[摘要]從三個方面論述大學機構知識庫建設與應用中所面臨的組織管理問題，指出為有效持續(xù)地發(fā)展大學機構知識庫，應當明確和拓展大學機構知識庫建設與應用的目標，加強行政管理和推行激勵政策，注重調整相關部門之間的社會關系并對業(yè)務進行整合和重新配置等；認為健全組織管理機制，是保障大學機構知識庫建設和持續(xù)發(fā)展的必要措施。
　　[關鍵詞]大學機構知識庫組織管理
　　[分類號]G250.7
　　
　　當今，大學的各個部門和教師員工都擁有大量數(shù)字化教學和科研資源，卻因為傳統(tǒng)觀念與技術手段的制約，不能很好地實現(xiàn)交流及共享。作為開放獲取運動形式之一的大學機構知識庫，無疑為這一難題的解決提供了很好途徑。截至2007年8月初，英國Southampton大學建立的開放獲取性機構知識庫注冊網(wǎng)站ROAR 0attrl：／／roar.省略／)上已有注冊機構知識庫919個，其中包括我國9個。2005年，美國網(wǎng)絡信息聯(lián)盟(theCoalitionforNetworkedInformation，縮寫“CNI”)對13個國家的機構知識庫進行了調查，調查報告指出英國和澳大利亞也都從國家層面鼓勵本國大學建立機構知識庫。從國內外發(fā)展趨勢來看，將有越來越多的大學建立自己的機構知識庫或者參加某個聯(lián)盟機構知識庫。大學機構知識庫建設與應用的目的是挖掘、整合、保存和傳播學校的數(shù)字化信息資源，它的建設不可避免地要面臨許多問題，如，怎樣促使學校積極建設機構知識庫，怎樣提高和保證信息資源獲取與利用效率，怎樣避免重復建設與資源浪費，怎樣調整大學機構知識庫與其他信息環(huán)境之間的關系，怎樣保證機構知識庫的持續(xù)發(fā)展等等。解決這些問題，除了完善必要的技術方案外，以下的組織管理問題是不能忽視的。
　　
　　1　大學機構知識庫建設與應用的目標定位
　　
　　1.1　明確和拓展目標
　　目前的研究普遍認為，機構知識庫在學術交流、學術成果長期保存等方面都能發(fā)揮積極的作用，有很好的發(fā)展前景。但在現(xiàn)實中，有相當多的大學還沒有建設機構知識庫，有些雖然在建設，但缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調，處于一盤散沙狀態(tài)。這一狀況無疑與大學領導層的決策有直接關系，而影響決策的關鍵因素之一在于機構知識庫所顯現(xiàn)出的直接作用，后者又取決于大學機構知識庫建設與應用的目標定位。目前，國內外對于機構知識庫價值的研究，更多集中在學術資源保存與交流方面。筆者認為，為了促進大學對機構知識庫的投資與建設，一方面要強化其促進學術交流的功能，另一方面還應當開發(fā)大學機構知識庫的科研教學管理與社會服務活動方面的價值。
　　機構知識庫的雛形是2001年美國俄亥俄州立大學知識庫，是為進行遠程教育而開發(fā)的。SPARC高級顧問RaymCrow 2002年曾指出，機構知識庫要解決兩個問題：①改革學術交流系統(tǒng)。②有助于對大學質量進行評價。2003年，Cliford A.Lynch將大學機構知識庫定義為：大學機構知識庫是一個大學向其成員提供的、用以管理和傳播該大學及其成員所創(chuàng)造的電子資料的一系列服務。他不單單是從資源的角度定義機構知識庫，而將其看作一種服務，具有為該機構管理和保存學術成果與文獻資料的功能。由此可見，機構知識庫不僅僅存儲單位職員提交的成果，也不僅僅只有學術交流的功能，有很多功能有待進一步開發(fā)。
　　
　　1.2　明確和拓展目標的意義
　　1.2.1　利于大學數(shù)字資源建設的統(tǒng)籌規(guī)劃和資源共享　各大學一般都建設有本學校學位論文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、課件信息系統(tǒng)、科研成果登記系統(tǒng)等，按照大學機構知識庫的定義，這些系統(tǒng)提供的信息都可以納入機構知識庫中，形成一個完整的信息服務體系。如，在大學教學評估中，教師們需要填寫許多表格，提供自己的教學資料和科研成果材料，如果這些資料平時存于大學機構知識庫中，在教學或科研評估時學校就不需要臨時趕建信息庫，人們也不需要進行大量重復性、事務性勞動。而在評估準備過程中添加的信息資源又可以成為人們平時教學科研和服務社會的資料，形成的成果目錄可以轉化為具有指引、揭示作用的書目信息。根據(jù)前面所述大學機構知識庫的含義，大學機構知識庫應該且能夠為這些活動提供重要支持。目前許多大學的數(shù)字資源系統(tǒng)各自為政，資源重復建設與浪費問題比較嚴重，特別是資源的保存問題沒有得到關注，更少有人將這些系統(tǒng)稱之為大學機構知識庫，這與大學內部信息管理機構之間缺乏必要的聯(lián)系、組織和管理不規(guī)范等不無關系。
