[摘要]針對目前我國檔案信息化服務(wù)中存在的共建共享組織不力、信息開發(fā)層次低和服務(wù)理念落后的問題，通過檔案知識門戶概念的提出與優(yōu)勢介紹，指出建立檔案知識門戶是我國檔案信息化服務(wù)的突破方向。最后通過對包含知識基礎(chǔ)層、應(yīng)用功能層和用戶界面層的檔案知識門戶體系架構(gòu)的設(shè)計與功能實現(xiàn)，為檔案知識門戶建設(shè)實踐提供指導(dǎo)。
　　[關(guān)鍵詞]知識門戶　檔案信息化　信息化服務(wù)
　　[分類號]G273
　　
　　計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)催生的信息革命對人們的社會生活造成了深遠(yuǎn)的影響，也為檔案事業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為兩方面：①檔案館能否積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，使自身的管理水平和業(yè)務(wù)能力站上新的高度；②面對大量的電子文件與電子檔案，檔案館能否善用自己在長期檔案管理實踐中積累的經(jīng)驗，解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔管理的新問題。若應(yīng)對得當(dāng)，則正如加拿大檔案學(xué)者特里?庫克所說：“我們就可能抓住了一個絕妙的時機來提高我們的地位……像古埃及檔案同神一樣，重新坐回上帝的身邊”。為此，當(dāng)前各國檔案界無不將信息化服務(wù)作為應(yīng)對挑戰(zhàn)的主要手段，美國、英國及加拿大等國的國家檔案網(wǎng)站已基本實現(xiàn)在線檔案資源整合及國內(nèi)各檔案數(shù)據(jù)庫的“一站式”檢索，并可提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案全文信息，有效地促進(jìn)了檔案利用。
　　
　　1　我國檔案信息化服務(wù)瓶頸剖析
　　
　　我國檔案信息化工作通過多年來的建設(shè)，歷經(jīng)從計算機輔助檢索到檔案網(wǎng)站，再到數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)步，已取得相當(dāng)?shù)某煽�。但具體到檔案信息化服務(wù)方面，用戶卻始終無法方便快捷地從檔案館獲取急需的、有應(yīng)用價值的信息資源與服務(wù)，造成檔案資源利用率低，檔案館無人問津的尷尬局面。究其原因，是因為我國檔案信息化服務(wù)實施過程中還存在諸多障礙：
　　1.1　共建共享組織不力
　　我國各級主管部門對檔案信息化服務(wù)缺少“頂層設(shè)計”，導(dǎo)致檔案館共建共享工作滯后，具體表現(xiàn)為：①檔案館之間各自為戰(zhàn)，權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)的缺乏使得大多數(shù)檔案館仍孤立、分散地進(jìn)行資源建設(shè)和服務(wù)開發(fā)，形成了大量的“信息孤島”，檔案信息資源往往因存儲結(jié)構(gòu)或載體的不同而不能互通，給用戶利用造成了很大不便；②與其他信息服務(wù)機構(gòu)缺少合作，圖書、情報等信息服務(wù)機構(gòu)中一些先進(jìn)的服務(wù)方式頗值得檔案部門借鑒，其信息儲備也可作為檔案資源的有力補充，擴大檔案服務(wù)范圍，但一直以來檔案部門未能與之實現(xiàn)資源共享，致使檔案信息化服務(wù)發(fā)展緩慢；③與檔案形成機關(guān)對接不暢，政府機關(guān)形成的文件是檔案館館藏的不竭來源，然而我國檔案館與其他政府機關(guān)缺乏配合，使得檔案文件接收不暢，“原材料”更新緩慢自然不利于檔案信息化服務(wù)的順利運行。
　　1.2　信息開發(fā)層次偏低
