[摘要]基于對知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和特點的解析，明確咨詢公司知識轉(zhuǎn)移與檔案信息管理的依存關(guān)系，從內(nèi)容、資源和方式三個維度對面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理進(jìn)行探討，并從內(nèi)容控制、資源保障、系統(tǒng)建設(shè)、資產(chǎn)開發(fā)及方式創(chuàng)新五個方面，提出面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理的建議與對策。
　　[關(guān)鍵詞]知識轉(zhuǎn)移　咨詢公司　檔案信息管理
　　[分類號]G275.9　F270.7
　　
　　隨著知識成為重要的生產(chǎn)要素和機(jī)構(gòu)的核心戰(zhàn)略資源，對知識轉(zhuǎn)移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉(zhuǎn)移重要第三方的咨詢公司，其知識轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理的關(guān)系如何，有何共通之處，又該如何把握和結(jié)合，都有必要認(rèn)真探討研究。
　　
　　1　知識轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理
　　
　　1.1　知識轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵及其特征
　　從1977年Teeee提出知識轉(zhuǎn)移的概念起，國內(nèi)外對知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉(zhuǎn)移是基于其對企業(yè)管理的功能和意義，由此產(chǎn)生了“功能說”，如Kogut等認(rèn)為企業(yè)轉(zhuǎn)移知識的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識轉(zhuǎn)移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉(zhuǎn)移，將那些使組織獲益的知識加速應(yīng)用，從而使組織獲得競爭優(yōu)勢。
　　隨后產(chǎn)生了“過程說”，如斯德哥爾摩經(jīng)濟(jì)學(xué)院的Hendrik等人提出知識轉(zhuǎn)移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是機(jī)構(gòu)成員間的知識遷移和吸收；許強(qiáng)等認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是知識從轉(zhuǎn)移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉(zhuǎn)移=知識傳達(dá)+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據(jù)此采取行動；Krogh等認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移的過程分為初始化、轉(zhuǎn)移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉(zhuǎn)移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉(zhuǎn)移知識的過程。
　　隨著研究的深入，對知識轉(zhuǎn)移的認(rèn)識逐漸上升到本質(zhì)和宏觀層面，如陸俠等認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是指建立起技能傳授、學(xué)習(xí)和知識管理的體系，將戰(zhàn)略設(shè)計、組織和績效設(shè)計、管理流程設(shè)計、系統(tǒng)流程設(shè)計各方面知識在員工中進(jìn)行貫徹，讓大家對相關(guān)知識消化吸收，保證系統(tǒng)的運行；施琴芬等認(rèn)為知識的轉(zhuǎn)移是通過組織的地域維度、業(yè)務(wù)維度及職能維度來降低組織風(fēng)險的不確定性，破除一些節(jié)點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進(jìn)行概括比較，他們認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環(huán)境中進(jìn)行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進(jìn)人類的共同發(fā)展。
　　根據(jù)以上學(xué)者的概念界定，可以看出知識轉(zhuǎn)移具有以下主要特征：
　　首先，知識轉(zhuǎn)移具有較強(qiáng)的目的性和主動性。與知識傳播和擴(kuò)散不同，知識轉(zhuǎn)移是在組織機(jī)構(gòu)有意識的主導(dǎo)下開展的，旨在促進(jìn)個體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動和積極，更強(qiáng)調(diào)方法和策略的計劃性、針對性。如當(dāng)企業(yè)自身不具備某類知識轉(zhuǎn)移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。
　　其次，知識轉(zhuǎn)移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現(xiàn)轉(zhuǎn)移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉(zhuǎn)移往往需要在受控環(huán)境中進(jìn)行，這樣能保證知識轉(zhuǎn)移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機(jī)構(gòu)需要設(shè)計可控的平臺系統(tǒng)，以保證對知識轉(zhuǎn)移的過程和結(jié)果進(jìn)行控制。
　　再次，知識轉(zhuǎn)移的過程具有增值性和創(chuàng)新性。知識轉(zhuǎn)移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創(chuàng)造性的同化和內(nèi)化的過程。知識通過轉(zhuǎn)移產(chǎn)生增值、裂變、聚合后，進(jìn)而就會形成新的知識。因而，知識轉(zhuǎn)移過程伴隨著知識使用價值的相應(yīng)回報，轉(zhuǎn)移完成后往往能達(dá)到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。
　　此外，知識轉(zhuǎn)移的對象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關(guān)注顯性知識不同，知識轉(zhuǎn)移關(guān)注隱性知識的共享和擴(kuò)散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“粒”是指作為實體的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的作用有知識結(jié)果的轉(zhuǎn)移和知識過程的轉(zhuǎn)移，而后者的影響將會更持久、更深遠(yuǎn)。
　　
　　1.2　檔案信息管理為咨詢公司知識轉(zhuǎn)移提供保障和支持
　　咨詢公司開展知識轉(zhuǎn)移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術(shù)性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業(yè)化和精細(xì)化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務(wù)，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進(jìn)行調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負(fù)責(zé)接單，再“下單”給管理咨詢師“生產(chǎn)”，而后公司負(fù)責(zé)“交貨”及“客服”。
　　
　　1.3　知識轉(zhuǎn)移有利于咨詢公司檔案管理的發(fā)展和價值實現(xiàn)