　　1.2.2　利于學校決策者進行投資建設大學機構知識庫的建設需要不菲的經費投入，決策者們往往希望投資能呈現(xiàn)出直接的和較大的效益。以我國目前的辦學條件，如果僅強調大學機構知識庫的一般學術交流作用而不拓展它的應用范圍，很難對大學決策者們產生強大的建設機構知識庫的驅動力。反之，如果大學機構知識庫的建設和應用有助于學校信息資源的共建共享，有助于開展各種學術與業(yè)務管理工作，有助于避免重復建設及勞民傷財，有利于提高學校的聲譽等，則能吸引學校決策者的目光，激發(fā)他們投資的決心。
　　大學機構知識庫建設與應用目標的拓展，是保證其持續(xù)發(fā)展的一個重要舉措。但需要注意的是，不同的大學有不同的需求，因此，對于每個具體的大學來講，應當結合各大學實際情況和需求來定義機構知識庫的應用目標，并在此基礎上分析影響應用目標實現(xiàn)的關鍵因素。
　　
　　2　大學機構知識庫建設與應用的資源獲取政策
　　2.1　資源獲取存在的問題
　　加拿大的M.KathleenShearer指出：“(資源提供者的)輸入行為和機構知識庫的利用率是決定機構知識庫成功的兩個重要因素。美國網(wǎng)絡信息聯(lián)盟發(fā)布的調查報告指出，促使大學員工向機構知識庫提交信息資源非常困難，是制約機構知識庫發(fā)展的關鍵因素。美國圖書館與信息資源理事會(TheCouncil on Library and Information Resources，縮寫為CLIR)2007年初發(fā)布了美國大學機構知識庫建設情況調研報告指出：“正在試驗和實施的機構知識庫都很小，大約80％正在試驗的與大約50％正在實施的機構知識庫，數(shù)據(jù)存儲量不足1000份。在超過5000份的機構知識庫中，屬于試驗類型的機構知識庫僅有8.3％，屬于實施類型的機構知識庫僅有19.4％�！惫P者查閱了機構知識庫注冊網(wǎng)站ROAR，注冊的加拿大機構知識庫有39個，其中包括7所大學，沒有一個存儲量超過5000份；注冊的中國機構知識庫有9個，僅有3個存儲量在1000―4000份之間。河北大學正在建設教學資源共享平臺，教務處組織各學院院長討論資源獲取問題，院長們普遍認為激勵教師們提交教學資源是個難點。由此可見，資源獲取問題已經成為大學機構知識庫建設的瓶頸。
　　
　　2.2　資源獲取問題的對策
　　針對上述問題，目前已有文章提出改善提交系統(tǒng)易用性，建立強制提交體制，促使作者了解自己的權利并與出版商協(xié) 商等一些方法。筆者認為，還應當注意以下幾個問題：
　　2.2.1　強制性提交政策很多時候，并不是人們不愿意讓別人共享自己的研究成果，而是缺乏一種驅動力來激發(fā)大家的熱情。Les Carr,AlmaSwan等人對美國強制性自存儲和自愿式自存儲的開放獲取優(yōu)勢進行比較并指出，1－2年內，如果沒有強制性要求，機構知識庫自愿進行自存儲的論文數(shù)量只有15％，而強制要求自存儲這一數(shù)量為100％。他們認為這一調查結果顯示，在機構知識庫建設初期，采取強制性存儲措施，對于機構知識庫保證收錄的文獻資源是非常有效的。英國研究委員會(RCUK)8個委員會中有4個委員會(還有惠康基金會)也因此采取了強制措施，歐洲委員會也正在考慮強制實施自存儲的建議。當然，這涉及到知識產權問題。因此，大學在采取強制性提交政策時，必須與業(yè)務工作緊密聯(lián)系起來，如對各種精品課程獲得者的資助和強制性提交要求，對立項課題成果的收集與登錄等。
