【摘要】伴隨著計算技術與信息技術的快速發(fā)展與廣泛應用，企業(yè)檔案管理也打破了傳統(tǒng)紙質管理形式，逐漸趨向信息化建設。尤其是工程項目檔案管理工作，由于工程項目不斷變化，進而要求檔案信息與之同步，實時搜集新信息資源從而跟上工程項目建設。因此，構建工程檔案信息化建設方案和保障分析成為當務之急。
　　【關鍵詞】工程項目；檔案信息化；措施與保障分析
　　【中圖分類號】TP3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5624（2019）01-0036-02
　　1 引言
　　現(xiàn)如今，檔案信息化建設作為工程項目組成部分，工程項目檔案信息化保證了檔案信息搜集全面、完整，管理效率的提高，為工程項目的順利開展提供依據(jù)。因此，制定可行性檔案信息化建設方案與保障分析成為基礎前提，也是企業(yè)重要研究課題。
　　2 工程項目檔案信息化建設重要作用
　　2.1 為工程項目提供真實的歷史材料
　　伴隨著信息化進程的深化，工程項目檔案管理得到了重視。對檔案管理提出了新的要求，要求創(chuàng)新管理方法、管理水平、優(yōu)質服務，電子技術檔案管理成為發(fā)展必然，網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術的快速發(fā)展，為檔案信息化建設與管理創(chuàng)造了條件，保證檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化，更好的服務工程項目。
　　2.2 創(chuàng)新了檔案管理形式
　　傳統(tǒng)紙質檔案管理形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，信息化建設成為當務之急。因為信息化檔案管理形式創(chuàng)新了檔案管理方法、提高了管理水平；融入了計算機技術、聲像技術、網(wǎng)絡技術等，實現(xiàn)了簡化立卷、深化檢索的目標要求。
　　3 項目工程檔案信息化建設措施
　　3.1 完善檔案信息化制度
　　檔案工作是項目工程順利施工的組成內(nèi)容，而想要實現(xiàn)檔案信息化建設就要注意制度完善。通過完善的檔案信息化制度對管理人員行為形成約束、認識到檔案建設的重要作用。所以，完善的法律制度也是確保項目檔案信息化建設的根本途徑，是業(yè)主和參建單位檔案管理主要根據(jù)。首先，結合工程項目各階段的檔案管理需求，設置檔案管理團隊、信息技術團隊、檔案管理網(wǎng)絡體制，制定相關管理制度，例如：《檔案管理規(guī)定》、《項目檔案整理實施細則》、《公司檔案分類編號規(guī)則》、《電子檔案管理細則》等。
　　3.2 保證制度的落實
　　檔案信息化制度的落實是保證檔案管理工作的基礎前提，檔案信息化制度有效性還應加強落實監(jiān)督工作，科學管理檔案進而提升檔案管理水平。工程項目檔案涉及：監(jiān)理、施工、設計、業(yè)主等多項內(nèi)容，與建設單位有著密切聯(lián)系。檔案管理部門主要職責是制定文件的信息分類、技術標準、歸檔時間，確保檔案準確、系統(tǒng)、全面。此外，企業(yè)引導員工科學認識項目工程檔案制度與檔案管理的重要作用，優(yōu)化分工，強調(diào)在其位謀其職。制度的落實有助于檔案信息化建設時的科學決策，達到標準要求。經(jīng)過實踐證明，公司在完善信息化制度并保證落實后，在與施工單位、監(jiān)理單位、設計單位簽署協(xié)議時將檔案及信息化管理標準和獎懲制度納入合同，通過合同條例起到制約作用。各合同單位進場時進行培訓，日常檢查，按月會議總結，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，制定解決方案從而提升檔案管理實施效果。
　　3.3 檔案數(shù)字化建設
　　第一，硬件平臺構建。各企業(yè)通過小業(yè)主，大監(jiān)理管理形式，采取檔案信息化建設，業(yè)主和監(jiān)理、施工、設計單位利用局域網(wǎng)構建檔案信息化網(wǎng)絡平臺，提高管理效率。項目工程與檔案文件多樣化、檔案信息化應用功能，企業(yè)設置檔案部門，引進掃描儀、打印機、計算機，結合工程不同時期需求設置檔案庫房，保證檔案搜集、整理、儲存工作的有序開展。
