上而下推進(jìn)數(shù)字化人事管理進(jìn)程
要有效改變當(dāng)前干部人事檔案的管理現(xiàn)狀,人事檔案管理部門就需要?jiǎng)?chuàng)建一套符合單位服務(wù)理念,并且適合組織人事部門實(shí)際需要的檔案管理機(jī)制,加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),建立健全相關(guān)規(guī)章制度,例如:建立文件檢索、檔案查閱審批制度,用戶責(zé)任權(quán)限制度,數(shù)字化監(jiān)督保密制度,安全管理制度等。通過建章立制加強(qiáng)對檔案的數(shù)字化管理,自上而下使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運(yùn)行軌道。
3.4提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì),全面促進(jìn)檔案管理工作革新
檔案管理人員是檔案管理的首要執(zhí)行者,因此在進(jìn)行相應(yīng)人員的培訓(xùn)過程中,應(yīng)該注重其自身數(shù)字化素質(zhì)的提升,在建設(shè)信息化、數(shù)字化檔案的過程中,對于相應(yīng)的管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求會變得更高,因此在新形勢下的檔案管理工作人員,應(yīng)該積極的改變自身組織,建立完善的自我發(fā)展計(jì)劃以適應(yīng)逐漸改變的檔案管理工作方式。并且,在檔案管理工作中,應(yīng)該建立起相應(yīng)的專業(yè)能力提升系統(tǒng),通過人才的引進(jìn)和自身人才的培養(yǎng),全面提升現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì),這樣不僅僅能夠讓精通人事檔案管理專業(yè)技能的人員能夠從事相關(guān)工作,還能夠具有信息技術(shù)相關(guān)能力,從而不斷的提升檔案管理人員的綜合專業(yè)知識水平,改善工作人員的知識構(gòu)架,以更好、更高的專業(yè)能力來適應(yīng)數(shù)字化檔案管理。
結(jié)語
綜上所述,人事檔案的數(shù)字化管理的出現(xiàn),是信息管理的重要?jiǎng)?chuàng)新,他對于檔案管理的流程以及管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)提出了更高的要求,規(guī)范了檔案管理的步驟與算法,簡化了管理流程,保證了其的安全性與高效性,同時(shí)提高了管理人員的專業(yè)技能與管理水平,人事檔案數(shù)字化有效的增強(qiáng)了人事檔案的全面能力,為人事管理工作的進(jìn)行提供了良好的基礎(chǔ)條件。
參考文獻(xiàn):
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