行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路探討
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 日記大全 點擊:
摘要:伴隨著信息時代的到來,信息化已經(jīng)普及到社會的各個層面。行政事業(yè)單位內(nèi)部存在著人員眾多、賬目復雜、工作繁重等問題,之前的人工管理的弊端已經(jīng)逐漸暴露出來,因而在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中運用信息化的管理方式是十分有必要的。信息化管理不但可以提高行政事業(yè)單位的工作效率,還可以有效地降低其經(jīng)濟風險!缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》實行和落地的關(guān)鍵渠道便是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化。本位對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)要處理的重要問題進行了分析,并提出了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的思路。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;思路探討
一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)要處理的重要問題
1.內(nèi)部控制信息化的范疇及邊緣
《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》表明,單位層面內(nèi)部控制和業(yè)務層面內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的范疇。單位層面內(nèi)部控制大多數(shù)是“軟”控制,包含職能部門控制、職業(yè)道德培訓、崗位職責分工等,要運用信息系統(tǒng)去實施這類控制幾乎是不可能的,應該借助單位日常管理和文化建設(shè)等。業(yè)務層面內(nèi)部控制大多數(shù)是“硬”控制,包含預算業(yè)務控制、政府采購業(yè)務控制、收入業(yè)務控制、建設(shè)項目控制、資產(chǎn)業(yè)務控制等,可以借助把控制點插入到詳細業(yè)務運營系統(tǒng)的方式,來實現(xiàn)自動控制。除此之外,針對《單位內(nèi)控規(guī)范》規(guī)定的“評估與監(jiān)督”,可以把內(nèi)部控制評估及監(jiān)督過程、內(nèi)部控制審計報告、內(nèi)部控制自我評價等導入信息系統(tǒng)中,進行信息化管理,從而有利于管理人員對本單位內(nèi)部控制的評估和整治進程進行追蹤。
2.內(nèi)部控制信息化和現(xiàn)有信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)
在進行內(nèi)部控制信息化之前,單位已經(jīng)設(shè)立了業(yè)務信息系統(tǒng),并且已將其投入使用,這有效地滿足了一些管理控制的需求。但是因為歷史原因及技術(shù)環(huán)境的不斷改變,這些系統(tǒng)所運用的信息結(jié)構(gòu)是不大一樣的,所以內(nèi)部控制信息化要在容納當前信息系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能的前提下,做好相應的重新改造、升級與組合。
3.內(nèi)部控制信息化建設(shè)的組織和執(zhí)行
行政事業(yè)單位和大部分的企業(yè)是不一樣的,它一般不設(shè)立內(nèi)部控制專業(yè)部門,相應的工作通常都是交給財會部門處理。但是實際上,內(nèi)部控制信息化的組織和執(zhí)行需要財會部門和信息部門共同參與。所以,行政事業(yè)單位應當構(gòu)建一個單位負責人領(lǐng)導、財會部門與信息部門詳細執(zhí)行、每個業(yè)務部門一同參與的專業(yè)機構(gòu),為內(nèi)部控制信息化建設(shè)的有序開展提供了保障。
二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的重要思路
根據(jù)內(nèi)部控制的理論研究和實踐探索可以看出,其概念外部邊緣正在慢慢拓寬,單位管理控制的每個方面均為其內(nèi)容。所以,行政事業(yè)內(nèi)部控制信息化應該把單位管理控制作為出發(fā)點,進而掌控全局。依據(jù)這個理念,筆者建立了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的運用結(jié)構(gòu)。該系統(tǒng)由收集系統(tǒng)、風險剖析系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、規(guī)則庫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、決策系統(tǒng)等構(gòu)成,借助控制流和信息流與政府購置系統(tǒng)、部門預算系統(tǒng)、國庫支付系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、會計信息系統(tǒng)等主要業(yè)務系統(tǒng)進行合成。信息網(wǎng)絡(luò)、操作平臺、計算機設(shè)備與數(shù)據(jù)庫均為信息化環(huán)境的組成部分。該環(huán)境是內(nèi)部控制系統(tǒng)及時獲取、儲藏、傳輸信息的技術(shù)環(huán)境的提供者。