　　第二，軟件平臺建設。公司采用J2EE架構的檔案管理信息平臺，建立一個覆蓋集團化企業(yè)總部及下屬各級單位、各級單位間互聯(lián)互通、能滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴展的檔案管理平臺。實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)集中統(tǒng)一的檔案業(yè)務平臺，使得各單位檔案業(yè)務規(guī)范、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示統(tǒng)一，系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業(yè)務工作實現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現(xiàn)自動化、檔案數(shù)據(jù)訪問權限得到安全控制、檔案利用方式更加簡單方便。對受施工條件影響無法進入網(wǎng)絡，可以實現(xiàn)本機標準錄入導進信息系統(tǒng)，并批量掛接電子文件。
　　第三，檔案數(shù)字化工作開展。數(shù)字化工作內(nèi)容為檔案目錄數(shù)據(jù)庫和電子全文的建設，也是信息資源建設基本工作，選擇數(shù)據(jù)庫技術展開現(xiàn)有非數(shù)字化內(nèi)容的記錄。隨后，將其轉成結構化、共享的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫的過程。首先前端介入，在項目建設單位進場時，就集中組織相關人員進行檔案管理制度及系統(tǒng)操作培訓。其次過程控制，過程控制大體分兩部分：一部分在項目建設過程中，日常檢查檔案歸檔進程時一并檢查檔案數(shù)字化工作。協(xié)調(diào)承建單位、監(jiān)理單位、設計單位在檔案信息管理系統(tǒng)上檔號分配和數(shù)據(jù)錄入。另一部分，通過對其它應用系統(tǒng)采用標準數(shù)據(jù)采集接口，實現(xiàn)真正的文檔一體化；實現(xiàn)與單位門戶、機構用戶、統(tǒng)一認證等基礎設施的集成；提供標準的檔案信息轉入接口。最后是后期檢查，檔案管理部門檢查各部門各單位歸入的檔案時，檢查其是否滿足檔案相應制度要求，是否與信息系統(tǒng)內(nèi)容一致。這樣將檔案數(shù)字化工作前置化、規(guī)范化、日�；�，確保了檔案數(shù)字化的真實有效，全面系統(tǒng)。
　　3.4 檔案安全建設
　　檔案信息化安全包含：網(wǎng)絡安全、儲存環(huán)境安全、文件安全。相關單位應將檔案安全視為日常工作內(nèi)容，將安全工作和崗位責任連接展開安全責任制。此外，制定緊急應對措施，以防發(fā)生突發(fā)狀況能夠及時應對，減少檔案信息損失。在信息網(wǎng)絡方面采取物理隔離、專人運維管理、在系統(tǒng)和終端計算機中安裝正版防護軟件、電子文件進行水印管理等措施，并簽署信息安全保密協(xié)議，定期進行網(wǎng)絡系統(tǒng)檢查、信息安全引導，保證檔案信息化建設可持續(xù)進行。
　　3.5 檔案利用服務
　　檔案信息資源開發(fā)作為檔案工作內(nèi)容之一，怎樣更好的服務企業(yè)發(fā)展和工程建設、提高檔案利用率是重要工作內(nèi)容。因此，檔案的利用也是檔案工作的關鍵，在檔案管理中有著重要作用。通過檔案信息管理系統(tǒng)，開放案卷級文件級目錄信息，通過相應的審批流程，利用檔案電子文件。并且開發(fā)檔案移動端的利用服務，大大增加檔案信息化工作查詢服務機制，從而更好的提高工作效率與管理質量。
　　4 結語
　　通過上述控制措施，工程建設項目文件歸檔質量取得了不錯效果，項目檔案內(nèi)在質量得到了持續(xù)提升。總而言之，工程項目檔案信息化建設應立足于多方面、全過程，才能更好的為工程項目所服務，提高檔案信息化建設水平。
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