現(xiàn)代智能化管理辦公方式與傳統(tǒng)辦公室工作實施對比，傳統(tǒng)上辦公室的辦公桌和文件柜就被計算機終端桌和伺服機所取代，可以明顯看出智能化管理具有明顯的優(yōu)越性。本文闡述了辦公室工作管理的發(fā)展進程，對比分析了現(xiàn)代智能化管理辦公方式與傳統(tǒng)辦公室工作的特點，探尋了現(xiàn)代智能化管理結構。
　　
　　隨著勞動分工日趨細化、合理化，辦公室工作應運而生。圍繞著文件和信息展開辦公室管理工作，將領導者及全體工作人員聯(lián)系到了一個系統(tǒng)，傳達、匯集、執(zhí)行和落實各項指令，辦公室工作具有輔助性、從屬性、突發(fā)性，還有階段性等特性。現(xiàn)如今，勞動生產率一直處于提升階段，同時，新興高科技產業(yè)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)意義上的生產形式發(fā)生了根本性的轉變，辦公室工作的工作范圍、工作性質、服務對象、還有工作形式與傳統(tǒng)的工作相比均發(fā)生了質的變化。
　　
　　1.傳統(tǒng)辦公室工作管理及發(fā)展
　　辦公室管理工作特點是與當時的辦公條件相符合的。如表1所示，為不同時代的辦公條件決定了這個時代的工作特點：
　　從表中可以看出傳統(tǒng)辦公室管理工作特點是：1）文件是以紙質原件或復印件作為載體的形式出現(xiàn)并保存的；2）傳遞信息的形式多為口頭或靠電話傳遞，不易存儲。正因為有各兩個特點，文件傳達出現(xiàn)斷鏈的現(xiàn)象，以及信息輸送出現(xiàn)失真的現(xiàn)象時有發(fā)生，給實際的工作帶來一定的不利影響，難以及時決策，行政命令的落實執(zhí)行和行政工作的開展有一定的滯后性。
　　另外，從表1中可以發(fā)現(xiàn)，在隨著辦公條件的日益完善，以及設備的更新?lián)Q代，辦公室管理工作得到了長足的發(fā)展。
　　
　　2.辦公智能化管理與傳統(tǒng)管理相比的優(yōu)越性
　　如表2所示，將現(xiàn)代智能化管理辦公方式與傳統(tǒng)辦公室工作實施對比。傳統(tǒng)上辦公室的辦公桌和文件柜就被計算機終端桌和伺服機所取代，可以明顯看出智能化管理具有明顯的優(yōu)越性。
　　3.辦公智能化管理的特點分析
　　3.1 辦公管理手段現(xiàn)代化
　　計算機和網絡技術的發(fā)展促進了辦公智能化管理技術的更新，其中包含了硬件設施的更新、軟件的升級換代、工作地點和規(guī)范的擴大。具有鮮明的時代特征，而且換代周期與科技更新的周期同步。
　　3.2 職業(yè)要求更加嚴格
　　從從業(yè)人員的結構角度上與傳統(tǒng)的辦公室工作相對比，辦公智能化管理要求管理工作人員除了必須具有勤奮任事，并具有一定的組織能力以外，還必須會運用現(xiàn)代計算機和網絡技術，實現(xiàn)辦公室工作進行及時、靈活、高效管理的要求。這是對從業(yè)人員提出來的更為嚴格的技能和素質要求。
　　3.3 辦公方式更加及時化、靈活化
　　高科技的引入，打破了傳統(tǒng)的8小時，辦公室內辦公的工作方式，有效地改變傳統(tǒng)意義上的辦公室管理工作時間、工作范圍，可以做到隨時、隨地地完成反饋過來的各項重要工作任務。辦公形式愈來愈及時化、靈活化，從業(yè)人員在提升了素質的同時也從煩瑣的日常文整、傳達工作中解放出來，促進高效、快捷的工作方式的形成。
　　
　　4.辦公智能化管理的結構
　　辦公智能化管理的結構如圖1所示，整個結構分為辦公室內辦公智能化管理和辦公室外辦公遠程化管理兩個部分。
　　4.1 辦公室內實現(xiàn)辦公智能化管理
　　如何實現(xiàn)辦公室內辦公智能化管理？在如圖1中的智能化模塊，給我展現(xiàn)了辦公室從業(yè)人員在辦公室工作與服務對象之間的關系，通過圖形不難看出工作中信息傳播的主要控制點是電話接口和網絡接口，辦公室是信息傳達、上報，以及匯集的中樞。從業(yè)人員運用智能化辦公設備實現(xiàn)高效、快捷文字和信息處理，該辦公室工作是全面體現(xiàn)服務精神、發(fā)揮協(xié)調作用、以及輔助領導實施管理決策的職業(yè)。
　　4.2 辦公室外實現(xiàn)辦公遠程化管理
　　離開了辦公室，同時又有緊急的工作需要安排和處理怎么辦？辦公室外實現(xiàn)辦公遠程化管理可以解決這個問題，辦公室管理人員或秘書在8小時工作時間以外的時間、地點，例如說在家中休息，或出差在外地，又或者是在上班的路上，通過該結構可以做到及時地完成需辦的辦公任務。這一結構如圖1中的遠程化模塊所示，具體實施是通過智能化辦公設備和通訊設備建立一虛擬智能化辦公環(huán)境，實現(xiàn)工作任務完成的完成。
　　
　　5.辦公智能化管理的意義所在
　　辦公智能化管理給辦公室工作提供了必要的硬件設施，切實地提高了管理服務工作效率、服務質量和工作作風，有效地增加了管理服務工作透明度和規(guī)范化。辦公管理人員的素質得到了提升，工作的靈活度加大，也激發(fā)了他們在工作中的主觀能動性性和積極性。
　　5.1 提高效率，節(jié)約資源
　　與傳統(tǒng)文件傳遞過程所暴露出來的手續(xù)煩瑣、效率較低，印制、傳達文件消耗大量人力、物力相比而言。在實現(xiàn)辦公智能化管理以后，信息傳遞具有即時性、高效性、無誤性，在提高工作效率的同時，節(jié)約人力、物力資源。
　　5.2 制度規(guī)范，有據(jù)可查
　　傳統(tǒng)的紙質文件在歸檔和編目，以及查閱過程中需要耗費大量時間、精力；同時，文件的存儲需也需要占據(jù)比較大的空間；另外，保管上必須做到防蛀、防霉、防遺失等等，一旦丟失或破損，對數(shù)據(jù)的調出就帶來了比較大的麻煩，因此，需要投入大量人力去打理。
　　5.3 服務到人，合理公平
　　與傳統(tǒng)的辦公室管理中需要投入大量人力、物力成本相比，辦公智能化管理，通過網絡，實現(xiàn)了信息的即時性、共享性，人人都可以在第一時間獲取所需信息，實現(xiàn)信息的平等傳遞。同時，信息平臺的共享性和大容量，讓每一個從業(yè)人員都可以隨時調閱并獲取信息，消除管理工作中“ 時間差”、“ 地域差”等不利因素的影響。
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