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電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:


  摘 要:電子檔案管理模式的發(fā)展與形成不僅能全面加強(qiáng)和提升檔案管理效率,還能促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)形成完善的信息管理形態(tài),通過(guò)建立信息化檔案管理體系和資源數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)滿足檔案信息管理、查詢的需要。鑒于此,本文就電子檔案管理和檔案管理信息化建設(shè)展開詳細(xì)的分析,并提出具體性的研究思路以供廣大讀者借鑒。
  關(guān)鍵詞:電子檔案管理;檔案管理信息化建設(shè);問(wèn)題研究
  一、電子檔案管理的意義與特征
  電子檔案管理,顧名思義,就是以電子信息系統(tǒng)作為資源管理核心,對(duì)各類檔案信息資源實(shí)施統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。與傳統(tǒng)人工化的檔案管理模式相比,電子化的檔案管理有著更強(qiáng)的交互性和傳遞性,依托于電子信息系統(tǒng)集中化的信息數(shù)據(jù)鏈可以快速對(duì)檔案信息資源實(shí)施全方位的分類、歸檔、儲(chǔ)存和管理,管理效率和服務(wù)效率有著極大的提升。在信息技術(shù)的引領(lǐng)下,實(shí)施統(tǒng)一的電子化檔案信息管理已經(jīng)成為了行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。各類檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和區(qū)域檔案館都在引進(jìn)信息技術(shù)和全套電子化管理設(shè)備,著力建設(shè)數(shù)字化檔案服務(wù)體系。相對(duì)于傳統(tǒng)低效率、高資源消耗的檔案服務(wù)模式,以電子信息技術(shù)為主導(dǎo)的數(shù)字化檔案管理體系以計(jì)算機(jī)為系統(tǒng)建設(shè)終端,一方面滿足管理人員信息獲取、信息管理的需要,一方面建設(shè)資源數(shù)據(jù)庫(kù),將電子類檔案信息資源進(jìn)行集中存儲(chǔ)和備份,隨時(shí)隨地滿足社會(huì)各領(lǐng)域用戶信息查詢的需要。同時(shí)在現(xiàn)代信息服務(wù)理念的影響下,電子化檔案管理還需要檔案管理機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮自身的信息服務(wù)職能,要引進(jìn)高新技術(shù)人才來(lái)建立綜合性的檔案信息服務(wù)終端,要結(jié)合用戶的信息需求,創(chuàng)新信息服務(wù)模式,通過(guò)強(qiáng)化數(shù)據(jù)資源對(duì)接來(lái)提升服務(wù)終端的信息處理、交互能力,全面提升服務(wù)效率。
  二、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在的主要問(wèn)題
  (一)資金匱乏,信息化設(shè)備配置不合理。從目前我國(guó)的檔案體系信息化建設(shè)進(jìn)程來(lái)看,在檔案信息化管理體系的建設(shè)過(guò)程中還存在諸多限制性的問(wèn)題,既有源于在管理組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的體制問(wèn)題,也有源于現(xiàn)實(shí)條件的問(wèn)題。其中最主要的就是當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)資金匱乏,設(shè)備配置不合理,無(wú)法形成集中性的資源管理體系來(lái)加快自身的信息化建設(shè)速度。檔案管理部門作為社會(huì)文化服務(wù)體系的重要組織結(jié)構(gòu),以政府為主體的財(cái)政撥款,是其維持正常運(yùn)營(yíng)的主要資金來(lái)源。而目前我國(guó)政府形態(tài)主要集中于經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面,相應(yīng)文化職能部門對(duì)于社會(huì)檔案體系的建設(shè)重視不夠,沒有制定合理的財(cái)政預(yù)算用于支撐檔案管理部門的信息化建設(shè),導(dǎo)致目前檔案管理部門的財(cái)政資金來(lái)源的途徑及數(shù)量極其有限。檔案信息化工作是在數(shù)字環(huán)境中實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)對(duì)接、信息管理、資源共享的一整套信息服務(wù)流程,相應(yīng)的信息化設(shè)備諸如計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端、服務(wù)器都必不可少,但這些設(shè)備相當(dāng)昂貴,檔案管理機(jī)構(gòu)的資金又嚴(yán)重不足,很難采購(gòu)齊全相應(yīng)的信息化設(shè)備來(lái)建立自身的信息化管理體系。
  (二)檔案服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)不夠,信息移動(dòng)終端有限。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)管理不夠,信息移動(dòng)終端較少是限制其信息服務(wù)體系建設(shè)的另一主要問(wèn)題。網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化工作的重要組成環(huán)節(jié),就其本質(zhì)而言,集中性的資源網(wǎng)站是檔案管理信息化實(shí)施的第一步,沒有成型的線上服務(wù)機(jī)制,缺少相應(yīng)的網(wǎng)站資源,不可能滿足社會(huì)各領(lǐng)域信息查詢的需要,F(xiàn)實(shí)情況是遍布全國(guó)各地的1200家檔案管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)其網(wǎng)站建設(shè)尚未成形,縱觀這些網(wǎng)站有的缺少相應(yīng)的客戶端設(shè)置,有的缺少相應(yīng)的功能交互對(duì)接,還有的缺少數(shù)據(jù)資源支持,甚至有的網(wǎng)站半年乃至一年都不進(jìn)行數(shù)據(jù)資源更新,其信息內(nèi)容老套,難以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。
 。ㄈ┬畔⒒瘡(fù)合性人才的缺乏和n案管理人員信息化素質(zhì)的欠缺。信息化復(fù)合性人才的缺乏和檔案管理服務(wù)人員信息化素質(zhì)的欠缺是影響檔案管理機(jī)構(gòu)信息化服務(wù)體系建設(shè)的另一問(wèn)題。人力資源是發(fā)展之本,人才是社會(huì)生產(chǎn)力創(chuàng)新的重要資源。但目前我國(guó)眾多的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu),其信息化人才數(shù)量有限,技術(shù)性人才更是嚴(yán)重缺乏。管理人員信息化素質(zhì)及信息化服務(wù)意識(shí)未完全成型,也限制了檔案館內(nèi)部信息化管理模式的完善。這些問(wèn)題都嚴(yán)重影響了檔案管理與服務(wù)機(jī)構(gòu),信息化建設(shè)進(jìn)程的效率,再輔之以我國(guó)檔案工作,至今沒有建立起相應(yīng)的職業(yè)資格認(rèn)證制度,對(duì)工作人員的從業(yè)水平也缺乏具體系統(tǒng)政策的引導(dǎo),導(dǎo)致我國(guó)各種檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)始終難以完善自身的信息化管理體系建設(shè),難以形成集中性的資源優(yōu)勢(shì)、技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)滿足社會(huì)用戶的信息查詢需要。
