網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議注意事項(xiàng)

一、會(huì)前要準(zhǔn)備充分

1.提前通知。組織者要科學(xué)組織，統(tǒng)籌部署，合理安排，提前準(zhǔn)備好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議資料，下發(fā)相關(guān)通知。會(huì)議資料至少提前1天發(fā)放至參會(huì)人員，供其會(huì)前閱讀。

2.提前溝通。組織者要做好會(huì)議預(yù)約工作，提前溝通會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議沖突。參會(huì)人員收到會(huì)議通知后要及時(shí)反饋，如不能參加要嚴(yán)格履行請(qǐng)假手續(xù)并說明理由，提交給組織者。

3.提前調(diào)試。組織者要提前告知參會(huì)人員需調(diào)試好參會(huì)電子設(shè)備，熟悉網(wǎng)絡(luò)會(huì)議操作流程，保證網(wǎng)絡(luò)相對(duì)穩(wěn)定，選擇室內(nèi)安靜環(huán)境，避免在嘈雜吵鬧場(chǎng)合。

4.提前進(jìn)入。組織者需提前5-10分鐘發(fā)起會(huì)議，參會(huì)人員提前進(jìn)入會(huì)議，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，將設(shè)備調(diào)至勿擾模式，避免發(fā)生意外情況，中斷會(huì)議。

5.提前應(yīng)對(duì)。組織者要做好備選方案，當(dāng)會(huì)議遇到不可抗拒力量終止時(shí)，應(yīng)及時(shí)通過其他方式進(jìn)行。

二、會(huì)中要有序組織

6.精心組織。會(huì)議主持人要做好會(huì)議秩序的掌控，將會(huì)議的順序、內(nèi)容、注意事項(xiàng)強(qiáng)調(diào)清楚，有序安排好人員發(fā)言。

7.保持安靜。會(huì)中參會(huì)人員不發(fā)言的時(shí)候盡量選擇靜音，保持聆聽即可，并盡量佩戴耳機(jī)，有效避免周圍噪音。

8.嚴(yán)肅會(huì)紀(jì)。會(huì)議不允許遲到早退，組織者及紀(jì)檢部門將做好會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)監(jiān)督工作，如遇掉線、丟失音頻、圖像等特殊情況，及時(shí)解決，再次進(jìn)入會(huì)議，如短時(shí)間內(nèi)無法解決，及時(shí)聯(lián)系組織者。

9.得體著裝。視頻會(huì)議時(shí)，參會(huì)人員要著裝得體，禁止著睡衣、家居服參會(huì)。

10.適宜環(huán)境。參會(huì)人員要盡量選擇白色墻面或者光線均勻的環(huán)境作為會(huì)議背景，防止畫面昏暗不清。要與鏡頭要保持合適的距離，避免過遠(yuǎn)或者過近。

三、會(huì)后要整理歸檔

11.做好記錄。組織者要做好會(huì)議記錄，專人記錄會(huì)議的主題、內(nèi)容、決議等情況，形成決議的會(huì)議應(yīng)下發(fā)紀(jì)要至所有參會(huì)者，并督促其執(zhí)行。

12.及時(shí)歸檔。組織者要做好會(huì)議的圖片、與會(huì)人員發(fā)言截圖等資料的收集、整理和留存工作，并及時(shí)進(jìn)行歸檔，做到有據(jù)可查。

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