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論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 散文精選 點擊:


  【摘要】事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠保障工作中產(chǎn)生的信息資料大規(guī)模錄入計算機當中形成電子檔案,檔案管理愈發(fā)成熟化和規(guī)范化,對事業(yè)單位開展其他工作有著重要意義。但是,現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理效果不顯著,仍然存在諸多短板有待突破,因此,有必要從信息化生態(tài)視域來探討事業(yè)單位檔案管理機制。
  【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);信息化;事業(yè)單位;管理模式;信息資源
  在信息化技術(shù)迅速滲透到各行各業(yè)的現(xiàn)階段,各行各業(yè)利用信息技術(shù)實現(xiàn)了生產(chǎn)管理模式上的變革和創(chuàng)新,極大提升了工作績效。將信息化技術(shù)的優(yōu)勢融入事業(yè)單位檔案當中有利無弊,能夠幫助事業(yè)單位節(jié)省大量的人力、物力和財力開支。事業(yè)單位如何主動將信息化技術(shù)融入檔案管理中,進而尋找適合本單位發(fā)展的可行性路徑,一直是檔案管理學界研究的重大命題。本文就大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下,事業(yè)單位檔案管理如何創(chuàng)新并突破短板進行探討,以期為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展助力。
  一、信息時代事業(yè)單位檔案管理概論
  筆者將檔案信息化管理定義為:基于大數(shù)據(jù)、信息化背景下,事業(yè)單位各個部分將需要歸檔的各項信息交由專門的檔案部門進行統(tǒng)一調(diào)配,檔案部門融入信息技術(shù)至檔案管理中并對各項信息數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理,使檔案資料能夠在計算機上進行傳輸和共享的一種檔案管理模式。檔案管理信息化的目的在于科學配置各項信息資源,實現(xiàn)檔案管理和利用“一站式”服務(wù),加快信息共享的進程。
  現(xiàn)階段,手工檔案管理模式中的局限性愈來愈突出,難以滿足事業(yè)單位對信息的實際利用需求,加強檔案管理信息化建設(shè)刻不容緩,具有很高價值。第一,事業(yè)單位的日;顒有枰M可能節(jié)約成本,用最小的成本實現(xiàn)最大的資源利用效率,這就有賴于通過對各種信息數(shù)據(jù)進行分析。例如,事業(yè)單位對人事信息進行相應(yīng)分析,能夠更加合理地調(diào)配人力資源,優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu),實現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。事業(yè)單位的各項信息都集中在檔案當中,且隨著時間的推移會愈來愈多,手工檔案管理模式不利于對各項信息進行高效檢索,降低了事業(yè)單位對信息資源的利用程度。檔案信息化建設(shè)則能有效解決這一問題,通過對檔案進行數(shù)字化處理能夠通過檢索工具對檔案進行高效檢索,快速找到需要的信息,極大降低了時間成本和人力成本。第二,手工檔案管理模式需要將檔案管理人員“捆綁”在紙質(zhì)檔案上,需要較多的檔案管理人員進行手工操作,已經(jīng)嚴重與信息時代發(fā)展的步伐脫軌。部分事業(yè)單位,如醫(yī)院和學校,對信息資源的需求日益增加,這就需要對檔案中蘊藏的有價值的信息進行采集和篩選,才能提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。同時,事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位日常活動的有效記錄,全方位反映了事業(yè)單位的發(fā)展進程和發(fā)展現(xiàn)狀,也能為事業(yè)單位制定戰(zhàn)略和決策提供有用參考。
  二、檔案管理信息化方案
 。ㄒ唬﹦(chuàng)新管理理念。檔案管理人員以及事業(yè)單位管理層的管理理念會直接影響到信息化建設(shè)水平,管理人員要用新思想武裝頭腦,用于打破傳統(tǒng)滯后的管理形式。管理人員要通過加強檔案理論學習和信息技術(shù)的學習來轉(zhuǎn)化管理理念,在立足于本單位具體實際的情形下,把理念創(chuàng)新應(yīng)用到實際檔案管理當中。一方面,檔案管理人員要加強調(diào)研工作,不僅調(diào)研本單位的檔案管理狀況,也要加強與檔案館等專業(yè)檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系,積極到各個檔案館“取經(jīng)學習”,掌握新的檔案管理理念和方式,探索出適合本單位檔案管理實際的工作方法。另一方面,檔案管理人員也要提升檔案管理安全意識,重視檔案保密與開放的關(guān)系,在創(chuàng)新管理理念時也不能忽視檔案安全建設(shè),這是保證檔案完整性、真實性和原始性的必要保障。
 。ǘ﹥(yōu)化檔案管理體制。檔案管理體制的優(yōu)化是保障檔案管理信息化建設(shè)的前提條件。事業(yè)單位要重點關(guān)注績效考核、監(jiān)督管理、工作流程細化和人才培養(yǎng)等等幾個方面,從制度建設(shè)上保障檔案信息化工作的開展。通過績效考核和監(jiān)督管理機制能夠調(diào)動管理人員的工作熱情,提升責任意識,有助于檔案管理人員約束自身的檔案管理行為。通過細化工作流程能夠做好各工作環(huán)節(jié)的控制,實現(xiàn)檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理,推動檔案工作規(guī)范化和標準化。通過人才培養(yǎng)機制則能夠為事業(yè)單位信息化建設(shè)提供源源不斷的人才動力,挖掘管理人才的同時也能整體上提升單位的人才素質(zhì),將檔案管理工作人員的潛力激發(fā)出來?偠灾,檔案管理體制的優(yōu)化是整個信息化建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),對于檔案管理融入社會經(jīng)濟建設(shè)中具有重要意義。
  三、結(jié)語
  綜合以上分析,事業(yè)單位檔案中的諸多信息需要開發(fā),諸多隱藏價值需要挖掘,這也事關(guān)事業(yè)單位其他工作的成效,事關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展。筆者認為,在現(xiàn)有時代背景下,對事業(yè)單位檔案進行信息化建設(shè)符合社會發(fā)展規(guī)律,是檔案管理保質(zhì)保量的主要途徑和正確選擇,事業(yè)單位在今后的工作中仍應(yīng)保持著高度重視,給予較大的支持。同時,事業(yè)單位要從可行性的角度來制定各項方法,確保信息化建設(shè)的成效。
  【參考文獻】
  [1]姚秀花.信息時代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(14):83.
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