  三、針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在問(wèn)題的控制策略
 。ㄒ唬┰黾迂(cái)政投入 擴(kuò)大資金來(lái)源渠道。針對(duì)目前檔案信息化管理體系建設(shè)存在的主要問(wèn)題,要制定相應(yīng)的解決策略,以增大財(cái)政投入為前提滿足檔案信息化建設(shè)的基本物質(zhì)需要。這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)在自身信息化管理體系建設(shè)過(guò)程中,要擴(kuò)大資金來(lái)源渠道,一方面要多方面多元化籌措資金,另外一方面要爭(zhēng)取政府財(cái)政部門的支持,積極與政府財(cái)政部門溝通協(xié)商,以期能夠增加撥付檔案建設(shè)專項(xiàng)資金支持。同時(shí),檔案管理機(jī)構(gòu)要積極爭(zhēng)取地方領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,要將檔案管理信息化建設(shè)列入于政府重點(diǎn)項(xiàng)目,要通過(guò)創(chuàng)新服務(wù)模式,增加信息產(chǎn)品的附加價(jià)值,開展商業(yè)性活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)資金收入,多渠道解決資金短缺問(wèn)題。同時(shí),信息化體系的建設(shè),也要本著實(shí)用、簡(jiǎn)單、高效的原則來(lái)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的使用和管理效率,防止低水平、重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題,全面提升檔案信息管理體系的服務(wù)效率。
 。ǘ┩晟凭W(wǎng)站建設(shè)。針對(duì)當(dāng)前大管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)方面存在的主要問(wèn)題,首先,檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要對(duì)自身的網(wǎng)站進(jìn)行精準(zhǔn)定位,清楚網(wǎng)站的服務(wù)目的和宗旨,要針對(duì)社會(huì)用戶的需求,建設(shè)線上服務(wù)體系,比如設(shè)置檔案實(shí)例、檔案查詢、圖文信息還有檔案動(dòng)態(tài)等欄目,為社會(huì)用戶提供一站式的檔案信息服務(wù),節(jié)省服務(wù)時(shí)間。同時(shí)網(wǎng)站信息資源要及時(shí)更新,充分提高網(wǎng)站信息資源的利用效率,信息內(nèi)容一定要準(zhǔn)確有效,能夠站在客觀角度對(duì)一些檔案信息進(jìn)行提取和加工,生成相應(yīng)的檔案信息產(chǎn)品來(lái)滿足用戶的使用需求。同時(shí)要建設(shè)現(xiàn)代化管理模式,要以先進(jìn)的技術(shù)及技術(shù)管理為基礎(chǔ),在先進(jìn)技術(shù)及管理理念的引導(dǎo)下,進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè),讓統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善和規(guī)范。在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)時(shí),檔案館會(huì)因?yàn)樽陨項(xiàng)l件的特殊性而無(wú)法改變管理模式,在根本上無(wú)法形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),因此現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè),就要推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè),協(xié)調(diào)相關(guān)人員和資源,集合技術(shù)和相應(yīng)人力和物力逐漸完善的管理標(biāo)準(zhǔn),能夠讓檔案管理人員根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享
 。ㄈ┮M(jìn)信息技術(shù)型人才,加強(qiáng)人員培訓(xùn)。針對(duì)信息化復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)狀,要求檔案管理部門要完善崗位責(zé)任制度,建立行業(yè)準(zhǔn)入制度。通過(guò)與高校合作,進(jìn)入高校引進(jìn)相應(yīng)的信息型人才推進(jìn)信息服務(wù)體系的建設(shè)。同時(shí)要制定相應(yīng)的人才引進(jìn)戰(zhàn)略,通過(guò)公開招聘、合理競(jìng)爭(zhēng)等方式吸引社會(huì)優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中,促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍踐行人力資源更新,全面提升檔案管理隊(duì)伍的信息綜合素養(yǎng),相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認(rèn)識(shí),學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論和實(shí)踐技能,具備一定的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、信息等領(lǐng)域的知識(shí),要不斷拓展自身事業(yè),結(jié)合管理體系建設(shè)發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì),以此來(lái)推進(jìn)檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進(jìn)步。
  四、結(jié)語(yǔ)
  促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)就要完善檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部組織框架,要結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)擴(kuò)大資金來(lái)源渠道,采購(gòu)相應(yīng)的信息終端設(shè)備,通過(guò)建立網(wǎng)站共享體系來(lái)促進(jìn)檔案信息的共享溝通,著重引進(jìn)信息技術(shù)型人才,加強(qiáng)人員培訓(xùn)來(lái)提升內(nèi)部的信息化建設(shè)水平,促進(jìn)檔案管理效率的提升。

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