摘 要：隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，人們進入了信息時代。從政治、經(jīng)濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術(shù)不斷展現(xiàn)出其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可或缺的工具。電子文件在同一時間，管理文件信息數(shù)字化也面臨一些不可避免的問題，它是檔案工作的一個新的生物在初步實踐，盡管仍存在一些有待解決的問題，但我們不得不承認，電子檔案的管理檔案管理的現(xiàn)代化，不僅降低了勞動強度，大大提高工作效率。
　　關鍵詞：檔案；信息化建設；發(fā)展趨勢
　　1 檔案信息化建設的重要性
　　一是可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
　　二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。
　　三是可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。
　　四是可避免出現(xiàn)“時空黑洞”。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
　　2 檔案信息化的意義
　�。�1）檔案信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰(zhàn)略地位進一步提升，處于改革開放關鍵時期的中國，社會與國民經(jīng)濟信息化進程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要資源來進行管理。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網(wǎng)絡化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。
　　檔案管理信息化建設是時代賦予檔案管理部門新的任務和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向社會服務性工作轉(zhuǎn)化的一個具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊伍建設等方面的工作開展，更符合我國現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最終發(fā)展方向。
　�。�2）檔案信息化建設也是我國現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中一項重要任務就是：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數(shù)字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網(wǎng)設備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎建設；加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設；實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。
　　檔案數(shù)字化工作的迅速發(fā)展，使檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化對象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化作為一項檔案基礎業(yè)務的地位得到了確立。
　　（3）社會的發(fā)展促進和推動了檔案管理業(yè)務的變革。隨著檔案信息化的逐步推進和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過度，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案領域通過運用計算機技術(shù)開展檔案管理的各項業(yè)務工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標引、編目、統(tǒng)計、借閱、庫房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)實現(xiàn)無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
　　3 檔案信息化建設的發(fā)展趨勢
　　3.1 制定行之有效的規(guī)章制度
　　制度的保障是檔案信息化建設順利開展的前提，制度管理是法治理念的體現(xiàn)。在檔案信息化建設的過程中，每一個環(huán)節(jié)都要做到制度先行，利用嚴格的規(guī)則把管理約束住，把信息化建設的各個方面有機結(jié)合起來，保證檔案管理行為在任何時候都有序開展。同時要建立檔案工作人員責任追究制度，對于違反文件收集、歸檔和檔案管理相關條例制度，造成檔案泄露、檔案損毀的工作人員，要嚴格按照相關管理規(guī)定進行處罰和責任追究。
　　3.2 檔案信息化建設人才培養(yǎng)
　　高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息化管理人員，能夠在加快檔案信息化建設的進程中起到?jīng)Q定性作用�，F(xiàn)代化信息技術(shù)日新月異，先進的技術(shù)必須依托于優(yōu)秀的人才，在職檔案工作人員也應該與時俱進，積極主動學習檔案學、管理學和計算機方面的知識，讓自己成為綜合型人才，在推動檔案信息化建設中起到更好的作用。
　　3.3 做好檔案安全保障工作
　　做好檔案信息資源的安全體系保障，企業(yè)根據(jù)自身檔案建設情況，從實際出發(fā)制定合理的檔案信息資源保護機制和檔案管理應急預案。對于突發(fā)情況和自然災害，檔案管理人員能夠在第一時間進行組織搶救和轉(zhuǎn)移資源，最大限度的防止突發(fā)情況對檔案資料造成的損壞，提高應對各種危險情況的快速反應能力，切實保證檔案資源的安全。
　　3.4 處理好傳統(tǒng)管理和信息化管理的關系
　　只有處理好傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化檔案管理的關系，才能更好的實現(xiàn)檔案信息化建設。這要求我們在保證傳統(tǒng)檔案管理的特殊性同時，也要考慮到全面普及檔案信息化建設之后與其的矛盾。作為檔案的根本屬性，原始記錄性是其重要保存形式，檔案信息化建設必須要兼顧信息化管理和其原始憑證作用兩方面，才能達到檔案信息化建設的科學和嚴謹�？傊�，隨著科技不斷進步，檔案信息化建設的全面實行將不再遙遠，利用電子計算機等先進設備并發(fā)揮其作用，可以使檔案信息管理效率得到有效提高；同時建立檔案管理應急預案，加強檔案信息安全工作，可為檔案信息化建設提供安全保障；對檔案管理人員進行信息技術(shù)的培訓有助于加快檔案信息化現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設步伐。當前我國已經(jīng)把社會信息化擺在重要位置，這也為檔案信息化建設提供了廣闊的發(fā)展前景。
　　3.5 檔案信息管理的自動化
　　現(xiàn)代化的檔案管理主要包括辦公自動化硬件和軟件系統(tǒng)，檔案館室應配備計算機、打印機、復印件、照相機、攝像機、編輯機、刻錄機、服務器等；辦公自動化軟件程序、檔案存儲軟件程序、檔案編排軟件程序、檔案檢索軟件程序等。
　　檔案工作有著其基本的規(guī)律，同時對硬件設施也有著一定的規(guī)范和要求，只有在符合這些基本規(guī)律和規(guī)范要求的基礎上，才能實現(xiàn)檔案管理的自動化。市場上的各種硬件設施多種多樣，因而不可能做到所有的檔案硬件設施完全一致，但是這種差異必須在檔案工作的基本規(guī)律和規(guī)范要求允許的范圍之內(nèi)。國家相關部門對于檔案館相關設備的選擇和配置制定有一系列的標準和制度，各檔案館在選擇設備時必須按照相關的制度執(zhí)行，才能保證所有的硬件設施符合統(tǒng)一規(guī)范，更好地實現(xiàn)檔案信息的自動化。
　　4 結(jié)束語
　　檔案信息化建設不是一天的工作，需要各部門的長期努力。此外，檔案信息網(wǎng)絡還與網(wǎng)絡、硬件設置、資金投入等因素有關。在檔案信息化發(fā)展的過程中，各檔案管理單位都有充足的時間根據(jù)檔案信息化的發(fā)展調(diào)整發(fā)展方向，以更好地適應社會的發(fā)展，更好地為社會服務。要不斷完善檔案信息技術(shù)，抓住機遇，探索創(chuàng)新，與時俱進，以積極的態(tài)度和有效的措施，有效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻。
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