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新時期對機(jī)要文件管理員要求的若干認(rèn)識

發(fā)布時間:2018-07-09 來源: 散文精選 點(diǎn)擊:


  【摘要】機(jī)要文件和其他文件相比有許多特殊之處,機(jī)要文件管理的質(zhì)量直接影響著其他工作的順利開展,因此對管理機(jī)要文件的工作人員就提出了較高的要求。機(jī)要人員有較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、堅定的政治信念、必要的保密意識和較強(qiáng)的綜合管理能力,可以使黨和國家以及機(jī)關(guān)單位的秘密信息得到保護(hù),以此保證其他工作的順利進(jìn)行。
  【關(guān)鍵詞】新時期;機(jī)要文件;人員要求
  機(jī)要文件管理員是指在機(jī)關(guān)、單位從事機(jī)要文件和涉密文件管理的工作人員,主要負(fù)責(zé)機(jī)要文件的簽收、傳遞、保管、銷毀等管理工作。機(jī)要文件管理員都是直接接觸國家秘密的人員,他們的工作具有接觸國家秘密時間早、密級高、數(shù)量多、范圍廣、種類多等特點(diǎn),其工作直接關(guān)系到國家秘密的安全。
  結(jié)合一些工作經(jīng)驗以及現(xiàn)實(shí)情況,對機(jī)要人員的要求簡析如下:
  一、政治素質(zhì)是機(jī)要文件管理員應(yīng)具備的基本條件
  機(jī)要工作是服從和服務(wù)于中國共產(chǎn)黨和國家秘密信息的保護(hù)工作,機(jī)要渠道是黨和國家傳遞涉密信息的手段和工具。機(jī)要文件管理員具備高度的政治素質(zhì)是保證機(jī)要文件安全保密的基本條件,這種政治素質(zhì)對文件的保密和安全具有直接關(guān)系,因此機(jī)要文件管理人員首先應(yīng)當(dāng)是政治上可靠可信的。
  所謂的政治素質(zhì)是指機(jī)要文件管理人員應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過黨組織嚴(yán)格考察和單位人事部門政治審查、家庭背景清晰、社會關(guān)系簡單,本人思想品德端正的中國共產(chǎn)黨員;機(jī)要人員因為工作的特殊性,一定要有較強(qiáng)的政治覺悟,平時注重學(xué)習(xí)黨的理論與政策,提高自身政治素質(zhì),遵循黨的領(lǐng)導(dǎo),加強(qiáng)思想道德修養(yǎng),生活中注意生活作風(fēng),嚴(yán)格要求自己,遵紀(jì)守法,不受誘惑,工作中認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn),嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。
  二、機(jī)要文件管理員應(yīng)具備信息社會必要的保密意識
  保證機(jī)要文件的安全保密是機(jī)要文件管理員的主要職責(zé),堅持學(xué)習(xí)與及時掌握保密業(yè)務(wù)知識是機(jī)要文件管理員的基本任務(wù)。隨著現(xiàn)代信息社會科技手段的不斷進(jìn)步,泄密的渠道更為多種多樣,機(jī)要文件管理員也面臨新的要求,必須要有適應(yīng)新時代的保密意識。
  首先要加強(qiáng)他們保密意識與保密責(zé)任的培養(yǎng),從國家利益和法律的角度進(jìn)行培養(yǎng)和教育,不但要培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),還要培養(yǎng)嚴(yán)守工作秘密的作風(fēng),將機(jī)要工作作為神圣的職業(yè)。其次,機(jī)要文件管理員應(yīng)當(dāng)主動學(xué)習(xí)新知識,不斷拓寬知識面,學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代技術(shù)和管理手段,努力利用新方法管理機(jī)要文件,從容適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式,逐漸開展機(jī)要文件的信息化管理,使機(jī)要文件既便于管理又保證保密。最后,要時刻保持清醒的頭腦和高度的責(zé)任感,夯實(shí)專業(yè)技能,了解相關(guān)的法律法規(guī),熟悉各個環(huán)節(jié)和步驟,強(qiáng)化人員的管理職責(zé),除紙質(zhì)資料外,對電子文件更應(yīng)提高警惕,引起重視。