　　檔案信息管理是基礎(chǔ)性工作，事關(guān)咨詢公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質(zhì)優(yōu)良、繼往開來的檔案工作團(tuán)隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于員工流動性較大，經(jīng)常導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規(guī)律和技術(shù)不甚了解，相關(guān)信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業(yè)務(wù)員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉(zhuǎn)移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。
　　
　　2　面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理維度分析
　　
　　所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進(jìn)行剖析的基礎(chǔ)上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標(biāo)準(zhǔn)的表示，即對管理活動賴以存在的內(nèi)外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構(gòu)架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進(jìn)行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導(dǎo)，都具有積極意義：一方面，有助于引導(dǎo)管理學(xué)研究的視角創(chuàng)新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認(rèn)識和挖掘基礎(chǔ)之上的，必然帶來研究視角的重新發(fā)現(xiàn)和研究定位的修正，能拓展管理學(xué)的研究視野，推動管理學(xué)研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質(zhì)上是 對各類管理活動的內(nèi)核分析，為分解和區(qū)別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責(zé)，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構(gòu)建的前提和基礎(chǔ)，為其提供可資利用的方法和框架。
　　中國人民大學(xué)的胡鴻杰教授通過對管理活動機(jī)理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內(nèi)容三個主要維度：
　　所謂管理內(nèi)容，即指管理活動的對象及其所要實現(xiàn)的職能和任務(wù)，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內(nèi)容既可以是具體的對象標(biāo)的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內(nèi)涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內(nèi)容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內(nèi)容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內(nèi)容，此外檔案管理機(jī)構(gòu)的職能同樣還是管理內(nèi)容，只是考察的層面和范圍不同而已。
　　至于管理資源，一般認(rèn)為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認(rèn)知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎(chǔ)性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權(quán)力、人脈和文化等，為管理提供內(nèi)在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。
　　管理方式是指依據(jù)管理內(nèi)容的特點和要求，對管理資源進(jìn)行整合、配置的方法與途徑，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)管理方式有不同劃分，如根據(jù)是否產(chǎn)生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據(jù)發(fā)生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據(jù)對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機(jī)構(gòu)管理方式中最重要、最通用、最經(jīng)濟(jì)的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢。
　　從這三個維度對檔案信息活動進(jìn)行考察，不僅能引發(fā)對檔案管理活動的重新認(rèn)識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復(fù)建設(shè)，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現(xiàn)象，從本源上促進(jìn)管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當(dāng)前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現(xiàn)實價值。三維度分析如圖1所示：
　　
　　咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉(zhuǎn)移相關(guān)問題進(jìn)行分析和探討。
　　
　　2.1　內(nèi)容維度的知識轉(zhuǎn)移
　　一般認(rèn)為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統(tǒng)內(nèi)容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優(yōu)勢在于其真實性、可靠性、權(quán)威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數(shù)字環(huán)境下，則有賴于元數(shù)據(jù)信息了。當(dāng)然圖書與情報類信息也需要元數(shù)據(jù)，但不同的是，這一類的元數(shù)據(jù)信息主要用于知識的組織和檢索，主要關(guān)注知識載體形式和內(nèi)容分類關(guān)聯(lián)，而歸檔信息的元數(shù)據(jù)更側(cè)重于知識的來源信息及知識產(chǎn)生者的背景結(jié)構(gòu)，借此來保證知識源的可靠性。
　　szulanski認(rèn)為，在知識轉(zhuǎn)移的初始階段，知識源的可靠性、轉(zhuǎn)移的預(yù)期困難是影響知識轉(zhuǎn)移效率的重要因素。當(dāng)知識源的可靠性沒有得到確證，即當(dāng)知識源并不被認(rèn)為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉(zhuǎn)移將非常困難，它的建議和示范將被質(zhì)疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，自然也就是檔案信息管理內(nèi)容的重要組成。
　　這一維度的知識轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司和客戶之間進(jìn)行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應(yīng)背景信息共享與遷移也是十分必要的。
　　
　　2.2　資源維度的知識轉(zhuǎn)移
　　任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎(chǔ)性資源提供的外在保障，也需要權(quán)力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內(nèi)在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設(shè)備和裝具的配備、人員的培訓(xùn)、信息的加工和服務(wù)等，同樣檔案管理水平的提升還需要權(quán)力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強(qiáng)調(diào)(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權(quán)力資源可以督促實現(xiàn)將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉(zhuǎn)移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。
