【摘要】人事檔案的信息化管理，已成為人事檔案管理研究的新課題。為了更好地適應時代發(fā)展的需要，提高人事檔案管理水平，加強人事檔案信息化建設，有必要對人事檔案信息化建設管理做進一步的探討。
　　【關鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化
　　人事檔案是事業(yè)單位選拔人才、干部升職、任用、調(diào)動、退休等利用的重要依據(jù)。也是堅持公道正派地選人用人的重要基礎。人事檔案信息化管理是現(xiàn)今社會發(fā)展的需要，是事業(yè)單位組織人事工作的重要內(nèi)容。
　　一、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題
　�。ㄒ唬┤耸聶n案基礎工作投入不足，電子化硬件設備得不到保障。有的單位沒有獨立的檔案室，檔案設備簡陋，沒有煙感器、電子攝像頭，沒有防光效能高的窗簾，沒有仿真掃描儀，計算機硬件和檔案存儲設備落后，不能適應新時期檔案管理工作的信息體系。
　�。ǘ�）單位領導不重視，沒有配備充足的檔案員。傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費大量的人力，一旦人員不夠，就會使得材料歸檔不及時、歸檔材料不齊全，不利于檔案的完整與保管，也影響了工作效率。
　　（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。大部分事業(yè)單位沒有專業(yè)性強的檔案員，人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，對計算機使用、數(shù)字化管理和信息化軟件使用不熟練，甚至一竅不通。隨著信息技術的不斷應用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在不斷改進，為適應現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理需求，對檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。
　�。ㄋ模﹤鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管不方便。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密，造成不良影響。信息化時代急需提供電子檔案的管理，大量的電子文檔和數(shù)據(jù)，有效的管理方法就是信息化管理。如何確保海量檔案資料安全？如何更好地發(fā)布檔案信息，便于查找和使用？這些都是紙質(zhì)檔案管理無法解決的問題。因此，新時期電子文檔數(shù)據(jù)化、信息化管理很有必要。
　�。ㄎ澹┕芾淼目茖W化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被普遍采用。但在實際操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮一些先進技術手段，人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化沒有得到廣泛的應用，有的單位只是簡單地將個人信息、檔案目錄輸入電腦，資料檢索、調(diào)閱則進行手工操作，基本沒有實施無紙化閱檔。
　　二、人事檔案管理信息化的必要性和作用
　�。ㄒ唬┬畔⒒�人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案信息工作“重藏輕用”，在數(shù)字化信息管理環(huán)境下，檔案工作的最終目的是為了利用。信息化檔案管理可以將數(shù)據(jù)進行一定層次的分類，解決了紙質(zhì)檔案信息量大、數(shù)據(jù)復雜的缺點，使人事檔案管理工作變得越來越有條理性，為檔案利用提供了高效便捷的檔案信息服務渠道，提供了更加全面的信息，還能夠有效避免信息的丟失，解決了紙質(zhì)版檔案保存的弊端。這種檔案管理模式的改變既節(jié)省了人力又能提高檔案管理工作效率，還能提升檔案管理水平。
　�。ǘ�）信息化檔案管理可以實現(xiàn)檔案信息資源共享。對于企事業(yè)單位來說，檔案管理信息化的模式可以對電子檔案、電子文件進行有效的集中管理，通過對信息資源的接收、采集、整理、保存等過程，對檔案管理進行信息化處理。對于領導來說，在規(guī)定相應使用權限的情況下，可以更加方便查閱本單位個人部分信息，調(diào)取檔案數(shù)據(jù)，公開、透明地選人、用人。對人事工作者來說，檔案往來變得更加快捷明了，辦理調(diào)動及退休時查檔審檔越來越方便，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。
　　三、對策和建議
　　（一）實行檔案規(guī)范化管理。領導要對干部人事檔案工作高度重視，完善檔案管理體制。將檔案管理工作納入單位的議事日程，主管領導親自抓檔案管理工作，從制度上、硬件設施上、人員管理上得到支持和保證。
　�。ǘ�）提高檔案管理人員的檔案意識和責任感。管檔單位要加強檔案人員的責任意識，挑選責任心強，有耐心的員工承擔這份工作。要求管理人員積極上進，及時轉變思想觀念，開拓進取，熟練掌握檔案數(shù)字化處理技術，以及計算機軟件系統(tǒng)操作規(guī)程。
　�。ㄈ�）強化管檔人員的業(yè)務培訓。上級管理部門應加大對干部檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和綜合素質(zhì)。采用“請進來，走出去”的方式，既邀請上級主管單位的專業(yè)人士進行指導，又鼓勵支持管檔人員參加地市級舉辦的人事檔案管理培訓班。特別是現(xiàn)代信息技術發(fā)展日新月異，干部檔案管理引入信息技術手段勢在必行。
　�。ㄋ模┘涌鞕n案信息化進程，提高工作效率。盡快做好數(shù)據(jù)庫的建立工作，充分利用微機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，用微機整理輸入檔案資料，通過相應的技術處理，把文字資料向數(shù)據(jù)資料進行轉變，使人事檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式的并存有所實現(xiàn)；建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將目前人事檔案管理工作中手工管理的方式向數(shù)字管理進行轉變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)一體化。
　�。ㄎ澹┘涌烊耸聶n案全文數(shù)據(jù)庫建設。為了深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數(shù)據(jù)庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網(wǎng)絡，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對人事檔案信息資源的共享。
　　事業(yè)單位人事檔案管理人員要依據(jù)當前事業(yè)單位發(fā)展的需要，抓住當前有利時機，結合單位實際情況，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，改變以往紙質(zhì)版檔案的管理模式，將電子化檔案廣泛應用到實際工作中來。
　　【參考文獻】
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