　　2.2.2　激勵政策　強制性提交機制，僅能作用于與學校管理工作密切相關的資料收集，對于大多數(shù)的教學科研成果，在知識產權的保護下，不可以采取強制性提交手段。因此，要想獲取更多人的支持，不能僅依賴大家的自覺和強制性手段，還應當建立對應的激勵機制。如河北大學為了鼓勵大家建立試題庫，采取了課題立項的方法，成效顯著。美國加州大學機構知識庫網(wǎng)站建立的欄目“下載最多的記錄”(Topdownloads)(http：／／repositories.省略／escholarship／)，加拿大多倫多大學機構知識庫網(wǎng)站上發(fā)布的“記錄瀏覽量列表”(ItemsViewed)(https：／／tspacelibraryutoronto.ca／statistics)等，可以讓作者了解自己成果的社會反響，無疑有著激勵的作用。而具體應當建立哪些激勵機制，依賴于對大學教師學生需求特點的認識，這些都還需要進一步深入調查研究。
　　2.2.3　協(xié)助提交機制　協(xié)助提交機制，就是由專人幫助學校的教師學生完成資料的提交，包括資料的整理、格式的轉換、提交程序的完成等。向知識庫系統(tǒng)中提交資源通常需要按照規(guī)定的程序，了解這些程序往往需要花費一定的精力和時間，現(xiàn)實工作中有不少教師和學生不愿或沒有時間來做這些事情，其結果是什么也不做，形成了事實上的“拒絕”提交。采取協(xié)助提交機制，則可以減輕大家的負擔，機構知識庫可獲取更多的資源。
　　2.2.4　知識產權和隱私權的保護　一般人在決定做什么事時都會考慮到后果。對于向機構知識庫提交資源這種行為，人們通常會產生顧慮：自己的成果是否會被剽竊而早于自己發(fā)表?自己的個人信息是否會泄露?是否無法收回或修改自己的論文?等等。因此，為了鼓勵大家提交資源，就應當在技術上和管理上解除人們的顧慮，如通過時間戳證明自己發(fā)表成果的早晚，采取各種數(shù)字權利管理措施避免個人信息的泄露，給作者們充分的自由處分自己作品的權利等。
　　無論是強制性措施還是激勵手段，都應當讓大家對機構知識庫價值有充分的認識和了解，理解機構知識庫對個人、學校和整個信息交流領域的作用，避免誤解，這就需要加強大學機構知識庫的宣傳和公關工作。
　　
　　3　大學機構知識庫建設與應用中社會關系及業(yè)務變化
　　
　　3.1　社會關系及業(yè)務變化分析
　　目前許多大學利用Dspace系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型建立了社區(qū)概念，各院系作為社區(qū)負責采集本院系成員的數(shù)字資源，圖書館建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理這些資源并對外提供服務。這是一個很好的運行模式。但正如前面所講，為了加強大學機構知識庫的作用，應當實現(xiàn)大學機構知識庫的多種目標，而這就需要如Tyler o.Waiters所指出的那樣，應將機構知識庫整合到大學學術交流和業(yè)務工作中去，將教務處、科研處等職能部門納入到社區(qū)群中。這種模式，必然要涉及到如何協(xié)調各部門關系以及如何進行業(yè)務工作重組問題，必須處理好各院系、圖書館、教務處、科研處、信息中心(網(wǎng)絡中心)等之間的責任與權利關系，理清各部門承擔的角色及其任務。對該問題，目前還鮮見相應研究成果，也缺乏較為成熟的實例。
　　
　　3.2　協(xié)作管理模式
　　筆者認為，學校統(tǒng)籌建設是最佳方案，但要注意不應過于等待和依賴，若近期內學校沒有相關的規(guī)劃，各部門之間可以先進行協(xié)作，如建立一種合作機制，當教務處不打算繼續(xù)存留收集到的課件、教案等教學資料或往年科研成果記錄時，可將這些資料歸入圖書館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。當進行教學評估、科研評估等工作時，便于各職能部門隨時調用所需數(shù)據(jù)。
　　在信息資源共建共享的大環(huán)境下，還應當注意大學機構知識庫與外部信息環(huán)境整合的問題，如機構知識庫聯(lián)盟的構建。中國高等教育文獻保障系統(tǒng)CALLS開展的高校學位論文庫子項目，具有聯(lián)盟機構知識庫的特性。此外，大學機構知識庫建設和應用的認證機制也是一重要問題之一。無論是由哪個部門管理機構知識庫系統(tǒng)，都存在部門之間的委托關系，存在信任問題。可以從選擇、委托和監(jiān)管角度研究可信賴大學機構知識庫的認證機制。

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