目前,高校傳統(tǒng)學(xué)籍檔案的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的工作需要,學(xué)籍檔案的管理如何數(shù)字化是近年來(lái)高校一直探討的一個(gè)問(wèn)題,本文對(duì)學(xué)籍檔案的重要性及現(xiàn)在數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了介紹,并對(duì)將來(lái)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析。
　　
　　高校學(xué)籍檔案管理的重要性
　　
　　學(xué)籍檔案是指在學(xué)生學(xué)籍管理活動(dòng)過(guò)程中形成的、作為原始記錄并具有保存價(jià)值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊(cè)、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡片、原始成績(jī)報(bào)告單、在籍學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生名單、驗(yàn)印申請(qǐng)書(shū)、畢業(yè)生成績(jī)匯總表、學(xué)歷證明存根等,是學(xué)生在校期間形成的具有保存價(jià)值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學(xué)籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學(xué)籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性等特點(diǎn),其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學(xué)歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、資格認(rèn)證等方面都需出具學(xué)籍檔案證明材料。另外,學(xué)籍檔案也是校友資源信息庫(kù)的主要資料,是建立校友信息庫(kù)的數(shù)據(jù)來(lái)源。學(xué)籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫(huà)冊(cè)等提供素材。
　　隨著時(shí)間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結(jié)塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準(zhǔn)確性和可能性,同時(shí),學(xué)籍檔案在翻閱或利用中還經(jīng)常會(huì)發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過(guò)度的查詢(xún)利用也加快了紙質(zhì)學(xué)籍檔案的破損速度。原始簡(jiǎn)單、落后的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學(xué)籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。
　　
　　高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
　　
　　隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內(nèi)蒙自治區(qū)各高校在20世紀(jì)初才開(kāi)始校園數(shù)字化,檔案部門(mén)開(kāi)始啟動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化工作,高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開(kāi)始招錄學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、在籍學(xué)生名單統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)生名單及成績(jī)單的數(shù)字化管理,學(xué)籍檔案的其他相關(guān)信息等。例如學(xué)籍卡片、學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學(xué)生的學(xué)籍檔案情況還是原始的紙制學(xué)籍狀態(tài),所以學(xué)籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒(méi)有充分滿(mǎn)足學(xué)籍檔案的利用要求,在自動(dòng)化管理與提供服務(wù)方面存在較大的局限性。
　　目前,內(nèi)蒙古自治區(qū)高校學(xué)籍檔案化管理存在的問(wèn)題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學(xué)籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、學(xué)生名單、畢業(yè)生成績(jī)單的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學(xué)籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學(xué)籍檔案,如學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化管理,這樣既不利于學(xué)籍檔案的完善,還會(huì)導(dǎo)致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導(dǎo)致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學(xué)籍檔案管理部門(mén)不能只注重學(xué)籍檔案的管理,還應(yīng)重視數(shù)字化檔案的利用和開(kāi)發(fā),以適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展的學(xué)籍檔案利用。
　　
　　高校學(xué)籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構(gòu)想
　　
　　隨著學(xué)籍檔案利用率的日益增加,不同用戶(hù)對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)以原始的紙質(zhì)學(xué)籍檔案為中心,搭建一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案數(shù)字化傳輸平臺(tái)、資源共享平臺(tái)、管理平臺(tái)、服務(wù)平臺(tái)以及綜合應(yīng)用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開(kāi)放式利用、一站式服務(wù)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)具備三個(gè)主要模塊:學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊,學(xué)籍檔案信息著錄模塊,學(xué)籍檔案查詢(xún)與展示模塊。
　　學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊。學(xué)籍檔案目前主要是以紙質(zhì)的形式保存,該模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化掃描以及對(duì)掃描完成的圖像進(jìn)行編輯處理,通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源進(jìn)入數(shù)字化平臺(tái)。
　　學(xué)籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學(xué)籍圖片資源有的并不能直接用于查詢(xún)和利用,需要建立專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍信息庫(kù),使這些原始資源能夠進(jìn)行正確的識(shí)別。
　　學(xué)籍檔案查詢(xún)與展示模塊。該模塊能夠提供靈活多樣的查詢(xún)方式,滿(mǎn)足學(xué)籍檔案各個(gè)層面的不同查詢(xún)要求,可以按照多種條件查詢(xún),并能將查詢(xún)的結(jié)果轉(zhuǎn)化為文件形式進(jìn)行打印。
　　數(shù)字化是學(xué)籍檔案管理的發(fā)展趨勢(shì),也是學(xué)籍檔案保存和利用的必由之路。筆者作為高校學(xué)籍檔案的管理者,期待內(nèi)蒙古自治區(qū)早日完善數(shù)字化學(xué)籍管理。
　　
　　 (作者單位:內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院)

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