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公司印章管理規(guī)定

發(fā)布時間:2020-07-26 來源: 主持詞 點擊:

 公司印章管理規(guī)定 1

 目的與范圍 本規(guī)定的目的在于規(guī)定公司印章的管理,使用范圍、用印手續(xù)等,確保其公正、合理的運用。

 2

 定義 2.1

 公司公章:是指能代表公司的公司印章(河南平芝高壓開關(guān)有限公司,一枚和帶英文的公司印章一枚,共兩枚)和法人代表的印章、總經(jīng)理的印章。

 2.2 部門公章:是指公司各部門、科室等的僅表示部門名稱的印章。

 2.3 職務(wù)印章:是指公司科長和科長以上的職位者的職位姓名或姓名的印章。

 2.4 專用管理印章:是指對應(yīng)政府機(jī)關(guān)需要和代表公司某一行業(yè)而制作的其使用范圍有一定限制的專用章。例如:PTC 報關(guān)專用章、財務(wù)專用章、管理部的人事勞動管理章、PTC 合同專用章。

 2.5 一般印章:是指在公司內(nèi)部使用,不包含在前 4 項中,且由公司負(fù)擔(dān)制作費用的印章(例如:檔案印章、圖書印章、編碼章、一般職員印章、檢查印章等,一般均為方形印章)。

 3 日常管理 3.1 管理部長在總經(jīng)理的指示下委派總務(wù)擔(dān)當(dāng)(經(jīng)辦人)保管、使用公司公章,公章保管在專用柜里?倓(wù)擔(dān)當(dāng)不在時,由總務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理。責(zé)任人為管理部長。

 3.2

 部門印章由部長或其委派人保管使用,責(zé)任人為印章部門部長。

 3.3

 職務(wù)印章由本人保管使用,責(zé)任人為其本人。

 3.4 專用管理印章由所需要部門部長或其委派人按規(guī)定保管、使用。

 3.4.1 公司銷售產(chǎn)品方面的合同印章(下稱:產(chǎn)品銷售合同專用章)由公司主管銷售的高級職員或其委派人按規(guī)定保管使用。由于該合同印章數(shù)量較多,為示區(qū)別,應(yīng)在每枚合同印章正面加(1)(2)(3)„„等標(biāo)記。銷售部應(yīng)按附件五的格式建立“合同印章登記制度”,以規(guī)范合同印章的申請、領(lǐng)用。

 3.4.2 公司采購方面的印章由公司主管采購的高級職員或主管部長按規(guī)定保管使用。

 3.4.3 公司財務(wù)方面的印章進(jìn)行如下管理:

 a 財務(wù)印鑒包括財務(wù)專用章和單位負(fù)責(zé)人(或財務(wù)負(fù)責(zé)人)個人名章。其中財務(wù)專用章由總會計師委派專人保管(一般由銀行會計進(jìn)行保管),個人印章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項所需的全部印章。

 b 凡需攜帶印章外出辦理業(yè)務(wù)時必須由印鑒管理人親自前往。

 c 網(wǎng)上銀行支付業(yè)務(wù),支付卡與審核卡分別交由銀行出納和銀行會計兩人保管,一人不

 能獨立完成支付業(yè)務(wù)。

 按審批規(guī)定需要有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)。

 3.5

 一般印章由其使用者保管、使用,責(zé)任人為保管者。

 3.6

 公司公章原則上不得攜帶出管理部或公司使用,特殊情況下必須得到副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,才允許攜帶出管理部或公司,但必須由印章保管人攜帶,并由印章保管人加蓋或在印章保管人的監(jiān)督下加蓋。

 專用管理印章、部門印章原則上也不得攜帶出責(zé)任部門外使用,特殊情況下必須得到副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,才允許攜帶出責(zé)任部門,但必須在用印申請單上注明加蓋內(nèi)容,使用地點,交回時間。

 3.7 公司公章、部門印章、專用管理印章發(fā)生遺失、被盜等事故時,印章責(zé)任人必須立即向管理管理部長通報,管理部長與總經(jīng)理協(xié)商后做出相應(yīng)對策。前述印章,當(dāng)作廢時,其印章責(zé)任人填寫公司印章申請登記表(見附件一),并立即將其交還給總負(fù)責(zé)人,總務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)將其保管 5 年后作報廢處理。

