摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在普遍影響著我國的機關(guān)工作，所以在檔案工作中由于信息技術(shù)的加入也為其工作帶來了更多的機遇，為檔案工作帶來了很多的挑戰(zhàn)。在機關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)方面，雖然還處于初級發(fā)展階段，但是也給我們帶來了很多的便利。本文就對機關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)進行分析，從中分析機關(guān)檔案信息化建設(shè)的意義，并找出目前機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，針對這些問題提出解決意見。
　　關(guān)鍵詞：機關(guān) 檔案管理 信息化 建設(shè)
　　中圖分類號：D630 G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）20-0212-02
　　檔案管理的文件數(shù)量巨大，如果只是依靠人工對機關(guān)檔案進行管理的話，就會存在遺漏或不方便查詢的問題，而利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)就可以解決這些問題，并提高和完善檔案管理的工作質(zhì)量。同時還能夠保證機關(guān)在檔案管理的發(fā)展方向上服務(wù)更加到位，更具有時效性和完整性。
　　一、機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義與內(nèi)涵
　�。ㄒ唬�機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　在機關(guān)檔案信息化建設(shè)發(fā)展過程中，最重要的環(huán)節(jié)就是信息化建檔，它能夠提高機關(guān)檔案管理的工作水平，簡化人為的繁瑣工作，所以對于提高機關(guān)檔案管理有著十分重要的意義。機關(guān)檔案管理在信息化建設(shè)方面可以幫助企業(yè)提供更多的資料和數(shù)據(jù)。并且，通過信息化建設(shè)還可以為老百姓和企業(yè)建立一個檔案查詢平臺，進而對機關(guān)單位實行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化的日常管理起到促進作用。其次，檔案的信息化建設(shè)也能夠更快更廣地收集更多的檔案信息，在檔案的建立上和查找上都能夠省去大量的時間。并且，機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)還能節(jié)省機關(guān)的用地面積，節(jié)省檔案保存的空間和應(yīng)用物品。所以在機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面，就能夠有效地節(jié)省人力、物力，還能提高機關(guān)在檔案管理過程中的工作效率，簡化人員的工作步驟，提高機關(guān)單位的經(jīng)濟效益及社會發(fā)展效益。
　�。ǘ�）機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的含義
　　對于機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，我們可以從兩個方面來分析，首先就是在檔案管理過程中利用信息技術(shù)對其進行開發(fā)應(yīng)用，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺，建立管理口、分類口、查詢口，從而為機關(guān)檔案管理進行科學(xué)的、快速的、方便的管理模式，有效提高檔案查詢的效率。其次，就是用現(xiàn)代的信息技術(shù)對機關(guān)檔案信息進行記錄和調(diào)控，從而實現(xiàn)機關(guān)發(fā)展中的綠色高效管理，節(jié)約機關(guān)發(fā)展中的各類資源。
　　二、機關(guān)檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題
　　（一）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理不重視
　　隨著信息化時代的發(fā)展，機關(guān)檔案管理的重要部分就包括電子檔案的錄入與管理。所以，在檔案信息管理過程中，采用信息化管理方式就能夠快速地對檔案信息進行整合和查找，為決策者提供相應(yīng)的依據(jù)。但是，目前在機關(guān)檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)人員對于信息化發(fā)展的認識不到位，對檔案管理的信息化建設(shè)重視不夠，不能夠在工作過程中培養(yǎng)綜合性的檔案管理人才，就會阻礙信息化建設(shè)在機關(guān)檔案管理中的有序推進，無法保障檔案管理的質(zhì)量，因而在工作中就會浪費人力、物力。并且，由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化管理不重視，對于信息化建設(shè)的資金投入少，就會使檔案管理人員沒有充足的資金去支持檔案管理建設(shè)所應(yīng)用的設(shè)備以及開支，嚴重時使檔案管理信息化建設(shè)陷入停滯。
　�。ǘ�）缺乏專業(yè)的管理人員
　　我國大部分機關(guān)單位在檔案管理方面沿用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。并且，大部分的檔案管理員也沒有經(jīng)歷過相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，在管理檔案的方面就缺乏科學(xué)歸檔意識和對檔案的保管意識。由于大多數(shù)檔案管理人員都年齡偏大，所以也使得他們在檔案管理方面無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息化的建設(shè)需求，從而就使得部分檔案在管理過程中出現(xiàn)缺損或丟失現(xiàn)象。