　　目前國內(nèi)檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)意識較薄弱，政策上對開發(fā)工作的權(quán)責(zé)分配不夠明確，再加上開發(fā)手段、技術(shù)、人員等方面的不足，直接導(dǎo)致我國檔案信息資源開發(fā)深度的缺乏。例如作為我國檔案信息化建設(shè)主要成果的檔案網(wǎng)站，多數(shù)只包含“局館概況”、“領(lǐng)導(dǎo)致辭”及“全宗簡介”等欄目，內(nèi)容質(zhì)量偏低。檔案館中可供利用的檔案材料大多也處于一次文獻(xiàn)狀態(tài)，沒有得到有效的開發(fā)與增值。這樣的信息開發(fā)層次無疑會增加用戶利用檔案資源的難度，產(chǎn)生負(fù)面的影響，使得用戶怯于接受檔案信息服務(wù)，從而影響了檔案資源利用率，制約了檔案信息化服務(wù)的有效開展。
　　1.3　服務(wù)理念落后
　　隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，用戶對信息服務(wù)的要求也在逐步提高。當(dāng)前用戶需要的首先是知識化的服務(wù)，要求檔案館不再只提供孤立的信息片段，而是可以解決具體問題的知識；其次是個性化的服務(wù)，要求檔案館能夠針對用戶個人的需求提供專門服務(wù)；最后是互動式的服務(wù)，不但要求檔案館與用戶進(jìn)行互動，還需要檔案館搭建用戶間互動的平臺。但是目前我國檔案信息化服務(wù)工作仍主要以檔案館及其館藏資源為導(dǎo)向，以閉門造車的方式進(jìn)行，未能充分考慮用戶的利用需求，其服務(wù)理念還相當(dāng)落后。
　　
　　2　檔案知識門戶及其優(yōu)勢
　　
　　2.1　檔案知識門戶的概念
　　面對瓶頸，我們只有開拓視野，充分借鑒其他領(lǐng)域的相關(guān)經(jīng)驗，才能取得突破。放眼圖書、情報及企業(yè)領(lǐng)域可以發(fā)現(xiàn)，建立知識門戶是推進(jìn)其信息化服務(wù)的最新手段與方向。面對“信息孤島”和內(nèi)外網(wǎng)互動問題，企業(yè)界選擇了企業(yè)知識門戶(EKP)作為應(yīng)對措施；圖書、情報領(lǐng)域也開始了關(guān)于知識門戶的理論研究和實踐探索，泰達(dá)網(wǎng)上圖書館、上海圖書館網(wǎng)上聯(lián)合知識導(dǎo)航站的建立起到了良好的表率作用。鑒于此，發(fā)展檔案知識門戶極有可能成為檔案信息化服務(wù)取得突破的關(guān)鍵。
　　追本溯源，檔案知識門戶是網(wǎng)絡(luò)門戶的一種，所謂網(wǎng)絡(luò)門戶則是互聯(lián)網(wǎng)資源與服務(wù)的統(tǒng)一接入點，為人們提供了獲取某領(lǐng)域相關(guān)信息的中心人口。知識門戶即是一種支持知識獲取、傳播和存儲的網(wǎng)絡(luò)門戶應(yīng)用。其概念最初發(fā)源于企業(yè)領(lǐng)域，目前學(xué)界普遍將其理解為企業(yè)知識管理系統(tǒng)與信息門戶的結(jié)合，是企業(yè)業(yè)務(wù)參與者所需相關(guān)知識的統(tǒng)一入口，提供高級商務(wù)智能和決策支持。將知識門戶與檔案管理實踐有機結(jié)合則形成檔案知識門戶，它著眼于管理和服務(wù)兩個方面。對內(nèi)，檔案知識門戶構(gòu)成知識管理系統(tǒng)，輔助檔案業(yè)務(wù)處理，挖掘館員隱性知識，搭建館員學(xué)習(xí)交流平臺，以保障檔案管理部門的高效運轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展；對外，檔案知識門戶發(fā)揮知識服務(wù)系統(tǒng)的作用，依托掌握的各類信息資源(尤其是檔案信息資源)，綜合運用知識發(fā)現(xiàn)、獲取、組織、挖掘、轉(zhuǎn)化等方法，供給用戶包含新智力要素的知識信息，幫助用戶在解決問題的同時提高知識獲取與知識創(chuàng)新能力。