文書管理規(guī)定(例文)
發(fā)布時(shí)間:2020-11-20 來源: 思想?yún)R報(bào) 點(diǎn)擊:
文書、合同管理規(guī)定
1、目的
為了規(guī)范公司行文程序,加強(qiáng)對公司文書的管理工作,特制定本辦法。
2、適用范圍
本辦法適用于公司全體員工。
3、定義
本規(guī)定所指文書包括收文、發(fā)文,是公司在進(jìn)行經(jīng)營管理活動中形成具有法定效力和規(guī)范體式文書,
是公司進(jìn)行管理的重要工具,包含通告、通知、函、會議紀(jì)要、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目協(xié)議、債權(quán)轉(zhuǎn)讓通知等具有傳遞信息和記錄作用的絕密、機(jī)密、秘密和普通載體。
4、文書組成部份及格式要求
文書一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印
章/會簽,成文時(shí)間,主題詞、抄送單位等部分組成。
4.1 發(fā)文單位
4.1.1 公司發(fā)文部門標(biāo)識(例):
總經(jīng)辦:ZJ
財(cái)務(wù)部:CW
行政部:XZ
項(xiàng)管部:XG
合規(guī)部:HG
項(xiàng)目部:XM
4.2 發(fā)文字號:
4.2.1 發(fā)文字號由部門代碼、年份和序號組成,在橫線3mm 處用3號仿宋字,居中排列,年份、 序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,年份使用全稱。例如:行政部發(fā)文:金緯保理 XZ 字[2015]-序號;
4.2.2 分公司的公文統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)編號、OA 發(fā)布及歸檔。
4.3 標(biāo)題
文書標(biāo)題:宋體二號字,可分一行或多行居中排布;文中如有小標(biāo)題可用 3 號小標(biāo)宋體字或黑體字,
回行時(shí),需注意詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng);
4.4 主送單位:標(biāo)題下空 1 行,左側(cè)頂格用三號仿宋體字標(biāo)識,回行時(shí)仍需頂格;最后一個(gè)主送單位后 需標(biāo)全角冒號;
4.5 文書正文:仿宋體三號字,每自然段左起空 2 字,公文中一般每頁排 22 行,每行排 28 個(gè)字,回行 頂格,需注意數(shù)字、年份不能回行;
4.6 附件:正文下空一行左起空 2 字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”,后需標(biāo)全角冒號和名稱,如有序號 使用阿拉伯?dāng)?shù)字(如“附件一:×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號,與正文一起裝訂;
4.7 成文時(shí)間:用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫為“〇”;
4.8 主題詞常用三號或四號黑體;抄報(bào)、抄送、文件簽閱常用三號或四號仿宋體;
4.9 其它事項(xiàng)
4.9.1 文書標(biāo)題需準(zhǔn)確簡要概括文書主要內(nèi)容并標(biāo)明類別,除規(guī)章制度名稱加書名號,一般不使用 標(biāo)點(diǎn)符號;
4.9.2 排版要求:一般每頁排 22 行;
4.9.3 圖文顏色:未做特殊說明文書中圖文顏色均為黑色;
4.9.4 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
5.1 實(shí)施細(xì)則:
5.1.1 擬稿文書須嚴(yán)格遵循公司戰(zhàn)略、方針、政策和各類會議決議或領(lǐng)導(dǎo)指示;
5.1.2公司的紅頭文件、制度統(tǒng)一由行政部編號、發(fā)布及歸檔。
6、收文辦理
日常外來信函文件統(tǒng)一由行政部行政人員負(fù)責(zé)收發(fā)、登記。
7、文書管理
各文書辦理完畢后,各部門根據(jù)《檔案管理規(guī)定》,及時(shí)對文書進(jìn)行歸檔、立卷。
8、相關(guān)文件
8.1 附件一:紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)版;
8.2 附件二:對外文件標(biāo)準(zhǔn)版;
8.3 附件三:《發(fā)文審批表》。
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