  三、機(jī)要文件管理員應(yīng)具備綜合管理能力
  機(jī)要文件管理員不但要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,還應(yīng)具備較強(qiáng)的綜合管理能力。管理機(jī)要文件講求方法,科學(xué)有效的方法可以提高工作效率,機(jī)要人員具備較強(qiáng)的綜合管理能力,對于每項工作都能合理安排,每個任務(wù)都能統(tǒng)籌安排,在面對一般情況和遇到緊急情況時能靈活安排、協(xié)調(diào)工作,保證所有工作按照輕、重、緩、急的類別合理安排,提高機(jī)要文件管理的工作效率。
  機(jī)要文件管理員工作中有一定的邏輯性,思考問題全面,擁有較好的總結(jié)歸納能力,在管理中會更具有優(yōu)勢。將管理文件的綜合能力在日常工作中充分發(fā)揮,養(yǎng)成文件資料分類整理,已處理和未處理的文件固定位置分別擺放的習(xí)慣,形成日事日畢,每日清點(diǎn)核對文件的規(guī)矩,是處理機(jī)要文件合理有效的工作方式。
  四、機(jī)要文件管理員應(yīng)通過培訓(xùn)提高專業(yè)知識
  目前機(jī)要文件管理員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的方法大多數(shù)是經(jīng)過師傅手把手,一對一這種以老帶新的方法,師傅憑借自己多年的經(jīng)驗,將總結(jié)的文件管理方法傳授給徒弟,或者機(jī)要人員自己在日常工作中,通過日積月累自己積累經(jīng)驗,這兩種方法是目前培養(yǎng)機(jī)要文件管理員和機(jī)要文件管理員學(xué)習(xí)的主要方法。顯然,隨著社會的迅速發(fā)展,這種傳統(tǒng)的培訓(xùn)方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)化、信息化社會的發(fā)展,這種落后的方法也勢必會影響文件的管理和利用,從而導(dǎo)致一些保密問題的出現(xiàn)。
  為適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展,首先應(yīng)強(qiáng)化機(jī)要文件管理員的培訓(xùn),建立健全培訓(xùn)長效機(jī)制,將培訓(xùn)列入單位培訓(xùn)計劃,培訓(xùn)方式上注重傳承和創(chuàng)新相結(jié)合,提升培訓(xùn)效果,使培訓(xùn)更有實(shí)效性。其次采取“請進(jìn)來,送出去”的方式、系統(tǒng)培訓(xùn)與短期培訓(xùn)相結(jié)合、到上級單位請教取經(jīng)和到兄弟單位交流學(xué)習(xí)等多種形式。此外,培訓(xùn)時的溝通交流非常必要,可以達(dá)到工作方式互補(bǔ),獲取新知識、新思路的目的。
  五、機(jī)要文件管理員應(yīng)具備的其他素質(zhì)
  機(jī)要文件管理員因為其身份的特殊性和工作性質(zhì)的特殊性,應(yīng)具備一些其他的素質(zhì):第一,堅強(qiáng)的意志可以在工作中遇到困難時,堅持到底、完成工作。第二,過硬的心理素質(zhì)可以在遇到特殊和緊急情況的時候不慌張,穩(wěn)妥地處理工作,使國家秘密的損失程度降到最低。第三,較強(qiáng)的記憶力可以記住很多工作信息,能將復(fù)雜瑣碎的機(jī)要文件管理工作處理的有條理,從而提高工作效率。第四,機(jī)要文件管理員應(yīng)鍛煉認(rèn)真細(xì)致的能力,完成任何工作都一絲不茍,避免出錯。
  此外,單位可通過名譽(yù)表彰、工作激勵、經(jīng)濟(jì)獎勵、生活關(guān)心等多種方式,調(diào)動機(jī)要文件管理員的工作積極性和主觀能動性,以此來吸引更多有文化有技術(shù)的年輕人加入機(jī)要文件管理員隊伍,從而提高機(jī)要文件管理員的整體素質(zhì),穩(wěn)定隊伍。
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