綜上，筆者認(rèn)為，檔案知識門戶是為滿足檔案信息化需要應(yīng)運而生的一種應(yīng)用平臺，它以檔案機構(gòu)內(nèi)外部異構(gòu)資源與服務(wù)整合為基礎(chǔ)，以融入新智力要素的知識發(fā)現(xiàn)、轉(zhuǎn)化、開發(fā)和導(dǎo)航為手段，在促進(jìn)機構(gòu)知識管理實現(xiàn)的同時向用戶提供統(tǒng)一知識資源獲取入口和個性化獲取方式，實現(xiàn)知識交流共享與創(chuàng)新。
　　2.2　檔案知識門戶的優(yōu)勢
　　2.2.1　尊重用戶需求　用戶需求可分為三個層次：基本需求、期望需求和潛在需求。基本需求是服務(wù)提供過程中必須滿足的屬性與功能；期望需求不是完成服務(wù)所必須的，但是用戶想要得到滿足的需求；潛在需求則屬于用戶自身并未認(rèn)識到，但得到滿足后會帶來高滿意度與驚喜的需求。長期以來，檔案館資源導(dǎo)向型服務(wù)方式是制約檔案信息化和檔案價值廣泛實現(xiàn)的重要因素之一，而檔案知識門戶恰能提供用戶需求導(dǎo)向服務(wù)，即以用戶需求為核心，滿足用戶各層面需求的服務(wù)。檔案知識門戶以廣泛全面的知識采集整理、準(zhǔn)確清晰的知識導(dǎo)航與便捷的獲取手段滿足用戶基本知識需求；通過定制服務(wù)、專家匹配、在線交流及備忘錄等功能滿足用戶的期望需求；憑借對用戶行為的收集與挖掘及據(jù)此完成的知識資源推送主動發(fā)現(xiàn)且及時滿足用戶的潛在需求，從而實現(xiàn)用戶需求導(dǎo)向型服務(wù)。
　　2.2.2　服務(wù)差異化　由于身份、年齡、教育背景及利用目的等不同，用戶對檔案知識資源的需求也會有千 差萬別。如，歷史學(xué)家需要的可能是真實、準(zhǔn)確、互相關(guān)聯(lián)且完整性較高的原始記錄及歷史事件的內(nèi)在聯(lián)系，而普通公眾更感興趣的可能是歷史掌故類閱讀材料。因此，檔案信息化服務(wù)必須體現(xiàn)差異性，以差異化服務(wù)滿足個性化需求，才能有效提高用戶滿意度。
　　檔案知識門戶不但對知識資源按學(xué)科領(lǐng)域進(jìn)行縱向梳理，更能夠按知識深度橫向分層，以針對性地滿足有著不同知識需求層次的用戶。其豐富的個性化服務(wù)內(nèi)容、清晰的導(dǎo)航功能和靈活的個人應(yīng)用界面，更為用戶以最習(xí)慣的方式獲取到最需要且最適合的知識提供了有力保障。
　　2.2.3　擴大檔案服務(wù)可及性　檔案知識門戶除定向收集檔案資源外，還可通過互聯(lián)網(wǎng)采集全球范圍內(nèi)知識資源，從內(nèi)容上保證了檔案信息化服務(wù)的普適性。同時，作為數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一獲取入口，它幫助用戶在不了解專業(yè)檔案檢索途徑的條件下，仍可在第一時間檢索獲取所需檔案材料，且比普通搜索引擎具有更高的準(zhǔn)確度。這不但意味著現(xiàn)有檔案資源在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)施上的集中展示，更賦予任何有利用需求的用戶方便獲取檔案知識資源的能力，使得檔案信息化服務(wù)的可及性得到前所未有的擴展，充分發(fā)揮檔案社會服務(wù)作用，進(jìn)而擴大檔案行業(yè)影響力。
　　基于以上突出優(yōu)勢，筆者認(rèn)為，將知識門戶與檔案業(yè)務(wù)實踐有機融合而成的檔案知識門戶無疑是我國檔案信息化服務(wù)突破當(dāng)前瓶頸的努力方向。
　　
　　3　檔案知識門戶體系架構(gòu)及其功能
　　