 3.8 第 2 條的印章因磨損,損壞等原因而不能使用時,責(zé)任人應(yīng)將其交還總務(wù)負(fù)責(zé)人,并填寫公司印章申請登記表(見附件一)申請重新制作新的、材料、樣式盡量一致的印章。因工作關(guān)系,公司印章的責(zé)任人發(fā)生變化時,應(yīng)填寫公司印章申請登記表(見附件一),并同時將印章移交給新的責(zé)任人。

 4

 制作 原則上,公司僅給科長及其以上職位者制作職務(wù)印章,給各部門制作部門印章根據(jù)政府機(jī)關(guān)的要求和業(yè)務(wù)需要而制作公司公章和專用管理印章,根據(jù)公司職員的工作需要要制作一枚印章。

 4.1

 格式、材質(zhì) 公司僅對 2.1、2.2、2.3、2.4 條印章格式材質(zhì)做出規(guī)定。(見附件 2)

 4.2

 制作手續(xù) 當(dāng)需要制作公司印章時,需要印章的責(zé)任人填寫公司印章申請登記表(見附件一)報至總務(wù)負(fù)責(zé)人處。得到管理部長批準(zhǔn)后,由總務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)系制作。

 4.3

 登記 總務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司印章申請登記表和制作完成的印章,在“公司印章申請登記表”(見附件一)上確認(rèn)登記,并把其作為底冊管理,作廢、移交、重新制作時也應(yīng)登記。

 5

 公司印章的用印手續(xù) 5.1

 公司公章 5.1.1

 需要蓋章的文件(包括申請、報告等向政府機(jī)關(guān)提交的文件),其內(nèi)容必須明確且

 充分必要。用印部門應(yīng)先填寫“用印申請單”(見附件三),經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)(部長或科長代簽)審批后,提交到副總經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。最后將批好的“用印申請單”和欲蓋公司公章的文件原件送交總務(wù)擔(dān)當(dāng)處加蓋公章,有關(guān)“用印申請單”的填寫方法等,按“用印申請要領(lǐng)"(見附件四)執(zhí)行。

 5.1.2 如有特殊情況需蓋空白公章的必須經(jīng)副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)同意并在用印條上填清楚方可用印?瞻夙摫趁姹仨氂煤炞止P注明用途。

 5.1.3 對涉及公司財務(wù)數(shù)據(jù)由公司出具或需公司許可確認(rèn)的財務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù),主要包括財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票、會計賬簿、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等會計專業(yè)資料,以及貸款、保理、擔(dān)保、承兌、保函、信用證等銀行業(yè)務(wù)相關(guān)資料,需加蓋公章時,應(yīng)經(jīng)總會計師簽字確認(rèn)。

 5.1.4 銷售投標(biāo)時的標(biāo)書如有要求必須加蓋公章時,可按 5.1.1 的審批程序執(zhí)行,沒有要求的可加蓋投標(biāo)專用章。

 5.1.5 公司法人名章與公司公章配套使用時,在填寫公司“用印申請單”時,注明使用法人名章,在總經(jīng)理或總會計師簽批后,法人名章與公司公章一同使用。

 5.1.6 副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)均不在公司時,如需加蓋公司公章或法人名章,由管理部負(fù)責(zé)人審查是否可以用章。

 5.2 其它印章 公司其它印章的用印手續(xù)由其負(fù)責(zé)人參考公司公章的手續(xù)制定。但對向上級、政府機(jī)關(guān)、有關(guān)單位提交的文件、合同、協(xié)議類、責(zé)任人應(yīng)作記錄。

 5.3

 已蓋章文件的管理 已蓋章文件由用印部門負(fù)責(zé)管理或提交給接受單位,如果已蓋章文件廢棄時,則有用印部門負(fù)責(zé)銷毀。

 5.4 關(guān)于印泥 除特殊情況外,公司印章必須使用紅色印泥。

 5.5

 格式 用印文件報告等的格式按“公司規(guī)定、文件、報告的管理規(guī)定”(A/01-00)執(zhí)行。

 附件一 PTC 印章(制作、作廢、移交)申請登記表 年

 月

 日提交 申 請 部 門 填 寫 種類

  理由

 尺寸

  印章簡圖 材質(zhì)

