[摘 要]檔案是一種原始記錄,它見證各種事實關(guān)系,反映一個單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據(jù)各科室的具體情況、職能范圍來決定,越詳盡越好,就像一本說明書一樣,以適用于我單位人員變化快的特點。檔案信息化、一體化是新時代的特征。我們要加快知識結(jié)構(gòu)的變化,要不斷“充電”,不斷補充“能量”,以求適應新時代的要求。
　　[關(guān)鍵詞]檔案 歸檔范圍 一體化 知識結(jié)構(gòu)
　　[中圖分類號]G27?[文獻標識碼]A?[文章編號]1007-4309(2010)07-0191-02
　　什么是檔案?人們不禁要說不就是檔案管理的那些東西嘛!《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義:指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄,是歷史的第一手資料。我們一不小心成了歷史見證人,這是多么嚴謹、偉大又神圣的事業(yè)。我們要認識到檔案是觀念的產(chǎn)物。它見證各種事實關(guān)系,反映一個單位的歷史面貌。從外觀上看,檔案并不是新產(chǎn)生的事物,而是由有形成檔案可能的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來的,不僅具有歷史使命,還具備責任感。?
　　一、歸檔范圍,保管期限?
　　我們界定一份文件材料是否有價值,要看它是不是反映我單位主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。檔案是本單位在工作活動中形成的在維護國家、集體和公民利益等方面具有憑證價值的文件材料;是下級單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料;是下級機關(guān)報送的重要文件材料;還是其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。我們根據(jù)我單位各科室的職能特點,參照國家8號令要求,只能選擇文件材料中具有保存價值的部分作為檔案保存,分別保存永久、30年、10年,不需要歸檔的,就不要歸檔。當然制作歸檔范圍和保管期限越詳盡越好,就像一本說明書一樣,讓像我這樣的新手拿起來就能找到方向。這樣做主要是適應我單位崗位變化快的情況,對各個科室來說任何人接手也都知道本科室要移交的材料。這就產(chǎn)生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為,是人們主觀意識作用的結(jié)果。人們根據(jù)自己的需要和管理能力將原始記錄材料,通過歸檔行為進行了身份的劃分,歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會屬性。這樣歸檔后的原始記錄材料才成為了檔案管理的工作對象――檔案,檔案工作由此而始。歸檔還是一個法律行為,經(jīng)歸檔認定的材料,才能享受《檔案法》的保護。作為一個年輕的學科,檔案學的真正目的在于解決檔案工作中的實際問題,明晰檔案工作中碰到的諸多現(xiàn)象,迎接檔案實踐的挑戰(zhàn)。?
　　二、檔案管理信息數(shù)字化?
　　隨著計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入,我們現(xiàn)在已有非常成熟的檔案管理軟件,逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理規(guī)范化與一體化,積極開展網(wǎng)上查詢服務,最大限度地提高利用的效果和質(zhì)量。這樣一來既節(jié)約能源、節(jié)省時間,又和國際接軌,做到無紙化辦公、綠色環(huán)保。這需要我們熟練掌握計算機操作,更加強調(diào)應用機密等級,應用的保密措施能夠和數(shù)據(jù)機密性配套。我們要比前輩們在辦公條件上更快捷,以前辦公是用手抄,光查找工具就有什么卷內(nèi)目錄、案卷目錄、文號目錄、全引目錄等等,工作量極大,又特別繁重。尤其1992―2003年的檔案有十大類分類,查找起來更難。而現(xiàn)在查找一份文件,輕輕一點擊計算機就可以了,實在太方便了。?
　　三、檔案管理人員素質(zhì)的提高?
　　怎樣能在檔案管理工作中創(chuàng)新,很大程度上在于從事檔案工作的人。檔案管理工作是枯燥、乏味的,怎樣變乏味為生動和激情,從而促進檔案管理工作的更好發(fā)展是每一個檔案管理工作人員應該思考的問題。提到哪行哪業(yè)都要說到人員素質(zhì),素質(zhì)決定了思想的高度,決定了工作的質(zhì)量。敬業(yè)是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發(fā)現(xiàn)問題,并提出解決方案,還要有勇敢的探索精神,不滿足于前人的經(jīng)驗,不滿足于目前的成績。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個流程,對各個門類的檔案都要有所研究,對各種載體檔案的管理方法都要了然于胸,要根據(jù)新形勢、新要求,對舊有的管理模式有所突破,創(chuàng)造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時代是一個日新月異的時代,每天都會出現(xiàn)新情況,我們要有求實創(chuàng)新的精神,在熟悉的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)新規(guī)律,扎實、有效、開拓性地開展工作。
　　每個人的知識結(jié)構(gòu)都要常常更新,檔案管理工作人員亦是。要注意拓展自己的知識寬度,補充自己的知識層面,不斷“充電”,不斷補充“能量”,才能不落后于檔案工作的發(fā)展要求。除了要補充知識以外,還要虛心向身邊從事過這個工作的老同事取經(jīng),實踐出真知,借鑒前人的經(jīng)驗可以讓自己少走彎路。向身邊的人學習,向同行學習,向?qū)嵺`學習,向社會學習,只有不斷地學習,檔案工作才會在新世紀有個飛躍性的突破。
　　[參考文獻]
　　[1]林越陵主編?檔案學理論基礎(江蘇省檔案人員培訓教材)[M],2002??
　　[2]梁朝玉?《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》問題解答[M],2006?
　　?[收稿日期]2010年5月12日
　　?[作者簡介]賈桂宏:江蘇省徐州監(jiān)獄檔案管理干部。楊建芬:江蘇省徐州監(jiān)獄檔案管理干部。朱鳳琴:江蘇省徐州監(jiān)獄檔案管理干部。

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