　　由于目標(biāo)及環(huán)境的不同，檔案知識門戶在技術(shù)上不會有也不需要固定的解決方案，但設(shè)計完善的體系架構(gòu)則能為其提供統(tǒng)一而良好的建設(shè)平臺。所謂體系架構(gòu)，指系統(tǒng)各組成部分及它們之間的交互。美國學(xué)者奧斯汀認(rèn)為，典型的組織架構(gòu)應(yīng)包括三層(數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)處理層和用戶界面)，加拿大學(xué)者杜非則認(rèn)為包括知識管理輔助工具、知識獲取工具、知識存儲、知識原型和用戶界面的五層架構(gòu)更適合于知識門戶系統(tǒng)。本文在參考融合此兩種架構(gòu)模型的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案實踐具體特點，設(shè)計了檔案知識門戶體系架構(gòu)，如圖1所示：
　　
　　3.1　檔案知識門戶架構(gòu)
　　3.1.1　知識基礎(chǔ)層　知識儲備是檔案知識門戶提供服務(wù)的基礎(chǔ)。檔案館通過信息資源采集與開發(fā)模塊對館藏信息資源、合作單位共享資源、內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)信息資源及館員經(jīng)驗知識進(jìn)行廣泛地收集，并由專人進(jìn)行分類、加工和整理后存入知識庫。鑒于所采集的知識類型、格式各有不同，知識存儲也可采用文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、群件服務(wù)器、文檔管理系統(tǒng)或網(wǎng)站等多種形式來實行，每種存儲形式都是獨立的物理實體，它們聯(lián)合起來則構(gòu)成統(tǒng)一的虛擬知識庫。中間件為門戶的功能集成與拓展提供支持，通過應(yīng)用集成接口檔案館可實現(xiàn)外部服務(wù)或內(nèi)部業(yè)務(wù)的廣泛集成。
　　3.1.2　應(yīng)用功能層　檔案知識門戶應(yīng)包括個性化、業(yè)務(wù)支持、協(xié)同共享和知識地圖4個主要功能模塊。其中，個性化功能貫穿著整個門戶的服務(wù)理念與過程，貼合用戶需求，使用戶以最習(xí)慣的方式獲取到最需要的知識；業(yè)務(wù)支持模塊可作為館員的辦公入口，協(xié)助館員完成日常工作；協(xié)同共享模塊提供了館員、用戶、專家及合作單位等多方交流平臺，為館內(nèi)各業(yè)務(wù)的協(xié)同開展及館內(nèi)外知識共享、轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新提供了良好的環(huán)境；知識地圖能夠跨越邏輯分類和存放地點的限制，在數(shù)據(jù)孤島間建立連接，實現(xiàn)異構(gòu)資源的虛擬整合，支持知識檢索與導(dǎo)航，為用戶展現(xiàn)整個館藏中的知識對象。
　　3.1.3　用戶界面層　檔案知識門戶通過應(yīng)用程序調(diào)用接口實現(xiàn)功能響應(yīng)，通過頁面聚合技術(shù)完成可視化的需求反饋，最終由個人界面將知識內(nèi)容以用戶要求的方式呈現(xiàn)給用戶。這里的用戶可以是一般意義上的檔案館用戶也可是檔案館館員、管理者或合作單位等。此外，檔案知識門戶還可通過用戶界面實現(xiàn)訪問控制和身份驗證，滿足檔案信息資源保密性的要求。
　　3.2　檔案知識門戶功能實現(xiàn)
　　概括來講，檔案知識門戶為檔案知識管理與知識服務(wù)提供了實現(xiàn)平臺，通過知識管理的理論與方法提供知識服務(wù)。其主要功能包括如下方面：
　　3.2.1　資源整合　資源整合是檔案知識門戶的核心，是其他功能的前提，可分為基礎(chǔ)資源整合與應(yīng)用資源整合。前者通過信息采集與開發(fā)對形態(tài)、來源、結(jié)構(gòu)、格式及內(nèi)容各異的檔案信息資源、知識和服務(wù)進(jìn)行無縫集成，為知識服務(wù)提供“原料”基礎(chǔ)。后者能夠屏蔽各種應(yīng)用系統(tǒng)在技術(shù)、接口和實現(xiàn)語言方面的差異，通過一個核心組件服務(wù)器將其集成在一起實施各系統(tǒng)的獨立或聯(lián)合應(yīng)用。