1.控制對象
單位發(fā)生的一切經(jīng)濟活動或者業(yè)務流程均為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對象。業(yè)務流程由業(yè)務活動構(gòu)成,不僅包含平常管理中的所有活動,還包含單調(diào)詳細的活動,例如材料購買、經(jīng)費報銷、資產(chǎn)管理、合同審查等。業(yè)務流程存在于政府購置系統(tǒng)、部門預算系統(tǒng)、國庫支付系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)和會計信息系統(tǒng)等主要業(yè)務系統(tǒng)之中,通過資金流和物流的流轉(zhuǎn)形成相應的信息流。
2.采集系統(tǒng)
采集系統(tǒng)是搜集控制對象行動結(jié)果信息的子系統(tǒng)。在單位管理活動中,及時收集與獲取單位經(jīng)營過程產(chǎn)出現(xiàn)的信息,以一定的處置規(guī)則為依據(jù)進行相應的加工和處理,并且根據(jù)相應的格式儲存到數(shù)據(jù)倉庫中,為風險剖析系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐是該系統(tǒng)的根本功能。采集系統(tǒng)的信息收集是全自動的,包含業(yè)務信息和會計信息。因為控制的效率水平和質(zhì)量水平會受到采集信息速率和數(shù)額的直接影響,所以在信息化環(huán)境之下要先設(shè)定收集的內(nèi)容,為采集活動信息的完整性與實時性提供保障。
3.規(guī)則庫系統(tǒng)
規(guī)則庫系統(tǒng)是由內(nèi)部控制標準、規(guī)范、結(jié)構(gòu)及體制所規(guī)定的控制指示和程序構(gòu)成的數(shù)據(jù)庫。以規(guī)則的架構(gòu)為劃分依據(jù),可以把控制規(guī)則劃分為結(jié)構(gòu)化規(guī)則和非結(jié)構(gòu)化規(guī)則。結(jié)構(gòu)化規(guī)則可以利用結(jié)構(gòu)化語言敘述并且插入到信息系統(tǒng)里面,支撐自動控制;非結(jié)構(gòu)性規(guī)則沒有具體的評價標準,各單位可以有自己的理解,所以該控制是需要有人參與的。
4.風險剖析系統(tǒng)
風險剖析風險負責比較并剖析數(shù)據(jù)庫中取出的體現(xiàn)經(jīng)濟活動的真實信息和規(guī)則庫系統(tǒng)里面的控制標準或者準則,若控制對象與制定的準則與標準不符,則把信息傳送到控制系統(tǒng),進而組織有關(guān)經(jīng)濟活動的開展或者提醒有關(guān)經(jīng)濟活動已經(jīng)與制定的標準與準則不符。
5.控制系統(tǒng)
控制系統(tǒng)以風險剖析系統(tǒng)反映的控制指示為依據(jù),讓管理者在其控制范圍內(nèi)對經(jīng)濟活動展開控制。柔性控制和剛性控制是控制指示的兩個分類。柔性控制是非結(jié)構(gòu)化控制規(guī)則的結(jié)果,剛性控制是結(jié)構(gòu)化控制規(guī)則的結(jié)果。在柔性控制的狀況之下,系統(tǒng)運用自動提醒的方法來提示管理人員進入控制過程,讓管理人員來處理相應的偏差;在剛性控制狀況之下,系統(tǒng)直接阻斷經(jīng)濟活動的開展,進而實現(xiàn)自動控制。
6.監(jiān)督系統(tǒng)
監(jiān)督系統(tǒng)要監(jiān)測和督察內(nèi)部控制實施過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)與結(jié)果,也就是要比較單位經(jīng)營活動的結(jié)果和單位戰(zhàn)略計劃,并且定期向單位管理當局匯報比較結(jié)果,對內(nèi)部控制的成效進行剖析,這將有利于單位管理當局對內(nèi)部控制政策進行實時的整改,進而順應變幻無常的內(nèi)外部環(huán)境。
7.決策系統(tǒng)
決策系統(tǒng)是在監(jiān)督系統(tǒng)的根基上合理運用聯(lián)機數(shù)據(jù)剖析(OLAP)、數(shù)據(jù)挖掘(DW)等協(xié)助決策技術(shù),為單位領(lǐng)導在制定內(nèi)部控制計劃的過程中提供必需的數(shù)據(jù)支撐。決策系統(tǒng)是單位實行戰(zhàn)略控制的支持體系,其通過單位的長期策劃和計劃指標來擬定控制標準,并且以現(xiàn)實運轉(zhuǎn)過程中的數(shù)據(jù)剖析為有關(guān)依據(jù),做好擬定標準和調(diào)節(jié)計劃的有關(guān)工作。
相關(guān)熱詞搜索:信息化建設(shè) 內(nèi)部控制 行政事業(yè)單位 思路 探討
熱點文章閱讀