 保管場所 保管人

 申請人

 部門部長

 印 章 責(zé) 任 部 門 填 寫 總務(wù)責(zé)任人

 印跡 管理部長

  刻印公司

 制作 年

 月

 日 重新制作 年

 月

 日 移交 年

 月

 日 作廢 年

 月

 日 報廢 年

 月

 日

 備注

 附件二

  印章的格式、材質(zhì)等

 1、印章的格式(尺寸、形狀、字體等) 涉外且含有公司名稱的公司印章,其外形形狀原則上為圓形,字體為宋體。代表公司的行政印章的直徑為 40mm,公司董事長、總經(jīng)理的印章為正方形,尺寸 20 ×20mm,字體為宋體:副總、部長、科長及科長以上職務(wù)者,其個人印章為正方形(帶職務(wù)日期為圓形)尺寸分別為 1 8×1 8mm,1 6×1 6mm、1 4×1 4mm,一般職員為長方形(尺寸為 1 5 × 6mm)或圓形(直徑為 10mm,12mm).原則上,下級的印章不能超過上級的印章尺寸,部門或?qū)S糜≌碌某叽绮荒艹^公司行政印章的尺寸。方形印章的格式排序為:

 ,姓名不足四個字可“姓名” 加“印”或“之印”湊夠四個字。圓形印章的格式按國內(nèi)習(xí)慣制作;上部為公司名稱,下部為部門名稱,最下部為專用章或業(yè)務(wù)名稱。

 2.材質(zhì) 原子印章材質(zhì)使用國內(nèi)印章市場上通用的塑料和橡膠。

 其它材質(zhì)(如牛角、光敏等)視印章需要而定。

、邰 ④②

 附件三 用印申請單 年

  月

  日提交 用印部門

 申請人

 部門領(lǐng)導(dǎo)

 用印理由

 用印文件名

 頁數(shù)

 接受單位

 印章種類

 用印方式

 預(yù)計歸還印章時間

 副總經(jīng)理審批

 總會計師審批

 管理部審查

 經(jīng)辦人

 注:請在用印方式中填寫:①攜帶出公司使用、②在用印部門使用,不填寫視為在印章責(zé)任部門使用 。

 附件四

 用印申請要領(lǐng) 1

 用印申請單的填寫要點 1.1

 申請單應(yīng)用圓珠筆或鋼筆填寫。

 1.2

 申請人應(yīng)為文件的起草人或熟知文件內(nèi)容的經(jīng)辦人。

 1.3

 部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為申請部門對用印文件用途、目的了解的科長或部長。

 1.4

 用印理由處應(yīng)詳細(xì)寫明用印的原因、目的。

 1.5

 文件名欄填寫文件名(標(biāo)題),無標(biāo)題時,應(yīng)在此處記錄其內(nèi)容概要。用印文件較多時,可在申請單后另附明細(xì)。

 1.6

 頁數(shù)欄應(yīng)填寫用印的頁數(shù)。

 1.7

 接受單位欄處應(yīng)明確寫明報送單位名稱、份數(shù)。

 l.8

 印章種類欄記錄蓋章文件需要的公司公章種類。

 1.9

 經(jīng)辦人為公司公章的保管者。

 1.10 用印方式欄中需寫清楚使用地點。

 1.11

 在預(yù)計歸還印章時間一欄注明歸還的時間。

 2

 在發(fā)生需要調(diào)換(修改)已蓋章文件時,不需要重新申請,但需要上交已蓋章的所有文件。

 3 文件(公文)的責(zé)任人 3.1

 加蓋公司印章的文件等,其內(nèi)容的正確性、合理性、適用性等由申請人和部門審批領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

 3.2

 加蓋公司印章的文件等。其格式等由總務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

 3.3

 加蓋公司印章的文件等,其內(nèi)容與公司其它文件等的相容性由管理部長負(fù)責(zé)。

 4

 存檔 所有加蓋公司公章的文件等均應(yīng)在加蓋公章后,提交給檔案員兩份存檔。

 5

 委托書的蓋章 原則上,無內(nèi)容的空白委托書上不予蓋章,沒有詳細(xì)記載委托事項的委托書也同樣不予蓋章。

 附件五 “產(chǎn)品銷售合同專用章”登記表 合同專用章序號 合同專用章式樣 領(lǐng)用人 批準(zhǔn) 備注

 說明:1、合同專用章式樣是指帶序號的合同專用印章。

 2、批準(zhǔn)人為銷售部部長。

 3、備注欄內(nèi)填寫:印章?lián)p壞、交還等相關(guān)事宜

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