　　3.2.2　知識開發(fā)　檔案知識門戶依托整合的信息資源，對其進(jìn)行加工、過濾、提煉、分類與重組，自動抽取元數(shù)據(jù)，幫助用戶認(rèn)知檔案知識信息及其相互間關(guān)系，使檔案信息資源從獨立的信息片段升華為系統(tǒng)的知識，在存入知識庫的同時以可視化知識地圖的形式為用戶導(dǎo)航。對檔案機構(gòu)來講，檔案知識門戶在整合的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中注重對個人隱性知識的析取與總結(jié)，使其提升為組織顯性知識，為檔案機構(gòu)組織文化形成、自身成長和長遠(yuǎn)發(fā)展提供支持。
　　3.2.3　統(tǒng)一獲取　在資源整合的基礎(chǔ)上，用戶可以通過檔案知識門戶“一站式”地檢索并獲取所需的各種異構(gòu)檔案知識與服務(wù)，或與掌握知識的個人或機構(gòu)取得聯(lián)系，從而完成知識發(fā)現(xiàn)，獲得面臨問題的解決方案。組織內(nèi)部員工與合作伙伴可透過門戶的應(yīng)用資源整合功能掌控各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，獲取業(yè)務(wù)處理相關(guān)信息與數(shù)據(jù)，高效履行辦公與管理職能。
　　3.2.4　交流共享　檔案知識門戶為檔案部門、協(xié)作單位、員工和用戶構(gòu)筑了交流溝通平臺，以虛擬會議室及網(wǎng)絡(luò)留言板等形式迅速建立知識擁有者和知識需要者間的聯(lián)系，促進(jìn)顯、隱性知識間轉(zhuǎn)化，以達(dá)到知識共享目的。在這種交流共享的過程中，知識會不斷得到升華，產(chǎn)生創(chuàng)新。各參與主體均可通過檔案知識門戶獲取所需知識，解決實際問題。
　　具體來說，檔案知識門戶的資源整合功能在異構(gòu)信息資源間建立了廣泛連接，實現(xiàn)了檔案館、檔案形成機關(guān)與合作單位的三方互通，有效解決了我國檔案信息化服務(wù)共建共享組織不力的問題；其知識開發(fā)功能幫助檔案館對檔案信息進(jìn)行深入開發(fā)與整理，促進(jìn)從信息到知識的升華，為檔案館知識服務(wù)提供了內(nèi)容支撐，能夠充分改善檔案信息開發(fā)層次較低的現(xiàn)狀；其資源統(tǒng)一獲取接口大大削減了用戶獲取檔案知識資源與服務(wù)的障礙，提高了檔案信息化服務(wù)的知識性、互動性和主動性，滿足用戶個性化需求，解決了服務(wù)理念更新的方法論問題；其交流共享功能為檔案館館員協(xié)同工作、充分交流以及用戶獲取館內(nèi)外知識資源、參與討論、進(jìn)行利用反饋架設(shè)了平臺。
　　
　　4　結(jié)語
　　
　　檔案信息化服務(wù)最重要的目標(biāo)是滿足社會檔案信息需求，充分實現(xiàn)檔案價值，也唯有如此，檔案事業(yè)才能從社會獲得所需的外部環(huán)境和資源，從而進(jìn)一步促進(jìn)自身發(fā)展。檔案知識門戶可以使業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)更為高效流暢，廣泛建立合作聯(lián)系，充分利用與開發(fā)虛擬資源和組織知識資本，為用戶提供個性化知識服務(wù)，進(jìn)而打破目前我國檔案信息化服務(wù)遭遇的種種瓶頸，使我國檔案事業(yè)從容應(yīng)對信息化挑戰(zhàn)，構(gòu)筑新時期核心競爭力�？梢哉f，檔案知識門戶是我國檔案信息化服務(wù)尋求突破的不二選擇。

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