　�。ㄈ�）缺少數(shù)字化的檔案管理資源
　　檔案在政府機關(guān)的保存都以紙質(zhì)為主，數(shù)字化的檔案管理資源非常的缺乏，而且也沒有統(tǒng)一的、規(guī)范的數(shù)據(jù)化檔案歸檔來源。這就造成機關(guān)檔案在管理過程中不能夠統(tǒng)一處理，不能夠信息共享，這也就使檔案信息化管理工作陷入困境。
　　（四）缺少檔案管理的統(tǒng)一標準
　　我國機關(guān)檔案管理在標準方面還缺少統(tǒng)一的規(guī)范，所以信息化管理在發(fā)展過程中起不到帶頭作用，也沒有標準的技術(shù)流程，所以這就使得各個地區(qū)機關(guān)單位檔案管理在實際的應(yīng)用過程中都存在著信息化管理失誤。但因為沒有統(tǒng)一的標準，所以各機關(guān)單位在檔案管理方面都是從自身的情況考慮，自行管理，所以就與其他地區(qū)管理存在分離現(xiàn)象，無法做到全面協(xié)調(diào)發(fā)展。甚至有的地區(qū)在檔案管理方面還沒有建設(shè)信息化平臺，這就使得我國機關(guān)檔案管理在信息化建設(shè)方面仍然存在不同程度的脫節(jié)現(xiàn)象。
　　三、加強機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的對策
　�。ㄒ唬┨岣哳I(lǐng)導(dǎo)對信息化管理的重視度
　　機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理工作人員要對檔案信息化建設(shè)提高重視度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高對信息化建設(shè)的認識，認真地完善檔案管理工作，完善信息化建設(shè)的制度和體系。并且，支持檔案管理信息化。另外，檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)還要建立良好的檔案管理環(huán)境，制定一套科學(xué)的、先進的、智能化的檔案管理系統(tǒng)，引導(dǎo)機關(guān)檔案管理人員對檔案進行有序的信息化管理，并組織檔案的相關(guān)管理者參加專業(yè)的信息化建設(shè)培訓(xùn)，以提高自身對檔案管理信息化建設(shè)工作的認識，提高網(wǎng)絡(luò)工作的能力，制定科學(xué)的發(fā)展藍圖，在建設(shè)的過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而使信息化建設(shè)更快，質(zhì)量更好。
　�。ǘ�）建立專業(yè)管理團隊
　　由于機關(guān)檔案管理要進行信息化建設(shè)，所以在人員管理、團隊方面就需要工作人員具備一定的計算機操作能力以及對檔案管理的基礎(chǔ)知識，各機關(guān)急需形成專業(yè)的檔案管理團隊。因此，就必須吸納一些計算機專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生或是選派工作人員進行短期的計算機專業(yè)培訓(xùn)，以使其能夠達到信息化檔案管理的標準。此外，還要加強工作人員對檔案的管理知識以及法律知識的學(xué)習(xí)，并抽出一部分優(yōu)秀的科員參加檔案管理和計算機知識強化培訓(xùn)，使他們成為整個團隊中的骨干力量。
　　（三）建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫
　　在機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)過程中，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫是為了能夠更好地對檔案數(shù)據(jù)進行整合，從而改變傳統(tǒng)的管理方式，利用信息化技術(shù)來掌握全市各機關(guān)的所有檔案資源以及與其他省市的互聯(lián)互通。通過對數(shù)據(jù)的管理和存儲，使其構(gòu)成一個信息共享的、信息完整規(guī)范的平臺，為各機關(guān)社會服務(wù)機構(gòu)提供快捷準確的查詢服務(wù)。同時，還要對紙質(zhì)的檔案進行統(tǒng)一的整理和保存，并將其分類后送至國家綜合檔案館，從而來取消紙質(zhì)檔案的存在，減少檔案管理的開支。
　�。ㄋ模┩晟茩n案管理的體系
　　檔案部門采用傳統(tǒng)的檔案管理模式是無法建立統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、整體的管理體系的，所以各類檔案信息之間就缺乏交流與溝通，更使得各級部門之間在資源上無法得到共享。因此，檔案管理一直也就處于各自為政的狀態(tài)，影響到機關(guān)檔案管理的工作效率。所以，建立信息化的，完善統(tǒng)一的科學(xué)標準是非常重要的。建立機關(guān)檔案管理的統(tǒng)一標準就是結(jié)合現(xiàn)在政府檔案管理的實際情況，以科學(xué)的統(tǒng)一的方式建立檔案數(shù)字化管理平臺，對檔案進行電子歸檔、存儲整理、歸類、加密等，同時也能夠?qū)�這些檔案信息進行嚴格的監(jiān)督和規(guī)范，從而避免檔案丟失或損毀等問題。
　　四、結(jié)語
　　總之，機關(guān)檔案管理中建立信息化平臺是需要政府以及各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不斷努力重視和完善的，所以，上級機關(guān)也要為信息化建設(shè)提供足夠的資金、設(shè)備和技術(shù)以及人員的支持。同時，還要對檔案管理的工作人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，并且吸納更多的有信息技術(shù)能力的人才加入管理隊伍中，從而不斷完善信息化發(fā)展的團隊，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，為社會以及企業(yè)單位提供更為便利的服務(wù)。
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　　責(zé)任編輯：楊國棟

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