　　這一維度的知識轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司內(nèi)部進(jìn)行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉(zhuǎn)移更要推廣到公司業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們形成概念、習(xí)得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習(xí)慣和氛圍。
　　
　　2.3　方式維度的知識轉(zhuǎn)移
　　咨詢公司檔案信息門類較多，其機(jī)密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權(quán)限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉(zhuǎn)移，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識轉(zhuǎn)移重點和難點在于管理技能和經(jīng)驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經(jīng)驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。
　　這一維度的知識轉(zhuǎn)移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業(yè)務(wù)和有檔案管理專業(yè)優(yōu)勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機(jī)構(gòu)――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢與指導(dǎo)、檔案培訓(xùn)、檔案技術(shù)推廣、檔案人才租賃等相關(guān)的專業(yè)服務(wù)，而方式維度的知識轉(zhuǎn)移即是此類公司的核心優(yōu)勢之一。
　　
　　3　面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理實現(xiàn)策略
　　
　　如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉(zhuǎn)移中起著基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的作用，關(guān)注知識轉(zhuǎn)移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進(jìn)。而實現(xiàn)面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強(qiáng)調(diào)和努力：
　　
　　3.1　主動調(diào)研掌握公司檔案管理中知識轉(zhuǎn)移內(nèi)容
　　首先是咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉(zhuǎn)移有充分的認(rèn)識和把握，深入調(diào)研公司管理中知識轉(zhuǎn)移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應(yīng)該顯性化為組織知識并予以 及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業(yè)務(wù)人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權(quán)限，業(yè)務(wù)人員也要認(rèn)真配合，提出建設(shè)性意見和需求，以框定知識轉(zhuǎn)移的目標(biāo)和范圍。
　　
　　3.2　優(yōu)化檔案信息管理中知識轉(zhuǎn)移的資源保障
　　所謂資源保障就是為知識轉(zhuǎn)移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財、物等基礎(chǔ)性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設(shè)上要引起足夠重視，盡早做好準(zhǔn)備，有計劃、有步驟引導(dǎo)檔案專業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流和知識轉(zhuǎn)移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習(xí)得管理技術(shù)和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權(quán)力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導(dǎo)和推動各類檔案信息知識轉(zhuǎn)移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務(wù)部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉(zhuǎn)移的習(xí)慣和氛圍。
　　
　　3.3　量身打造面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)
　　咨詢公司要著力開發(fā)和建設(shè)面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據(jù)和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和通用性。如在設(shè)計知識采集功能模塊時，要對本公司業(yè)務(wù)流程予以梳理和考察，在各關(guān)鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現(xiàn)目錄信息開放的同時，對知識內(nèi)容進(jìn)行有效控制，這一方面是指利用技術(shù)手段嚴(yán)格控制資源使用權(quán)限；另一方面是指實現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識轉(zhuǎn)移效能。
　　
　　3.4　有力控制、有序開發(fā)咨詢公司知識資產(chǎn)
　　在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數(shù)量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產(chǎn)檔案，特別是對無形資產(chǎn)的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務(wù)人員積極配合，有條件地對之進(jìn)行開發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉(zhuǎn)移的吸引力和動力。
　　
　　3.5　創(chuàng)新咨詢公司檔案管理中知識轉(zhuǎn)移的路徑和方法
　　知識轉(zhuǎn)移不僅僅是一個知識傳遞的過程，更重要的是要讓接受方理解、接受進(jìn)而創(chuàng)新的過程。知識轉(zhuǎn)移存在許多障礙性因素，如知識源強(qiáng)烈的社會身份和群體本位可能會影響組織內(nèi)的知識跨群體或跨部門轉(zhuǎn)移，而接受方的態(tài)度和能力也同樣制約著知識轉(zhuǎn)移的效率和效果，所以有必要創(chuàng)新路徑和方法，實現(xiàn)多維度、多渠道的信息共享和知識轉(zhuǎn)移。同時要建立良好的激勵機(jī)制和利益補(bǔ)償機(jī)制，促進(jìn)咨詢公司檔案信息管理水平的提升，促進(jìn)相關(guān)信息和知識轉(zhuǎn)移的規(guī)范化和常態(tài)化。
　　綜上所述，咨詢公司知識轉(zhuǎn)移和檔案信息管理互為條件、相互依存，只有在厘清檔案管理各維度的知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求的前提下，從內(nèi)容控制、資源保障、系統(tǒng)建設(shè)、資產(chǎn)開發(fā)及方式創(chuàng)新等多方面著手，建立面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理體系，才能充分發(fā)掘咨詢公司自身潛力和核心競爭力，增強(qiáng)發(fā)展動力以保證其市場地位和競爭優(yōu)勢，最終實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和可持續(xù)發(fā)展。

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