隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問(wèn)題。信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息來(lái)源的優(yōu)勢(shì)，是擺在每個(gè)檔案工作者面前迫切需要解決的課題。
　　一、正確認(rèn)識(shí)檔案信息化的內(nèi)在含義
　　檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
　　二、檔案信息化建設(shè)的必要性
　　檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)具有全局性和戰(zhàn)略性的重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會(huì)信息化的重要基礎(chǔ)性工作，積極開展檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必由之路。
　�。ㄒ唬�檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求。檔案部門管理的檔案很大一部分來(lái)源于行政部門形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像等。現(xiàn)在政府機(jī)構(gòu)的信息都網(wǎng)上發(fā)布，政府與公眾的互動(dòng)處理也在網(wǎng)上實(shí)施電子政務(wù)，于是網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。
　�。ǘ�）檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對(duì)本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對(duì)上述活動(dòng)中形成的大量電子文件、電子檔案束手無(wú)策，無(wú)能為力。檔案部門如何在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展，保存在各級(jí)各類檔案館庫(kù)房中作為知識(shí)原始載體的檔案實(shí)體如何最大限度地發(fā)揮作用，這些問(wèn)題使得開發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。
　�。ㄈ�）檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案價(jià)值的要求。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是要通過(guò)對(duì)檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案部門作為一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)于科教興國(guó)和精神文明建設(shè)服務(wù)意義深遠(yuǎn)。
　�。ㄋ模�檔案信息化建設(shè)是檔案館自身發(fā)展的要求。隨著社會(huì)文明進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案案卷數(shù)量在不斷增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案館自身建設(shè)必須加強(qiáng)，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息化管理要求。檔案館在自身建設(shè)上要從網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數(shù)據(jù)獲取與更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數(shù)據(jù)與信息傳播體系、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)體系、檔案咨詢服務(wù)體系、檔案數(shù)字化專業(yè)人員體系、數(shù)字化檔案館用戶體系以及檔案標(biāo)準(zhǔn)與互操作體系等方面著手實(shí)施，改變現(xiàn)有管理手段相對(duì)落后的現(xiàn)狀。
　　三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
　�。ㄒ唬┺D(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。要破除“重管理設(shè)施購(gòu)置、輕服務(wù)研究”的做法，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。
　�。ǘ�）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)。檔案室是機(jī)關(guān)保密要害部門，檔案人員嚴(yán)格遵守保密制度，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，以軟盤、光盤備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。
　�。ㄈ�）優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員不僅需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時(shí)代的檔案干部隊(duì)伍，對(duì)在職人員進(jìn)行各類培訓(xùn)，以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要，同時(shí)注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)。
　　
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